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Synchrone Prozesse für schnellere Bearbeitung

VOIS-Protektor ermöglicht sichere Datenübertragung zwischen BürgerInnen und Behörden

Die Kommunen sind gesetzlich verpflichtet, Bürgerinnen und Bürgern die Abwicklung von Verwaltungsleistungen online zur Verfügung zu stellen. Bisher waren diese Onlinedienste durch den „Antragsgedanken“ und eine technisch asynchrone Verarbeitung geprägt: Der Antrag erfolgte online und das Ergebnis, etwa in Form eines Bescheides, erreichte die Bürgerin oder den Bürger Tage oder Wochen später auf analogem Weg.

Künftig könnte diese asynchrone Form der Kommunikation zugunsten synchroner Kommunikationskonzepte in den Hintergrund rücken. Diese ermöglichen nämlich, dass Bürgerinnen und Bürger sofort eine Antwort auf ihren Antrag erhalten.

In einem Interview mit unseren ITeBAU-Kunden sprachen wir über Praxis-Erfahrungen mit ITeBAU. An unserem Round-Table nahmen Frau Bason-John vom Werra-Meißner-Kreis, Frau Hein vom Landkreis Diepholz und Herr Eden von der Stadt Papenburg teil. Der Werra-Meißner-Kreis unterschrieb bereits 2008 den Vertrag zur Nutzung von ITeBAU und 2010 begann der Echtbetrieb. Ebenfalls seit 2010 wird beim Landkreis Diepholz die ITeBAUBaulast-Online-Schnittstelle eingesetzt. 2016 kam die ITeBAU-conject-Bauplattform dazu. Mit der Stadt Papenburg haben wir einen unserer jüngeren Kunden in dieser Runde sitzen. Hier ist ITeBAU im März letzten Jahres live gegangen.

VOIS-Protektor zur Absicherung synchroner Prozesse

Die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, die Entwicklerin der VOIS-Plattform und -Module, hat mit dem VOIS-Sicherheitsprotektor eine Art von Sicherheitspuffer geschaffen. Dieser verhindert den unbefugten Zugriff Dritter auf die verschickten Nachrichten und sorgt durch eine sichere Verschlüsselung dafür, dass Nachrichten nicht abgefangen oder verändert werden können.

Der VOIS-Sicherheitsprotektor funktioniert nach diesem Prinzip:

Die Bürgerinnen und Bürger stellen ihre Anfrage oder ihren Antrag per Smartphone oder Browser an den VOIS-Online-Server.

Der VOIS-Online-Server fungiert ebenso wie das OSCI-Gateway und das Fachverfahren als Protektor-Client. Er übermittelt die Anfrage an den Protektor-Kern.

Die Nachricht bleibt für einen kurzen Zeitraum von nur wenigen Sekunden im Protektor-Kern hinterlegt. Sobald sie abgeholt ist, wird sie im Kern gelöscht.

Die Behörde, für die die Nachricht bestimmt ist, holt diese innerhalb des kurzen Zeitfensters aus dem Protektor-Kern ab, sichert und überprüft sie und verarbeitet schließlich die Daten. Sie gelangen direkt in das betreffende Fachverfahren.

Ist der Vorgang zulässig und verarbeitbar, erhält die Antragstellerin oder der Antragsteller eine entsprechende Mitteilung. Anschließend wird der Antrag verarbeitet und die Behörde übermittelt das Ergebnisdokument wiederum zurück an den Kern des Sicherheitsprotektors. Von hier aus kann der Protektor-Client der VOIS-Online-Server die abgefragten Daten wiederum abrufen.

Dieser gesamte Prozess läuft binnen weniger Sekunden ab, sodass Bürgerinnen und Bürger das Ergebnis ihrer Anfrage oder ihres Antrags innerhalb kürzester Zeit während der aktiven Sitzung erfahren.

Schutz durch Verschlüsselung

Die Übertragung der Daten zwischen den an der Kommunikation beteiligten Stellen ist anfällig für unbefugte Zugriffe von außen. Deshalb bedient sich der VOIS-Sicherheitsprotektor modernster Sicherheitsmechanismen auf Basis einer wirkungsvollen Verschlüsselung. Dazu verschlüsselt das System die Daten automatisch mit dem öffentlichen Schlüssel der Behörde. So kann nur diese die Informationen aus dem Protektor-Kern sicher abrufen und verarbeiten.

Großes Potenzial der synchronen Kommunikation

Die derzeit verbreiteten asynchronen Online-Services reduzieren innerhalb von Kommunalverwaltungen noch keinen Aufwand und realisieren weder interne Effizienzgewinne noch eine Entlastung des Personals. Ähnlich wie beim persönlichen Besuch der Bürgerinnen und Bürger in der Behörde vor Ort findet die Bearbeitung der Anliegen manuell und im Nachgang statt. Der Fokus der Digitalisierung lag bisher stets auf der digitalen Antragstellung auf Bürgerseite. Die synchrone Kommunikation ändert den Fokus und bringt ein enormes Automatisierungspotenzial mit sich. Durch sie wird es möglich, Anfragen zu Meldebescheinigungen und Selbstauskünften automatisiert abschließend zu bearbeiten.

Künftig wird die synchrone Kommunikation in vielen Bereichen verpflichtend werden. Kommunen können mit der Einführung des VOIS-Sicherheitsprotektors schon heute dafür sorgen, dass sie Onlinedienste auch in Zukunft rechtssicher anbieten können. Bis die synchrone Kommunikation verpflichtend wird, ermöglichen sie damit bereits heute eine enorme Optimierung ihrer Verwaltungsaufgaben und erhöhen die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger.

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