Effizienz trifft Bürgerfreundlichkeit in Prenzlau:

tiefe Integration von Onlineservices dank OpenR@thaus

Die Ausgangslage in Prenzlau war, wie in allen Verwaltungen, klar: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verlangte eine Digitalisierung der Verwaltungsleistungen. Gleichzeitig wuchs der Anspruch der Bürgerinnen und Bürger auf einen einfachen, barrierefreien Zugang zu kommunalen Services. Für die Stadt war die Umsetzung des OZG daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern vor allem eine strategische Gelegenheit: Prenzlau nutzte den digitalen Wandel, um Antragsprozesse zu digitalisieren und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.

Die Suche nach der passenden Lösung begann mit einer umfassenden Marktanalyse. Das Serviceportal OpenR@thaus stach dabei durch seinen Funktionsumfang ebenso hervor, wie durch seine Reputation. "Im Land Brandenburg war das System nicht ganz unbekannt", schmunzelt Lars Kaufmann, Sachgebietsleiter IT-Services der Stadt. "Wir haben uns intensiv mit der Stadt Schwedt ausgetauscht, die das Portal bereits erfolgreich implementiert hatte. Auch andere Verwaltungen in Brandenburg waren bereits aktiv an der Umsetzung mit dem Team der ITEBO. Das sprach für den guten Ruf der Lösung."

Die Entscheidung für OpenR@thaus fiel letztlich auch deshalb leicht, weil das OZG als Katalysator wirkte. "Das Gesetz hat den Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch die Argumentation gegenüber der Verwaltungsführung deutlich erleichtert", erklärt der Sachgebietsleiter. "Es ging nicht mehr um das 'Ob', sondern nur noch um das 'Wie' der digitalen Transformation."

Prenzlaus Vision war klar: Die Stadtverwaltung musste sich konsequent weiterentwickeln, um den Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen, einfachen Zugang zu Verwaltungsleistungen zu bieten. Der Fokus lag dabei auch auf der Vereinfachung der Abläufe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Maren Schön, Hauptamtsleiterin: „Darüber hinaus wollen wir den Bürgerinnen und Bürgern einen 24/7 Zugang zu unseren Leistungen geben, gleichzeitig sollte intern kein neuer Posteingang, kein neues Verfahren, keine zusätzliche Arbeit entstehen. Die zahlreichen Fachverfahrensintegrationen von OpenR@thaus passten perfekt zu diesem Ziel.“

Schnittstellen ansehen

Schnelle Bereitstellung und Anbindung der ersten Fachverfahren

Die Plattform selbst mit ihren zentralen Basisdiensten wie dem Bürgerkonto, der Anbindung an Paymentdienstleister, der Integration der eID und der Anbindung an den Portalverbund des Bundes stand schnell zur Verfügung.

„Die Schnittmenge zwischen unseren verwendeten Fachverfahren und den von ITEBO bereitgestellten Schnittstellen war groß“, so Kaufmann. „So können wir viele Online-Anträge direkt in die Fachverfahren VOIS|MESO, VOIS|TEVIS, AutiSta oder Alva durchleiten. Die manuelle Datenerfassung im Rathaus entfällt, unsere Mitarbeitenden müssen keinen weiteren Posteingang beachten und können sich auf die Bearbeitung der Anfragen konzentrieren.“

Plattformkomponenten

Das Angebot weiterentwickeln

„Nach derzeitigem Stand würden wir uns die häufigere Nutzung des Online-Portal durch die Bürgerinnen und Bürger wünschen. Uns ist aber bewusst, dass steter Tropfen den Stein höhlt.“, betont Lars Kaufmann. „Vor diesem Hintergrund werden wir nicht müde, unseren Bürgern das Serviceangebot immer wieder in Erinnerung zu rufen, was wir unter anderem auch durch eine ständige Angebotserweiterung erreichen wollen. So werden wir demnächst LittleBird als weiteres Fachverfahren einbinden und somit auch die Kitaanmeldungen digital ermöglichen.“

Darüber hinaus bestehen weitere Ausbaupläne: Die Einbindung von bereits vorhandenen FormSolutions Anträgen oder das Design von freiwilligen Leistungen.

Hürden durch Bürokratie und Datenschutz

Für die Hundesteueranmeldung gibt es aktuell sogar einen Arbeitskreis im Land. „Hier fehlt es der berühmten deutschen Bürokratie an Bürgerorientierung“ findet Kaufmann. „Hinter den Kulissen handelt es sich um zwei Anträge, je einen für die Kämmerei und einen für das Ordnungsamt. Den BürgerInnen ist das nur schwer zu vermitteln.“ Der Arbeitskreis der TUIV, dem auch Lars Kaufmann und weitere Kunden der ITEBO angehören, baut derzeit eine Lösung mit dem Formulareditor von MachForms (ehemals FormSolutions).

Eine weitere Hürde, der sich die Stadt gegenübersieht, sind intensive Prüfungen für den Datenschutz: „Teilweise wird der Datenschutz in der digitalen Welt intensiver wahrgenommen als in der analogen Welt. Für jeden Prozess ist eine datenschutzrechtliche Beurteilung und darauffolgend oft eine Datenschutzfolgeabschätzung erforderlich.“ seufzt Lars Kaufmann. „Das legt uns Steine in den Weg, wo wir doch eigentlich eine zügige Digitalisierung auf den Weg bringen wollen.“

Internes Feedback

„Hier gab es weder Lob noch Kritik“, schmunzelt Lars Kaufmann, „das ist eben die Mentalität der Uckermärker.“ Die Mitarbeitenden haben das Portal zwar zur Kenntnis genommen, haben aber aufgrund der tiefen Integration der Fachverfahren wenige bis keine Berührungspunkte mit der neuen Software. „Einzig unser Standesamt gab positive Rückmeldung, die Kollegen dort sind glücklich, dass die manuelle Datenübernahme von Online-Anfragen entfällt und die Anträge bereits bezahlt bei ihnen landen.“

Die Stadt Prenzlau zeigt eindrucksvoll, wie durch konsequente Integration und Anbindung von Fachverfahren die Aufgaben des OZGs erfüllt und gleichzeitig den Anforderungen der Mitarbeitenden entsprochen wird. Mit OpenR@thaus als Serviceportal und der gezielten Nutzung aller verfügbaren Schnittstellen ist es gelungen, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig für die Mitarbeitenden keine weiteren Aufgaben und Posteingänge zu schaffen.

Ihre Ansprechpartner

Projektleiter OpenR@thaus

Johannes Kaiser
0541 9631-628
johannes.kaiser@itebo.de

Geschäftsbereichsleiter Vertrieb

Marius Pabst
0541 9631-132
marius.pabst@itebo.de

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