In einem Interview mit unseren ITeBAU-Kunden sprachen wir über Praxis-Erfahrungen mit ITeBAU. An unserem Round-Table nahmen Frau Bason-John vom Werra-Meißner-Kreis, Frau Hein vom Landkreis Diepholz und Herr Eden von der Stadt Papenburg teil. Der Werra-Meißner-Kreis unterschrieb bereits 2008 den Vertrag zur Nutzung von ITeBAU und 2010 begann der Echtbetrieb. Ebenfalls seit 2010 wird beim Landkreis Diepholz die ITeBAUBaulast-Online-Schnittstelle eingesetzt. 2016 kam die ITeBAU-conject-Bauplattform dazu. Mit der Stadt Papenburg haben wir einen unserer jüngeren Kunden in dieser Runde sitzen. Hier ist ITeBAU im März letzten Jahres live gegangen.
Frau Bason-John: Der damalige Verwaltungsleiter hatte in einer Fachzeitschrift über ein digitales Baugenehmigungsverfahren gelesen. Er war sehr daran interessiert und erkundigte sich, ob eine Umsetzung bei uns möglich sei. Der Kontakt mit ITEBO kam auf sogenannten Anwendertagen zustande, auf denen das digitale Verfahren der ITEBO vorgestellt wurde.
Frau Hein: Bei uns – im Landkreis Diepholz – waren es die PROSOZ Anwendertagungen (Fachprogramm des Fachdienstes 63 - Bauordnung und Städtebau). Dort war die ITEBO seit jeher präsent. Seit 2010 begleitet die ITEBO die digitale Bearbeitung in der Baulasten-Online-Auskunft, die auf der Internetseite des Landkreis Diepholz angeboten wird. Der Fachdienst entschied sich 2010 für ein DMS-Ablagesystem. ITEBO richtete ScanClients ein. Der Fachdienst suchte jedoch nach weiteren Möglichkeiten für eine ideale digitale Bearbeitung. Man informierte sich bei anderen Landkreisen, die bereits Erfahrungen mit digitalen Bearbeitungsprogrammen gesammelt hatten. Einige Landkreise arbeiteten mit der Software-Kombination PROSOZ/ITEBO. Diese war für den Fachdienst interessant, weil die Bearbeitung optimal an das Fachanwendungsprogramm angepasst wurde. Am 01.06.2016 setzte der Landkreis Diepholz die Bauplattform dann erstmals ein.
Herr Eden: Auch bei uns waren es die jährlichen Anwendertagungen der Fa. Prosoz. Seit 2001 arbeitet die Stadt Papenburg mit der Baugenehmigungssoftware ProBauG bzw. seit 2018 mit Prosoz-Bau. Die ITEBO war schon seit vielen Jahren auf den jährlichen Anwendertagungen der Fa. Prosoz vertreten. ITeBAU war insofern ständiger Begleiter der Antragsbearbeitung mit dem Baufachverfahren.
ITEBO ganz nah: Welche Faktoren haben bei der Auswahl von ITeBAU – dem virtuellen Bauamt von ITEBO – eine Rolle gespielt?
Frau Bason-John: Im Jahr 2008 steckte die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung noch in ihren Anfängen. Es gab daher kaum entsprechende Anbieter und Produkte. Auf der Suche nach einer überzeugenden Lösung stießen wir auf ITEBO. Eine Vorführung von ITeBAU beim Landkreis Osnabrück überzeugte uns. Ein weiterer Vorteil war, dass der Projektleiter der ITEBO sowohl mit der öffentlichen Verwaltung als auch dem Fachverfahren vertraut war.
Frau Hein: Mit dem vorhandenen Fachanwendungsprogramm wird die Sachbearbeitung sehr effizient und überlegt gesteuert. Die Bauplattform ergänzt dieses Programm optimal und hat an das Niveau angeknüpft. Die Plattform bietet während der Antragsbearbeitung die notwendige Transparenz für alle Beteiligten. Externe wie zum Beispiel Bauherrschaft und Entwurfsverfassende werden über die Bauplattform in den digitalen Bearbeitungsprozess einbezogen. Die Kommunikation findet vorwiegend über die Plattform statt. Mit den Posteingangsbenachrichtigungen aus der Plattform über die Schnittstelle zur Fachanwendung wurde die Sachbearbeitung noch effizienter. Gehen Antragsunterlagen in Papierform ein, werden diese direkt aus dem Scansystem in die vorhandenen Ordner der Plattform geschoben und können sofort nach Erhalt der Benachrichtigung digital bearbeitet werden.
Herr Eden: Die Stadt Papenburg hatte sich bereits 2019 dafür entschieden, den Einstieg in ein virtuelles Bauamt im Jahr 2020 zu vollziehen. Durch die langjährigen Erfahrungen mit ProBauG bzw. ProsozBau und dem Wissen, dass bereits andere Bauaufsichtsbehörden, die mit der Software arbeiten, sich für ITeBAU entschieden haben, beschäftigte man sich bei der Auswahl eingehend mit ITeBAU. Aufgrund der langjährigen Erfahrung der ITEBO mit ProBauG/ProsozBau-Anwendern und dem Umstand, dass die Stadt Papenburg Mitglied der Gesellschafter der ITEBO ist, fiel die Wahl auf ITeBAU.
ITEBO ganz nah: Welche Vorteile hat ITeBAU im Gegensatz zu anderen Produkten?
Worin liegt der Erfolg von ITeBAU bei Ihnen und darüber hinaus?
Frau Bason-John: ITeBAU bietet mehrere Vorteile. Besonders wichtig ist die gute Zusammenarbeit der Entwicklerinnen und Entwickler mit den Anwendenden. ITEBO hat den Wandel in der Digitalisierung bis heute gut begleitet. Wir haben voneinander gelernt und das digitale Bauamt bereits vor den gesetzten Fristen durch das OZG umgesetzt. Heute fehlt nur noch die Umsetzung auf den XBau 2-Standard. Diese ist für Ende 2023 geplant.
Frau Hein: Die ITeBAU-Bauplattform ergänzt optimal die Bearbeitung im eingesetzten Fachverfahren. Die Bauplattform ist transparent und übersichtlich gehalten, so dass sowohl die verantwortliche Sachbearbeitung als auch externe Beteiligte davon profitieren.
Herr Eden: ITeBAU hat gegenüber anderen Produkten den Vorteil, dass es eine Software ist, in die viele Erfahrungen und Kenntnisse von Mitarbeitenden aus Bauaufsichtsbehörden eingeflossen sind, vor allem vom ehemaligen Geschäftsführer der ITEBO, Herrn Bernhard Möller, als früheren Mitarbeiter der Bauaufsichtsbehörde der Stadt Osnabrück.
ITEBO ganz nah: Welche internen personellen oder auch technischen Herausforderungen hatten Sie bei der Einführung von ITeBAU? Wie konnten Sie das lösen?
Frau Bason-John: Die größte Herausforderung für alle Mitarbeiter/innen war, die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Akte. Bis zur Einführung des digitalen Verfahrens hatte man – wie damals üblich – mit Papier gearbeitet. IT-affinen Mitarbeiter/in fiel die Umstellung leichter als anderen.
Eine weitere Herausforderung waren Bedenken vor einer so grundlegenden Reform der Arbeitsweise. Diesen wirkte der Dienstherr mit dem formellen Beschluss über die Einführung des digitalen Verfahrens zum 1. Januar 2010 entgegen. Die Schaffung der notwendigen Voraussetzungen vor der Einführung des digitalen Verfahrens innerhalb des engen gesetzten Zeitrahmens stellte sich als weitere Herausforderung dar.
Frau Hein: Themen waren beispielsweise die Größe der PDF-Dateien und OCR-Erkennung bei gescannten Unterlagen.
Generell steht das Team der ITeBAU bei technischen Fragen sehr hilfsbereit zur Seite. Zweifel und Bedenken konnten vor der Inbetriebnahme der Bauplattform ausgeräumt werden.
Herr Eden: Eine der Herausforderungen bestand darin, personelle Ressourcen für die Einführung und weitere Betreuung der Software freizumachen, da diese Aufgabe von Mitarbeitenden wahrgenommen wird, die weiterhin auch noch in die Antrags- und Sachbearbeitung eingebunden sind. Hier musste die Antrags- und Sachbearbeitung dann von anderen Mitarbeitenden aufgefangen werden.
ITEBO ganz nah: Arbeiten die Mitarbeitenden gern mit ITeBAU? Was waren die Herausforderungen für das Team? Wie konnten Sie den kulturellen Wandel und die organisatorischen Veränderungen begleiten?
Frau Bason-John: Zu Beginn der Umstellung sahen einige Mitarbeitende diesen Wandel hin zur Digitalisierung kritisch. Denn man arbeitete seit Jahren erfolgreich mit der Papierakte. Mittlerweile haben alle die Vorteile der digitalen Akte zu schätzen gelernt. Heute, nach nunmehr 12 Jahren, können wir uns ein Arbeiten ohne die digitale Plattform gar nicht mehr vorstellen. Die Herausforderungen in der Anfangsphase haben wir als Team gemeinsam bewältigt. So haben wir uns regelmäßig zusammengesetzt, um die auftretenden Probleme zu erörtern. Teilweise sind wir die einzelnen Programmschritte gemeinsam durchgegangen, um zu sehen, wo das Problem liegt. Dies ermöglichte es, voneinander zu lernen und auftretende Fragestellungen effizient zu lösen.
Frau Hein: Die Bereitschaft, auf eine digitale Bearbeitung umzustellen, war seitens des Fachdienstes groß und das Programm wurde gerne angenommen. Die Systematik ist selbsterklärend und einfach in der Handhabung, so dass sich alle Mitarbeitenden schnell damit anfreundeten.
Herr Eden: Nach anfänglicher Verunsicherung aufgrund der Ungewissheit, was auf die Mitarbeitenden zukommt, haben inzwischen alle die Mehrwerte und Erleichterungen, die die digitale Bearbeitung mit ITe-BAU mit sich bringt, erkannt und zu schätzen gelernt. Je mehr digitale Anträge von den Mitarbeitenden bearbeitet werden, desto mehr rückt der Wunsch in den Vordergrund, keine Papieranträge mehr bearbeiten zu müssen. Eine große Herausforderung für die Mitarbeitenden bestand darin, dass gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung auch anderer Bereiche die Anwendung von weiteren Softwareverfahren erlernt und beherrscht werden musste. Neben der Bauplattform ITeBAU war es auch notwendig, Kenntnisse in speziellen Fachanwendungen zum Prüfen und Messen in digitalen Bauzeichnungen zu erwerben; hier Fachsoftware, mit Werkzeugen, die über den Umfang der üblichen PDF-Software weit hinausgehen.
Insofern war es notwendig, die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden noch weiter zu stärken. Aufgrund der kurzen Wege und einer noch überschaubaren Anzahl von Mitarbeitenden ist hier die Hilfestellung und Unterstützung durch den Systembetreuer aber noch mit vertretbarem Aufwand zu leisten.
ITEBO ganz nah: Welchen Mehrwert haben Sie in Ihrer Verwaltung mit ITeBAU?
Frau Bason-John: Der Vorteil des digitalen Verfahrens ist, dass alle Mitarbeitenden sofort Zugriff auf die Akte haben und sich über den Sachstand informieren können. Auch für das Arbeiten im Homeoffice ist die Digitalisierung vorteilhaft. Wir müssen zudem nicht umständlich die Träger öffentlicher Belange beteiligen, indem wir ihnen ein Exemplar der Planunterlagen zukommen lassen. Heute werden alle Träger öffentlicher Belange gleichzeitig beteiligt und alle am Genehmigungsverfahren Beteiligten haben Zugriff auf die Bauakte. Änderungen der Pläne können vom Architekten schnell erledigt werden. Grüneintragungen werden von uns heute nicht mehr vorgenommen.
Frau Hein: Kurz gesagt: Transparenz und Effizienz. Eine übersichtliche, vereinfachte Sachbearbeitung. Ein unkomplizierter und schneller Kontakt zu allen Vorgangsbeteiligten.
Herr Eden: Aufgrund der gesetzlichen Vorgabe in der Niedersächsischen Bauordnung ist es seit Anfang 2022 Pflicht, dass die im Paragrafen 3a NBauO genannten Anträge digital eingereicht werden, wenn eine Kommune diesen Weg eröffnet hat. Aufgrund dessen liegt der Anteil der Papieranträge bei der Stadt Papenburg jetzt bei unter 20%. Dadurch ergeben sich zahlreiche Mehrwerte. Beispielsweise haben wir keine oder kaum noch Postlaufzeiten, alle am Bauantragsverfahren Beteiligten können gleichzeitig Einsicht in die Bauvorlagen nehmen. Vor dem Hintergrund von Homeoffice und mobilem Arbeiten fällt positiv auf, dass Anträge ohne Mitnahme einer Papierakte auch außerhalb der Arbeitsstelle bearbeitet werden können. Digitale Anträge verbrauchen kein Papier und Drucker-Toner, auch müssen sie nicht physisch gelagert werden, so dass sie keinen Platzbedarf mehr für Aufbewahrung und Lagerung verursachen. Und auch die Bearbeitungszeiten profitieren: Zu unterschreibende Dokumente können in einen digitalen Mitzeichnungslauf gegeben werden, so dass auch hier die Postlaufzeiten für Unterschriftenmappen entfallen.
ITEBO ganz nah: Welchen Zusammenhang gibt es zwischen der Digitalisierungsstrategie Ihrer Verwaltung und der Nutzung von ITeBAU? Spielt Ihre Abteilung eine Vorreiterrolle im Rahmen der Prozessdigitalisierung?
Frau Bason-John: Wir nehmen in unserer Verwaltung ganz klar eine Vorreiterrolle in Bezug auf die Digitalisierung der Akten ein. Je nach Aufgabenbereich gibt es allerdings auch unterschiedliche rechtliche Vorgaben. So gibt es teilweise vorgeschriebene landeseinheitliche Fachverfahren.
Frau Hein: Die elektronische Bauakte wurde beim Landkreis Diepholz am 1. Juni eingeführt – der Fachdienst Bauordnung und Städtebau ist damit Vorreiter innerhalb der Verwaltung.
Herr Eden: Bereits seit vielen Jahren gibt sich die Stadt Papenburg einen Digitalisierungsfahrplan. Im Rahmen dieses Fahrplans wurde auch das Bauverfahren digitalisiert. Generell wurde dabei betrachtet, welche Optionen zur Digitalisierung es gibt und wo gute Ansatzpunkte vorhanden sind. Durch die guten Möglichkeiten im Bereich der digitalen Bauantragstellung wurde im Rahmen der Pandemie der Entschluss gefasst, das Ganze 2021 umzusetzen. Die im Jahre 2023 strategisch verankerte Digitalisierungsstrategie nimmt die Entwicklungen im Bereich der digitalen Bauantragstellung auf, um auch hier eine Fortentwicklung in den nächsten Jahren zu generieren. Die Bauaufsicht der Stadt Papenburg hat mit der Einführung der digitalen Antragstellung für Bauanträge und der rein digitalen Weiterbearbeitung ohne Medienbrüche sicherlich auch eine Vorreiterrolle in der Verwaltung eingenommen.
ITEBO ganz nah: Was sind in diesem Zusammenhang Ihre nächsten Schritte?
Frau Bason-John: Der nächste Schritt ist die Baulastauskunft-Online. Die Vorarbeiten hierzu sind fast abgeschlossen. Die Einführung ist in den nächsten Monaten vorgesehen. Der nächste Meilenstein ist dann die Einführung des DMS. Dann sollen alle abgeschlossenen Vorgänge ins DMS überführt werden.
Frau Hein: Die Digitalisierung in der Verwaltung ist ein laufender Prozess und betrifft verschiedenste Vorgänge in allen Fachbereichen. Demnach stehen beim Landkreis Diepholz zahlreiche weitere Digitalisierungsprojekte auf der Agenda, zum Beispiel das Projekt „Digitales Gesundheitsamt“.
Herr Eden: Als nächster Schritt ist geplant und zum Teil auch schon umgesetzt, dass weitere Antrags- und Verfahrensarten digital über das Serviceportal OpenR@thaus der Stadt gestellt werden können und diese ohne Medienbrüche ebenfalls mit der ITeBAU-Plattform bis zur Bescheiderteilung digital weiterbearbeitet werden können.
ITEBO ganz nah: Gibt es eine schöne Anekdote zur Einführung und Nutzung des virtuellen Bauamts?
Frau Bason-John: Es ist nicht direkt eine Anekdote: Zu Beginn des digitalen Verfahrens wurde auch noch eine Papierakte geführt. Gewohnheitsmäßig wurde auch noch überwiegend mit der Papierakte gearbeitet. Hin und wieder kam es vor, dass man Papierakten verzweifelt gesucht hat, bis man merkte, dass es ja eine digitale Akte gibt.
Herr Eden: Der neue § 3a Niedersächsische Bauordnung macht es zur Pflicht, dass die in § 3a genannten Anträge elektronisch zu übermitteln sind. Wie eine Bauaufsichtsbehörde die Anträge dann weiterbearbeitet, ist nicht gesetzlich geregelt. Insofern könnte eine Bauaufsichtsbehörde die elektronisch eingegangenen Bauanträge wieder ausdrucken und in Papierform weiterbearbeiten, wenn die technischen Voraussetzungen für eine digitale Weiterbearbeitung noch nicht vorliegen.
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