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Synchrone Prozesse für schnellere Bearbeitung

VOIS-Protektor ermöglicht sichere Datenübertragung zwischen BürgerInnen und Behörden

Die Kommunen sind gesetzlich verpflichtet, Bürgerinnen und Bürgern die Abwicklung von Verwaltungsleistungen online zur Verfügung zu stellen. Bisher waren diese Onlinedienste durch den „Antragsgedanken“ und eine technisch asynchrone Verarbeitung geprägt: Der Antrag erfolgte online und das Ergebnis, etwa in Form eines Bescheides, erreichte die Bürgerin oder den Bürger Tage oder Wochen später auf analogem Weg.

Künftig könnte diese asynchrone Form der Kommunikation zugunsten synchroner Kommunikationskonzepte in den Hintergrund rücken. Diese ermöglichen nämlich, dass Bürgerinnen und Bürger sofort eine Antwort auf ihren Antrag erhalten.

Erste Vorgänge erfordern synchrone Kommunikation

Synchrone Prozesse waren bisher selten gefordert. Der Gesetzgeber hielt sich zurück, und auch aus der verwaltungsfachlichen Perspektive fristeten synchron ablaufende Prozesse ein Nischendasein. Inzwischen gibt es jedoch die ersten Vorgänge, für die technische Anpassungen erforderlich werden. Ein Beispiel dafür ist der XLichtbild-Standard, mit dem Ermittlungsbehörden über die Passund Personalausweisregister Lichtbilder abrufen können. Statt erst Tage später das angeforderte Foto zu erhalten, soll die synchrone Kommunikation den sofortigen Abruf innerhalb von Sekunden ermöglichen. Auch beim Abruf von Meldebescheinigungen und Selbstauskünften sowie der Eintragung von Übermittlungssperren hat sich das Prinzip der synchronen Kommunikation mittlerweile bewährt und ist in Pilotprojekten bereits im produktiven Einsatz. Es ist davon auszugehen, dass sich diese Entwicklung nachhaltig fortsetzen und mittelfristig alle kommunalen Verwaltungsbereiche sukzessive betreffen wird.

Die Herausforderung: Sicherheit bei der synchronen Kommunikation

Bei der synchronen Kommunikation zwischen BürgerInnen und Behörden warten die Clients jeweils auf die Antwort der anderen Seite, bis die Kommunikation abgeschlossen ist. Diese Form der Kommunikation, welche sich in Millisekunden vollzieht, erfordert bei vielen OnlineProzessen den Aufbau einer direkten Verbindung zu behördlichen Registern, aus denen die angefragte Information abgerufen wird. Dies zieht jedoch Risiken nach sich: Würde man die Register ungeschützt nach außen öffnen, könnten Nachrichten mit unbekannter Wirkung eindringen und im schlimmsten Fall verheerende Schäden an den Datenbeständen oder in der Verfügbarkeit der Systeme hinterlassen. Dieses Wagnis können und dürfen Behörden nicht eingehen.

VOIS-Protektor zur Absicherung synchroner Prozesse

Die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, die Entwicklerin der VOIS-Plattform und -Module, hat mit dem VOIS-Sicherheitsprotektor eine Art von Sicherheitspuffer geschaffen. Dieser verhindert den unbefugten Zugriff Dritter auf die verschickten Nachrichten und sorgt durch eine sichere Verschlüsselung dafür, dass Nachrichten nicht abgefangen oder verändert werden können.

Der VOIS-Sicherheitsprotektor funktioniert nach diesem Prinzip:

Die Bürgerinnen und Bürger stellen ihre Anfrage oder ihren Antrag per Smartphone oder Browser an den VOIS-Online-Server.

Der VOIS-Online-Server fungiert ebenso wie das OSCI-Gateway und das Fachverfahren als Protektor-Client. Er übermittelt die Anfrage an den Protektor-Kern.

Die Nachricht bleibt für einen kurzen Zeitraum von nur wenigen Sekunden im Protektor-Kern hinterlegt. Sobald sie abgeholt ist, wird sie im Kern gelöscht.

Die Behörde, für die die Nachricht bestimmt ist, holt diese innerhalb des kurzen Zeitfensters aus dem Protektor-Kern ab, sichert und überprüft sie und verarbeitet schließlich die Daten. Sie gelangen direkt in das betreffende Fachverfahren.

Ist der Vorgang zulässig und verarbeitbar, erhält die Antragstellerin oder der Antragsteller eine entsprechende Mitteilung. Anschließend wird der Antrag verarbeitet und die Behörde übermittelt das Ergebnisdokument wiederum zurück an den Kern des Sicherheitsprotektors. Von hier aus kann der Protektor-Client der VOIS-Online-Server die abgefragten Daten wiederum abrufen.

Dieser gesamte Prozess läuft binnen weniger Sekunden ab, sodass Bürgerinnen und Bürger das Ergebnis ihrer Anfrage oder ihres Antrags innerhalb kürzester Zeit während der aktiven Sitzung erfahren.

Schutz durch Verschlüsselung

Die Übertragung der Daten zwischen den an der Kommunikation beteiligten Stellen ist anfällig für unbefugte Zugriffe von außen. Deshalb bedient sich der VOIS-Sicherheitsprotektor modernster Sicherheitsmechanismen auf Basis einer wirkungsvollen Verschlüsselung. Dazu verschlüsselt das System die Daten automatisch mit dem öffentlichen Schlüssel der Behörde. So kann nur diese die Informationen aus dem Protektor-Kern sicher abrufen und verarbeiten.

Großes Potenzial der synchronen Kommunikation

Die derzeit verbreiteten asynchronen Online-Services reduzieren innerhalb von Kommunalverwaltungen noch keinen Aufwand und realisieren weder interne Effizienzgewinne noch eine Entlastung des Personals. Ähnlich wie beim persönlichen Besuch der Bürgerinnen und Bürger in der Behörde vor Ort findet die Bearbeitung der Anliegen manuell und im Nachgang statt. Der Fokus der Digitalisierung lag bisher stets auf der digitalen Antragstellung auf Bürgerseite. Die synchrone Kommunikation ändert den Fokus und bringt ein enormes Automatisierungspotenzial mit sich. Durch sie wird es möglich, Anfragen zu Meldebescheinigungen und Selbstauskünften automatisiert abschließend zu bearbeiten.

Künftig wird die synchrone Kommunikation in vielen Bereichen verpflichtend werden. Kommunen können mit der Einführung des VOIS-Sicherheitsprotektors schon heute dafür sorgen, dass sie Onlinedienste auch in Zukunft rechtssicher anbieten können. Bis die synchrone Kommunikation verpflichtend wird, ermöglichen sie damit bereits heute eine enorme Optimierung ihrer Verwaltungsaufgaben und erhöhen die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger.

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