Vielerorts bremsen noch immer zeitaufwändige, manuelle Arbeitsschritte den Fortschritt. Daten müssen von einem System ins andere übertragen, Anträge geprüft oder Dokumente abgelegt werden. Was wäre, wenn diese Aufgaben automatisch erledigt würden – schnell, fehlerfrei und rund um die Uhr? Genau das ermöglicht ITEBO AutoFlow. Die Basis von ITEBO AutoFlow ist die RPA-Plattform „EMMA“.
EMMA steht für eine No-Code Automatisierungsplattform, mit der sich wiederkehrende, regelbasierte Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse automatisieren lassen. Fachanwenderinnen und -anwender können nach kurzer Einarbeitung selbst digitale Assistenten erstellen, die Routineaufgaben zuverlässig übernehmen.
Der Clou: EMMA arbeitet direkt über die Benutzeroberflächen bestehender Anwendungen – also unabhängig von Schnittstellen oder Systemgrenzen. So können auch ältere Fachverfahren oder Webportale problemlos eingebunden werden.
Elemente auf dem Bildschirm erkennen
Das Prinzip ist so einfach wie wirkungsvoll: Erkennen – Entscheiden – Handeln.
Die Software erkennt Elemente auf dem Bildschirm – etwa Buttons, Formularfelder oder Tabellen –, trifft Entscheidungen anhand vordefinierter Regeln oder KI-gestützter Logik und führt anschließend die entsprechenden Aktionen aus: Klicks, Eingaben oder Datenübertragungen.
ITEBO AutoFlow arbeitet nach denselben fachlichen Prinzipien wie ein menschlicher Sachbearbeitender – jedoch automatisiert, rund um die Uhr und mit gleichbleibender Präzision. So können Abläufe effizienter gestaltet werden, während Mitarbeitende mehr Zeit für komplexe oder individuelle Aufgaben haben.
Fynn Bußmann, Service Owner bei der ITEBO, berichtet begeistert: „Mit ITEBO AutoFlow bringen wir Automatisierung in die Kommunen – praxisnah, verständlich und wirksam. Als EMMA RPA Partner sind wir stolz, zu zeigen, wie RPA nicht nur gedacht, sondern in der Praxis erlebt werden kann.“
ITEBO AutoFlow von der
Prozessidee bis zum Go-Live
Die Expertinnen und Experten der ITEBO starten nach der Beauftragung mit dem Prozess-Design-Workshop. Gemeinsam schauen sie auf beispielhafte Workflows und suchen Prozessabläufe für Ihre Verwaltung raus, die automatisiert werden sollen. Im Projektmanagement steht Ihnen eine Ansprechperson zur Verfügung, die Ihnen von den Vorbereitungen über die Umsetzung bis zum Go-Live zur Seite steht.
In einer kommunalen Verwaltung werden regelmäßig Förderanträge für bestimmte Leistungen bearbeitet. Der Prozess folgt immer demselben Muster: E-Mails mit Anhängen treffen im zentralen Postfach ein, Dokumente müssen geöffnet, bestimmte Angaben überprüft und in ein Fachverfahren übertragen werden. Erst danach kann die Sachbearbeitung beginnen.
So lief es bisher:
Mit ITEBO AutoFlow:
Anträge trafen per E-Mail im Postfach der Mitarbeitenden ein.
Die Nachrichten wurden manuell geöffnet
und nacheinander bearbeitet.
Die Unterlagen wurden auf Vollständigkeit sowie auf korrekte Angaben wie Name, Adresse und Aktenzeichen geprüft.
Relevante Informationen wurden per Copy & Paste in das Fachverfahren übertragen.
Fehlende Dokumente wurden dokumentiert und Rückfragen an die Antragstellenden formuliert.
Der Bearbeitungsstand war ausschließlich im persönlichen E-Mail-Postfach der jeweiligen Mitarbeitenden ersichtlich.
Eine zentrale Übersicht oder gemeinsame Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus war nicht möglich.
EMMA überwacht das E-Mail-Postfach und erkennt automatisch eingehende Förderanträge anhand von Betreff oder Dokumentvorlage.
Sie öffnet die angehängten PDFs, liest relevante Datenfelder
(z. B. Name, IBAN, Betrag) aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen.
Anschließend überträgt EMMA die Informationen direkt über die Benutzeroberfläche in das entsprechende Verwaltungsprogramm – ganz ohne Schnittstelle.
Ist ein Antrag unvollständig, erstellt EMMA eine standardisierte E-Mail mit der Bitte um Nachreichung.
Alle Schritte werden dokumentiert und können jederzeit nachvollzogen werden.
Das spart bedeutend viel Zeit und schenkt den Mitarbeitenden mehr Raum für komplexe Aufgaben und auch für den Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern.
ITEBO AutoFlow ist ein praxisnaher, sicherer und moderner Ansatz, um den digitalen Wandel in der Verwaltung weiter voranzutreiben. Sie schafft Freiräume für das, was wirklich zählt: Zeit für Bürgerinnen und Bürger.
ITEBO AutoFlow ist ein praxisnaher, sicherer und moderner Ansatz, um den digitalen Wandel in der Verwaltung weiter voranzutreiben. Sie schafft Freiräume für das, was wirklich zählt: Zeit für Bürgerinnen und Bürger.
Dennoch ist Automatisierung kein Selbstläufer. Prozesse sollten klar definiert, stabil und regelbasiert sein. Wenn sich Systeme oder Oberflächen ändern, ist gelegentlich eine Nachjustierung notwendig. Außerdem empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen – mit Verantwortlichkeiten, Monitoring und Governance –, um langfristig von den Vorteilen zu profitieren.
Die Expertinnen und Experten der ITEBO unterstützen Sie gern bei der Einführung von ITEBO AutoFlow – von der Prozessanalyse bis zum produktiven Einsatz.
Was wir mitnehmen
Könnten auch Sie bei sich Prozesse automatisieren, um Ihre Mitarbeitenden zu entlasten? Wenn ja, welchen?
Immer wiederkehrende Prozesse können automatisiert werden
Der ITEBO Prozess-Design-Workshop bietet Ihnen einen guten Einstieg
Container for the dynamic page
(Will be hidden in the published article)