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Smart. Sicher. Innovativ. 
Beginnt bei uns selbst.

Der ERP-Neustart mit Business Central


Die Digitalisierung – ein weites Feld

Nicht nur für die Kunden der ITEBO, sondern auch für die ITEBO selbst. Wir alle wissen: Die Arbeit im IT- und Verwaltungskontext ist eingebunden in einen Dschungel aus Prozessen und Abhängigkeiten. Das spüren auch wir im eigenen Arbeitsumfeld. Unser Tagesgeschäft ist geprägt von zahlreichen Prozessen in weitläufigen Systemlandschaften. Gleichzeitig ist die Geschäftswelt enormen Veränderungen unterworfen, die ein hohes Maß an Flexibilität erfordern, um ergebnisorientiert und zielgerichtet zu arbeiten. Weshalb die Wirksamkeit bestehender Prozesse und Systeme immer wieder hinterfragt werden sollte.

Mit Fokus auf smarte, sichere und innovative Arbeitsprozesse haben wir auch uns selbst in den Blick genommen und eine inspirierende Frage gestellt: Wie wäre es, wenn wir das Dickicht zerschlagen, unsere Arbeit vereinfachen und Lichtungen der Kreativität, des Denkens und des Fortschritts schaffen? Es geht um den gedanklichen und zeitlichen Raum für das Wesentliche: Schaffenskraft, Kreativität und letztlich Wettbewerbsfähigkeit.

Also haben wir unsere eigene Anwendungslandschaft unter die Lupe genommen und geprüft, an welchen Stellen wir mithilfe von Standardisierungen und Automatisierungen unsere Arbeit von unnötigem Ballast befreien und vereinfachen können.

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Die anschließende Reise der ITEBO begann im August dieses Jahres mit dem Kick-off zur Neugestaltung unseres ERP-Systems. Ziel dieser Reise ist eine integrative und standardisierten Software- und Prozesslandschaft. Unser Projektleiter Ole Wigger hat den Kerngedanken treffend zusammengefasst: „Was wir heute transformieren, sichert unsere Handlungsfähigkeit von morgen.“



Klar ist: Die Transformation eines
ERP-Systems ist kein Selbstläufer

Sie erfordert eine vorausschauende Planung hinsichtlich Ressourcen und Zeit, eine zielorientierte Moderation entlang des gesamten Prozesses sowie einen sorgsamen Umgang mit bestehenden Geschäftsprozessen.

Um der Komplexität des Vorhabens Rechnung zu tragen, wurde neben dem internen Projektmanagement die Singhammer IT Consulting AG aus Neuried als externer Implementierungspartner an Bord geholt. Die von Singhammer bereitgestellte Lösung basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und ist auf die Bedürfnisse von IT-Systemhäusern zugeschnitten.
Mit gesunder Distanz und reichlich Projekterfahrung bringen die Kolleginnen und Kollegen entsprechende Best Practices ein, erheben und bewerten die Anforderungen, identifizieren Optimierungspotenziale und agieren als Frühwarnsystem im Falle ungeplanter Abweichungen.

Bei der ITEBO selbst kümmern sich der Lenkungskreis und das Projektmanagement um den Vortrieb; ein breites Fundament an Key Usern aus den Bereichen Finance und Operations stellt den Praxistransfer sicher.

​Die übergreifende Roadmap sieht vier große Projektabschnitte vor:

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Implementierung:
Testsystem inkl. Entwicklungsumgebung.

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Design:
Testsystem Business Central mit
Grundeinrichtung und ersten Stammdaten.

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User Acceptance:
Abnahme der Prozesse & GoLive-Freigabe.

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Roll-out:
Vorbereitetes System für die produktive Arbeit.


Gemeinsam arbeiten wir nun seit drei Monaten daran, unsere ERP-Landschaft neu zu gestalten

Schon der erste Bereichsworkshop Mitte August lieferte
spannende Erkenntnisse im Bereich Finance. Inhaltlich beschäftigten sich die Kolleginnen und Kollegen mit der Frage, welche Daten wie überführt werden, welche Funktionen Microsoft Business Central bietet und wie die neue FiBu-Umgebung aufgebaut werden kann. Ein motivierender Auftakt für eine ganze Workshopserie, die Mitte November nach etwa 20 Veranstaltungen ihr Ende finden wird.

Ab diesem Zeitpunkt liegen unserem externen Partner Singhammer alle erforderlichen Changes für ITEBO-spezifische Softwareanpassungen vor und wir gehen in die Implementierungsphase über, die uns nun noch einige Monate beschäftigen wird. Begleitet wird der Prozess durch gemeinsame Jour-fixe-Termine und ergänzende Sprechstunden für die beiden involvierten Fachbereiche, in denen Fragen zu Tests und Einrichtung erörtert werden.

Digitalisierung – nicht nur ein weites, sondern auch ein spannendes Feld

Mit vielen Möglichkeiten der Vereinfachung, indem wir Prozesse wie das Auftrags- und Abrechnungswesen, das Vertragsmanagement oder Projektplanungen verschlanken, zentralisieren und automatisieren. Zusätzlich prüfen und testen wir Einsatzmöglichkeiten von MS365 Copilot als KI-Unterstützung. 

Gut gemachte Digitalisierung ist nicht nur smart, sicher und innovativ, sie ist das Ticket zu noch mehr Wettbewerbsfähigkeit.


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„Unterm Strich werden wir mit der Einführung des neuen ERP-Systems schneller auf externe Einflüsse reagieren können und unsere eigene Arbeit einfacher und transparenter gestalten“, freut sich Udo Wenker, Geschäftsführer der ITEBO, auf das Ergebnis. „Denn der initiale Invest an Zeit und Grips schafft auf Dauer mehr Raum für das Wesentliche: Unseren Job, unsere Ideen, unser Team und unsere Innovationskraft.“ 

Was wir mitnehmen

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    Lange bestehende Werkzeuge  können regelmäßig hinterfragt  werden: gibt es neuere Werkzeuge,  die uns die Arbeit erleichtern?

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    Keine Scheu vor großen Projekten 

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    Es ist ratsam, eine passende  Unterstützung an Bord zu holen 

Lösch-Workshop
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