Alte Fahrwasser verlassen –
auf zu neuen Ufern
Mit der Überarbeitung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) versucht die Bundesregierung der Tatsache Rechnung zu tragen, dass es nicht reicht, einfach nur bestimmte Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger online anzubieten. In der Realität herrscht im E-Government ein Silodenken vor, das den Blick lediglich auf die eigene Fachabteilung und deren Möglichkeiten für das Angebot von Online- Prozessen richtet. Dabei wäre es wichtiger (und richtig), die Verwaltung als Ganzes zu betrachten.
Deshalb erklärt das OZG 2.0 die Digitalisierung zur Daueraufgabe – ein erster Schritt sollte darin liegen, veraltete Strukturen aufzubrechen und in die Jahre gekommene Verfahren und Prozesse zu überdenken. Indem beides Hand in Hand geht – die Digitalisierung aufseiten der BürgerInnen und behördenintern –, lassen sich erhebliche Synergieeffekte heben. Effizienzgewinne, finanzielle Einsparungen oder auch ein geringerer Personalbedarf durch Erreichung höherer Automatisierungsgrade bei zu bewältigenden Aufgaben sind die Folge.
In der Praxis fällt es gerade kleinen und mittleren Kommunen häufig schwer, einen ganzheitlichen, strategischen Ansatz zu entwickeln, um die Verwaltung in ihrer Gesamtheit in den Fokus zu rücken – punktuelle Insellösungen lassen sich auf die Schnelle einfacher umsetzen, erzeugen aber in der Regel keine nachhaltigen Verbesserungen für die gesamte Verwaltung. Zudem mangelt es häufig an den Möglichkeiten, neue Wege in der Kommunikation zwischen den Kommunen und BürgerInnen schnell und flexibel in einem „geschützten Raum“ zu testen.
Hürden und technische Herausforderungen in Digitalisierungsprojekten
In der Praxis ist es für Kommunen nicht einfach, die beiden mächtigen Welten von VOIS und OpenR@thaus zu vereinen. Das erforderliche Wissen um die Möglichkeiten der Lösungen sowie die nötige technische Infrastruktur sind in der Verwaltung häufig nicht vorhanden. Um VOIS und OpenR@thaus zu einer erfolgreichen Symbiose zusammenzuführen, müssen viele Komponenten Hand in Hand arbeiten.
Das beginnt bei der Identifizierung der Bürger- Innen über einen Identitätsprovider, geht über OpenR@thaus bis hin zum Fachverfahren – und nach der Bearbeitung den ganzen Weg wieder zurück. Das kann nur funktionieren, wenn alle Komponenten optimal aufeinander abgestimmt sind.
Die Steuerung von Projektabläufen in der Verwaltung, die zugleich den Blick auf „das große Ganze“ nicht verliert, ist eine weitere Hürde. Normalerweise folgen Projektabläufe vorgegebenen Schritten: vom Projektauftrag über Workshops zur Prozessanalyse, Schnittstellen und Sollprozesse, die Umsetzung der Maßnahmen bis hin zur Nachbereitung mit Abschlussbericht.
In der Realität erschweren jedoch viele einzelne Faktoren die Umsetzung von Projekten unter Einhaltung der Budget-, Zeit- und Zielplanungen in der Verwaltung. Neben kurzfristig umzusetzenden gesetzlichen Vorgaben werden unregelmäßig neue EfA-Dienste in diversen Reifegraden vorgestellt, limitieren begrenzte Budgets die Möglichkeiten oder es fehlen schlicht die personellen Ressourcen und erforderlichen Entscheidungen in der Verwaltung. Hinzu kommen vermehrt spontane Wünsche aus der Politik, seitens der Behördenleitung oder Ideen aus den Fachabteilungen. Diese Faktoren erschweren bereits in der Planungsphase, einen klaren Kurs einzuleiten und beizubehalten. Nicht selten geraten Projekte ins Stocken, noch bevor sie überhaupt richtig gestartet sind. Auf der Seite der Verantwortlichen führt dies im schlimmsten Fall in ein Entscheidungsvakuum.
Ihr Ansprechpartner
für das Beratungspaket OR-OZG ist Wilm- Steffen Becker, Servicebereichsleiter Consulting
Projektleitung OZG: Mit der ITEBO gesetzliche Anforderungen erfüllen
Glücklicherweise ist es nicht erforderlich, dass Kommunen selbst ausgeprägtes Know-how im Bereich der Digitalisierung oder Erfahrungen mit VOIS und OpenR@thaus mitbringen. Dafür gibt es Dienstleister wie die ITEBO-Unternehmensgruppe. Mit ihrem Beratungspaket OR-OZG bietet sie gezielt Unterstützung für Kommunen, die ihren Digitalisierungszielen und der Erfüllung des OZG einen großen Schritt näherkommen wollen.
Die Antwort der ITEBO-Unternehmensgruppe auf den Ruf des OZG nach Online-Dienstleistungen ist das Serviceportal OpenR@thaus. Die ITEBO schafft damit die technische Grundlage, um alle Online-Dienstleistungen bereitstellen zu können.
Bereits im Basispaket sind eine Reihe kritischer Prozesse inklusive, mit denen Kommunen direkt ihre ersten Online-Dienstleistungen anbieten können.
Unabhängig von der Größe der Verwaltung stagniert diese erste Stufe von OpenR@thaus häufig nach der erfolgreichen Abwicklung des Einführungsprojektes. Das Beratungspaket OR-OZG zielt darauf ab, gemeinsam mit dem Kunden einen Vorgehensplan für die gegebenenfalls nächste Ausbaustufe von OpenR@thaus zu entwickeln. Im Rahmen dieser kompakten Lösung analysiert das Team zunächst die Ist-Situation, identifiziert mögliche Leistungen und priorisiert diese anhand ihrer Relevanz. Damit entsteht ein individuell angepasstes Vorgehensmodell für die schrittweise Einbindung weiterer Leistungen.
Das Beratungspaket OR-OZG können Kommunen immer wieder neu beauftragen, um auf diesem Wege auch die weiteren Ausbaustufen zu meistern. So können sie nach und nach die durch das OZG geforderten Bürgerdienste online anbieten und zugleich die dringend erforderliche Digitalisierung der verwaltungsinternen Prozesse vorantreiben.
Hand in Hand lautet das Motto. Deshalb bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe vergleichbare Beratungsangebote auch rund um die Plattform VOIS. Dank der Vielzahl an Modulen und Onlinediensten ist die Plattform sehr umfangreich und bedarf einer erfahrenen Projektleitung, die die zügige Einführung mit Erfahrung und Know-how vorantreibt.
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