Titelthema

Wo in der Verwaltung alle Fäden zusammenlaufen​​

VOIS-Plattform ermöglicht Anbindung zahlreicher Fachverfahren und Onlinedienste


Die deutsche Verwaltung soll digital werden. Dafür hat die Bundesregierung den Kommunen mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) ehrgeizige Ziele vorgegeben. Legte die erste Fassung des Gesetzes den Fokus klar auf elektronische Verwaltungsleistungen für die Bürgerinnen und Bürger, wird mit dem Entwurf für das OZG 2.0 klar: Digitalisierung ist eine Daueraufgabe, die neben einem modernen Bürgerservice auch die internen Prozesse der Behörden umfassen muss. 

Mit der Einführung der VOIS-Plattform legen Kommunen hierfür ein stabiles Fundament, welches sukzessive bedarfsgerecht erweitert werden kann. 

Owning Your Brand’s Social Community Drives More Shoppers and Sales

Digitalisierung in den
Kommunen: Hürden meistern 

Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung sind äußerst komplex. Sie müssen eine Vielzahl von Hürden nehmen, um eine für alle Beteiligten zufriedenstellende Lösung zu bieten. Die Behörden sehen sich etwa  diesen Herausforderungen gegenüber:

  • Die Bürgerinnen und Bürger sollen Anliegen, für die sie bislang eine Behörde vor Ort aufsuchen mussten, über Onlinedienste abwickeln können. Diese sollen stets verfügbar sowie möglichst intuitiv und barrierearm gestaltet sein.
  • Die Notwendigkeit für Behördengänge soll insgesamt reduziert und bürgernahe Verwaltungsprozesse sollen verschlankt werden: Hierfür ist ein umfangreiches Portfolio an technischen Schnittstellen erforderlich, die die automatisierte und sichere Datenübermittlung aus bzw. in Fachverfahren und Drittsysteme (intern wie extern) ermöglichen.
  • Rechtliche Vorgaben auf Bundes- und Landesebene sind stichtagsbezogen umzusetzen. Diese betreffen die fachliche Bearbeitung der Vorgänge ebenso wie die vorherrschenden IT-Standards.
  • Softwarelösungen sollen eine einheitliche und standardisierte Vorgangsbearbeitung ermöglichen, auch vor dem Hintergrund steigender Anforderungen der heutigen Arbeitswelt (z. B. digitalisiertes Arbeiten, verteilte Zuständigkeiten oder Personalfluktuation). Kommunale Fachsoftware muss das Verwaltungshandeln bereits in der Sachbearbeitung aktiv unterstützen (etwa durch Plausibilitätskontrollen) sowie schnell und mit geringem Schulungsaufwand erlernbar sein.
  • Die verschiedenen Fachverfahren im Einsatz sollten untereinander kompatibel sein, miteinander kommunizieren
    und nahtlos zusammenarbeiten können (Interoperabilität). So lassen sich auch Folgevorgänge
    ohne Medienbrüche und fachlich passend bearbeiten.


Der in vielen Behörden vorherrschende Personalmangel erfordert eine effiziente Bearbeitung der Vorgänge und Anliegen der Bürgerinnen und Bürger. Dies wird durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsprozesse ermöglicht. Die VOIS-Plattformlösungen unterstützen sie schon heute beim Verwaltungshandeln der Zukunft und helfen dabei, die wachsenden Herausforderungen zu meistern.

VOIS – Baukastensystem für die  Integration kommunaler Fachverfahren

Die Abkürzung VOIS steht für „Verwalten, Organisieren, Integrieren, Systematisieren“. Dies zeigt bereits die Zielsetzung der Plattform: eine homogene Softwarelandschaft herzustellen, in der sich die unterschiedlichsten Fachverfahren in ein Gesamtkonzept integrieren und nach einem einheitlichen Look-and-feel funktionieren.

​

Charakteristisch für VOIS ist die modulare Architektur. Sie besteht aus mehreren Elementen:

VOIS-Plattform:
Die VOIS-Plattform schafft die technische Infrastruktur, in der Datenbanken-, Web- und Applikationsserver betrieben werden können. Das System arbeitet auf der Grundlage des Big-Data-Ansatzes und kann so zentrale Suchfunktionen und übergreifende Auswertungen über alle Module hinweg anbieten.

Basiskomponenten:
Die VOIS-Plattform führt gemeinsame Basiskomponenten ein, die in allen angebundenen Fachverfahren zur Verfügung stehen. Dazu gehören unter anderem die einheitliche E-Akte, der Formulardruck, ein Adressverzeichnis, die Rechte- und Nutzerverwaltung sowie Statistiken und Auswertungen.

VOIS-Fachverfahren:
Schon heute ist eine Vielzahl von Fachverfahren in
die VOIS-Plattform integriert.

Onlinedienste:
Über die Onlinedienste der VOIS-Plattform stehen moderne und anwenderfreundliche Online-Services zur Verfügung. Hierbei werden sowohl digitale Antragsstrecken mit Fachverfahrensintegration als auch voll automatisierte Prozesse angeboten, die ein Eingreifen der Sachbearbeitung entbehrlich machen und diese massiv entlasten.


„Dank der VOIS-Plattform können wir die Anliegen unserer Bürgerinnen und Bürger mit digitalen Arbeitsprozessen effizient bearbeiten. So begegnen wir dem in vielen Gewerbeämtern vorherrschenden Personalmangel“, erklärt Philipp Hülsmann, IT-Leiter der Samtgemeinde Artland. „Uns war besonders wichtig, dass die eingesetzten Fachverfahren untereinander kompatibel sind und miteinander kommunizieren. Als weiteres wichtiges Ziel erfüllen wir mit der VOIS-Plattform die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes. So können wir auch Folgevorgänge medienbruchfrei und fachlich fundiert bearbeiten. Darüber hinaus hat sich die systemseitige Plausibilitätskontrolle bewährt, die die Gefahr von Fehleingaben wirksam reduziert und uns so bei der täglichen Arbeit unterstützt.“

Einführung von VOIS-Fachverfahren: 
Aufbau auf VOIS|MESO

Der Einstieg in die VOIS-Plattform gelingt in vielen öffentlichen Verwaltungen über das Einwohnermeldeamt. Mit dem Modul VOIS | MESO setzen Meldeämter das Meldewesen, Pass/PA oder die eID-Karte unkompliziert um. 

Der große Vorteil dabei: Die Module sind in der Praxis miteinander verzahnt und teilen die vorliegenden Informationen. So lässt sich ein nahtloses Zusammenspiel realisieren, das Synergieeffekte hebt und die Arbeit zwischen Fachbereichen effizienter gestaltet.

In der Samtgemeinde Artland wurde zunächst die VOIS-Plattform gemeinsam mit dem Meldewesen VOIS | MESO implementiert. Darauf aufbauend wurde das Modul VOIS | GEKA (Gebührenkasse) eingeführt und schließlich mit VOIS | GESO auch das Gewerbe- und Erlaubniswesen angebunden. 


Frank Tholen von der Samtgemeinde Sögel berichtet: „Mit der Einführung von VOIS verfolgten wir das Ziel, Vorgänge künftig vereinheitlicht und standardisiert bearbeiten zu können. So reagieren wir auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt und können digitales Arbeiten sowie innovative Arbeitsmodelle anbieten und auch bei wechselndem Personal einen störungsarmen Betrieb sicherstellen.“ 

Gute Gründe für VOIS 

Mit der VOIS-Plattform erfüllen Kommunen die fachamtsübergreifenden Aufgaben von Bürger-ämtern. Mit den über alle Fachverfahren hinweg verfügbaren Basiskomponenten stellt die Software die Interoperabilität und Kompatibilität der Fachverfahren sicher und erhöht die Qualität der Daten. In der Folge sinkt zudem der Aufwand für Wartung, Pflege und Administration der Systeme. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich dank des einheitlichen Look-and-feels und der hervorragenden Benutzererfahrung schnell einarbeiten.

Der Samtgemeinde Sögel ist es dank des modularen Aufbaus von VOIS gelungen, eine vielfältige und eng verzahnte Softwarelandschaft zu schaffen. Ausgehend vom Meldewesen VOIS | MESO wurden mehrere Module wie VOIS | FISCH (Fischereischein) und VOIS | GEKA (Gebührenkasse) bis hin zu VOIS | GESO (Gewerbewesen) eingeführt. Über das entsprechende Onlinemodul konnte die Anbindung an OpenR@thaus und der wichtigsten Onlinedienste im Bürgerservice realisiert werden.

Die Bürgerinnen und Bürger können so künftig intuitive Onlineprozesse nutzen und Anliegen online abwickeln, für die sie bislang eine Behörde vor Ort aufsuchen mussten.

Mehr Effizienz. Mehr Service.
Nächster Artikel

Container for the dynamic page

(Will be hidden in the published article)