Zeit für einen Wechsel des Fachverfahrens
Die Digitalisierung ist eine Zeit der Veränderungen. Ältere Fachverfahren durch die innovativen VOIS-Module zu ersetzen, ermöglicht den Wechsel in eine neue Software-Generation, die mehr Möglichkeiten eröffnet. Hinzu kommt, dass ältere Fachverfahren mittelfristig durch den Hersteller nicht mehr weiterentwickelt und abgekündigt werden. Dies versetzt die Verwaltungen in Zugzwang, um den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger sowie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen zu können.
Herausforderungen bei der Einführung von VOIS
Leider lässt sich VOIS nicht auf Knopfdruck einführen. In der Praxis ist dieser Prozess mit immensen Herausforderungen für die Behörden verbunden:
Während der Einführung sind Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger sowie technische Probleme auf ein Minimum zu reduzieren. Der Verwaltungsbetrieb muss möglichst ohne Einschränkungen weiterlaufen.
In der öffentlichen Verwaltung mangelt es an den zeitlichen und personellen Ressourcen, um – parallel zum herausfordernden Tagesgeschäft – den Einführungsprozess für ein neues Fachverfahren gezielt zu steuern. Ursachen dafür sind etwa der auch in den Behörden angekommene Fachkräftemangel, immer umfangreichere Aufgabengebiete und die hohen Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger.
Der Prozess muss von einer hohen Zuverlässigkeit geprägt sein. Termine müssen eingehalten und Risiken richtig eingeschätzt werden, damit der bestehende Datenbestand sicher und korrekt in das neue System übertragen werden kann.
Die Einführung neuer Fachverfahren ist ein komplexer Prozess, der verschiedene Stakeholder von der Finanzverwaltung über das Dokumentenmanagement bis hin zur IT- und Digitalisierungsabteilung einbeziehen muss. Die Projekte laufen auf verschiedenen Ebenen ab und müssen in technischer, organisatorischer und mitarbeiterbezogener Hinsicht gesteuert werden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Behörde vor Ort (z. B. in Gewerbe- und Meldeämtern oder Führerscheinstellen) sind VerwaltungsexpertInnen, bringen aber keine oder nur geringe Erfahrung mit Software-Einführungsprojekten mit.
Die größte Gefahr: Das Scheitern des Projekts
Die mit der Einführung von VOIS verbundenen Herausforderungen machen eine strukturierte und zielorientierte Projektsteuerung notwendig, die über fundierte Erfahrungen in der Softwareeinführung in Behörden und auch über zeitlichen Spielraum verfügt. Fehlt eine solche Steuerung des Projekts, kann sich dies negativ auf den Einführungserfolg auswirken. Mögliche Folgen sind etwa:
Ausfälle der Behörde und damit verbundene Wartezeiten und Unzufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger
Stress und Frustration für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
verzögerte Bearbeitung von Bürger- anliegen wegen des zu hohen Zeitaufwands für das Einführungsprojekt
Überschreitung der Zeitpläne und Endlosprojekte, die nicht fertiggestellt werden
stockende Kommunikation und unklare Zuständigkeiten
steigende Kosten
Zeitdruck infolge der Abkündigung bestehender Fachverfahren
unzureichende oder verspätete Ausführung von Arbeitspaketen
Verkennen von Risiken
fehlende Schnittstellen
Letztlich ist dadurch die erfolgreiche Einführung von VOIS insgesamt gefährdet.
Die Lösung: Projektleitung und -management durch die ITEBO
Die ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt die Verwaltung bei der Einführung von VOIS-Fachverfahren, indem sie die Funktion der Projektleitung übernimmt und dabei den zentralen Ansprechpartner für alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und weitere Stakeholder darstellt. Die Projektleiterin oder der Projektleiter der ITEBO nimmt vielfältige Aufgaben wahr:
strukturierter Überblick über alle Ebenen und Arbeitspakete des Projekts
Koordination und Motivation der Mitglieder des Projektteams
Monitoring der Aufgaben, des Zeitplans und der Risiken im Hinblick auf die vereinbarten Ziele
Moderation bei Konflikten und Herausforderungen im Projektverlauf
sinnvolle Dokumentation und Begleitung bei
der Übergabe von VOIS in den Regelbetrieb
Die Projektleiterin oder der Projektleiter ist das Bindeglied zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung, dem Hersteller des VOIS-Fachverfahrens sowie weiteren externen Beteiligten wie etwa dem Hersteller des Dokumentenmanagementsystems.
Mit ITEBO zur erfolgreichen VOIS-Einführung
Die ITEBO-Projektleitung verfügt in der Einführung von VOIS-Fachverfahren über enorme Erfahrung aus der Begleitung von mehr als 50 Kundinnen und Kunden. Die umfassenden Kompetenzen im Umgang mit den verschiedenen Akteurinnen und Akteuren sowie den Projektebenen stellt sicher, dass auch komplexe Einführungsprojekte effizient und mit hohem Erfolg ablaufen. Dabei behält die Projektleitung die Fäden in der Hand und stellt
eine klare Strukturierung des Projektablaufs sicher. Dies reduziert Reibungsverluste aufseiten der Verwaltung während der Einführung und sorgt für einen zielorientierten und pragmatischen Ablauf auch in herausfordernden Projektsituationen.
Eines muss jedoch klar sein: Die fachliche Expertise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde ist ein notwendiger Bestandteil der erfolgreichen Einführung von VOIS. Während des Projekts erledigt die Behörde eine Reihe von Aufgaben, etwa die fachliche Prüfung der zu migrierenden Daten oder die Überarbeitung und Qualitätssicherung von Formularen. Weil die künftigen Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsprozesse und die fachlichen Anforderungen und Besonderheiten am besten kennen, stellt ihre aktive Beteiligung am Projekt eine unverzichtbare Voraussetzung für die gelingende Einführung von VOIS dar. Die ITEBO unterstützt die Verwaltung natürlich intensiv bei der Erledigung ihrer Arbeitspakete, etwa durch gezielte Schulungen, eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner für Rückfragen oder detaillierte Anleitungen.
Wie ein VOIS-Projekt mit der ITEBO abläuft
Wie ein VOIS-Projekt konkret abläuft, variiert je nach den individuellen Prozessen der Behörde und des einzuführenden VOIS-Fachverfahrens. Der folgende Ablauf zeigt exemplarisch und Schritt für Schritt, wie der Einführungsprozess bei VOIS | FSW (Führerscheinwesen) aussehen könnte:
1. Phase: Vorbereitung
Vor Projektbeginn präsentiert die ITEBO das Produkt. Der Kunde erfährt, wie die VOIS-Plattform aufgebaut ist, welche Funktionen VOIS | FSW bietet und lernt das Look-and-feel von VOIS kennen. Gemeinsam werden die individuellen Kundenanforderungen bezüglich der benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen und der anzubindenden Online-Services definiert.
Es ist mit einer Projektdauer von rund drei Monaten zu rechnen. Der genaue Zeitplan wird gemeinsam mit dem Kunden festgelegt. Dabei nimmt die ITEBO Rücksicht auf die Anforderungen der Verwaltung. So werden etwa Urlaubszeiten und Phasen erhöhten Arbeitsaufkommens in der Zeitplanung selbstverständlich berücksichtigt.
2. Phase: Projektstart mit Kick-off-Workshop
Zu den Teilnehmenden des Kick-off-Workshops gehören neben der ITEBO-Projektleitung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Führerscheinstelle, die Stakeholderinnen und Stakeholder des Kunden wie etwa Vertreterinnen und Vertreter der IT- und Digitalisierungsabteilung, der Hersteller von VOIS | FSW (Prokommunal) und gegebenenfalls weitere Beteiligte wie der Hersteller des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems. Diese Personen bilden auch das Projektteam, das in den folgenden Wochen gemeinsam die Einführung von VOIS | FSW voranbringen wird.
Der Kick-off-Workshop dient der finalen Abstimmung der Rahmenbedingungen, der gegenseitigen Erwartungen und des Zeitplans. Die Beteiligten erhalten einen Überblick über die Arbeitspakete, klären Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege und lernen sich untereinander kennen.
3. Phase: Durchführung des Projekts
Die eigentliche Projektdurchführung erfolgt durch die Erledigung der folgenden Arbeitspakete:
4. Phase: Go-live von VOIS | FSW
Nun wird das Produktivsystem eingerichtet. VOIS | FSW ist einsatzbereit, ersetzt das bislang genutzte, ältere Fachverfahren und wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Behörde im Tagesgeschäft eingesetzt. Während der ersten Tage im Live-Betrieb stellt die ITEBO-Projektleitung eine intensive Betreuung des Kunden sicher. Idealerweise sollten seitens der Behörde für die ersten Tage weniger Termine mit Bürgerinnen und Bürgern geplant werden. So können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ruhe mit der neuen Software vertraut machen und gegebenenfalls auftretende Probleme ohne Zeitverzögerung gelöst werden.
Ist der Start gelungen und sind alle Herausforderungen gelöst, findet ein Abschlussworkshop statt, der den Schlusspunkt für das Einführungsprojekt kennzeichnet.
5. Phase: Nach dem Einführungsprojekt
Auch im laufenden Betrieb unterstützt die ITEBO-Unternehmensgruppe ihre Kunden mit einem umfangreichen Support. VOIS | FSW wird zuverlässig und sicher im ITEBO- Rechenzentrum betrieben. Von den Softwareherstellern zur Verfügung gestellte Updates werden kontinuierlich technisch geprüft und eingespielt.
ITEBO-Gesamtpaket
Die VOIS-Welt wächst kontinuierlich. Die ITEBO unterstützt ihre Kunden langfristig und verlässlich bei der schrittweisen Einführung weiterer VOIS-Fachverfahren. Die Verwaltung benötigt so nicht für jedes Fachverfahren eine neue Partnerin oder einen neuen Partner für die Projektleitung, sondern kann sich dauerhaft auf die Erfahrungen und Kompetenzen der ITEBO-Projektleitung verlassen.
Ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Einführungsprojekte ist die enge Zusammenarbeit zwischen der ITEBO und den Herstellern der VOIS-Fachverfahren. Die ITEBO steht in kontinuierlichem Austausch mit den Herstellern, gibt Erfahrungen und Anforderungen ihrer Kunden an diese weiter und unterstützt dadurch die kundenorientierte Weiterentwicklung der VOIS-Fachverfahren.
Die ITEBO-Projektleitung wird ergänzt durch den umfangreichen Komplettservice der ITEBO-Unternehmensgruppe. Durch die enge Verzahnung des Projektmanagements mit dem Betrieb von VOIS im ITEBO-Rechenzentrum und mit weiteren ITEBO-Leistungen wie der Bereitstellung von Dokumentenmanagement-Lösungen oder HKR-Finanzverfahren und der Einbindung von Online-Services in OpenR@thaus profitieren Verwaltungen von einer durchdachten Service-Landschaft aus einer Hand.
Container for the dynamic page
(Will be hidden in the published article)