BITE macht Bewerbungsmanagement in Rhauderfehn effizienter
Im Rathaus von Rhauderfehn sind Ina Hinzmann und Andrea Hübscher mit dem Personalwesen der Gemeinde befasst. Dazu gehört auch regelmäßig das Erstellen von Stellenausschreibungen. Um die Ausschreibungen und das Auswahlverfahren in Abstimmung mit anderen Verantwortungstragenden in der Gemeinde zu verschlanken, nutzen sie nun den BITE-Bewerbermanager. Bei der Einführung von BITE war ihnen ITEBO unter der Leitung von Markus Appelbaum behilflich.
Digitale Gemeindeverwaltung auch im Bewerbungsmanagement
In Rhauderfehns Verwaltung ist die Digitalisierung bereits seit längerem im Gange. Die Partnerschaft mit ITEBO brachte im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) die Einführung von Online-Services für Bürgerinnen und Bürger. Auch das Dokumentenmanagement der Verwaltung ist heute vollständig digital.
Lediglich die Personalsuche und Bewerbendenauswahl für Arbeitsstellen in der Gemeindeverwaltung hing bis ins vergangene Jahr etwas hinterher. Das sollte sich ändern: von der Ausschreibung über das Bewerbungsverfahren bis hin zur Einstellung wird künftig alles vollständig digital ablaufen.
Schneller Überblick ohne Papierkrieg
Früher wurden die Papierbewerbungen zwischen den Verantwortungstragenden hin und her gereicht – das sollte geändert werden und somit wurde gemeinsam mit BITE ein digitaler Prozess aufgesetzt, sodass nun das gesamte Bewerbungsverfahren an einem digitalen Ort gebündelt wird. Das umfasst:
Erstellung der Ausschreibung mit individuell anpassbaren Vorlagen.
Veröffentlichung der Stellenbedarfe auf der eigenen Website, auf indeed, Google for Jobs, LinkedIn und stellen-im-oeffentlichen-dienst.de
Optional Synchronisierung mit weiteren gewünschten Job-Portalen, z. B. Der Bundesagentur für Arbeit.
Automatisierte und gleichzeitig individuell einstellbare Kommunikation mit Bewerbenden.
Bewertung und Auswahl passender Bewerbungen direkt in BITE.
Möglichkeit, Bewerbungsgespräche per Videokonferenz abzuhalten.
Analysedaten zum Personalsuchprozess.
Die Anwendung ist dabei DSGVO-konform und beinhaltet auch Features zur barrierearmen Bewerbung – ein besonderer Pluspunkt, wenn damit Gemeinden und andere öffentliche Arbeitgeber Personal akquirieren.
Schnelle Implementierung und direkter Nutzen
Nachdem sich BITE im Einsatz bereits bei der Stadt Haren bewährt hatte, fiel die Entscheidung in Rhauderfehn nicht schwer. Die Verwaltung kannte ITEBO von der erfolgreichen Einführung anderer Softwarelösungen. So arbeitet man in Rhauderfehn bereits mit dem Dokumentenmanagementsystem enaio® und dem Serviceportal OpenR@thaus. Im November 2023 stellte Markus Appelbaum von der ITEBO das Verfahren BITE im Rhauderfehner Personalamt vor. Bereits ein halbes Jahr später war die Implementierung umgesetzt. Nach einer Inhouse-Schulung im April 2024 ging noch zum Ende desselben Monats die erste Stellenausschreibung über BITE raus. Die direkte und unkomplizierte Kommunikation zwischen ITEBO und dem Personalamt Rhauderfehn machte die schnelle Umsetzung möglich.
Schon jetzt, im Sommer 2024, kommunizieren Ina Hinzmann und Andrea Hübscher ausschließlich über BITE mit Bewerbenden. Sie sind auch schon mit den erweiterten Funktionen der Software vertraut und freuen sich über deren Vorteile: „Besonders praktisch sind die Analysedaten, die uns zeigen, wie oft eine Anzeige aufgerufen wurde und woher die Bewerbungen stammen, zum Beispiel von einer bestimmten Stellenbörse oder von einer Zeitungsannonce, in der ein gesonderter QR-Code hinterlegt ist.“
Das Papierverfahren hat ausgedient, die Zukunft ist digital
Wo die Personalsuche in der Vergangenheit langwierig sein konnte, weil ausgedruckte Unterlagen zwischen Verantwortlichen herumgereicht wurden, ist sie jetzt wesentlich effizienter. Die Digitalisierung macht den Bewerbungsprozess für beide Seiten einfacher und schneller. Ina Hinzmann und Andrea Hübscher freuen sich über die direkte Einbettung des Bewerbungsmanagements auf der Webseite der Gemeinde. Dort werden auch potenzielle Bewerbende schnell fündig, wenn sie nach Stellenausschreibungen der Gemeinde suchen. Gleichzeitig distribuiert BITE die Anzeigen auch auf zahlreiche weitere Job-Portale, sodass die Suche weit gestreut wird. So haben Bewerbende die freie Wahl, über welchen Kanal sie ihre digitale Bewerbung an die Gemeinde senden möchten.
Auch für sie bietet der BITE-Bewerbermanager handfeste Vorteile im Prozess:
Dieser Funktionsumfang kommt selbstverständlich auch der Recruiting-Seite zugute. Bei der Gemeinde Rhauderfehn ist die Einarbeitung abgeschlossen. BITE ist hier aus der Personalsuche nicht mehr wegzudenken.
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Social Media-Profile (zum Beispiel von LinkedIn) lassen sich in das Bewerbungsformular übernehmen.
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Für Bewerbende mit Beeinträchtigungen bietet BITE komplette Barrierefreiheit.
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Bewerbungen können auch problemlos per Smartphone oder Tablet eingereicht werden.
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Dateiformate, -Anzahl und -Größe unterliegen kaum Beschränkungen.
„Als skalierbare webbasierte Plattform passt sich der BITE Bewerbermanager den individuellen Bedarfen der Kunden an. Wir sind stolz darauf, sowohl kleinen Kommunen zu ermöglichen, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, als auch komplexen Landkreisen mit zahlreichen Standorten und Eigenbetrieben ein Tool zur verlässlichen und sicheren Bearbeitung von Bewerbungen bereitzustellen. Markus Appelbaum bei der ITEBO ist dabei ein verlässlicher Partner, der mit seiner kundenorientierten Projektphilosophie das Beste aus dem System herauszuholen weiß“, berichtet Richard Knoke von der BITE GmbH, zufrieden über das Projekt in Rhauderfehn.
Laufend neue Möglichkeiten mit BITE
Während Ina Hinzmann und Andrea Hübscher sich im Personalwesen bereits Zeit sparen, brauchen sie noch ein wenig, um die Software in ihrer ganzen Bandbreite kennenzulernen. Die Übersicht zu behalten, ist da nicht immer ganz einfach. Daher wird die ITEBO auch in den kommenden Monaten dem Personalamt zur Seite stehen und Funktionen erläutern – das gehört zum Service mit dazu.
„Geeignetes Personal zu rekrutieren, wird zunehmend herausfordernder: Demographische Verschiebungen sorgen für einen enormen Wettkampf um die besten Bewerbenden“, so Markus Appelbaum.
Dem kann sich auch die öffentliche Verwaltung nicht entziehen. Mit einer Software, die wesentliche Schritte des Bewerbungsprozesses für alle Beteiligten vereinfacht, ist sie dafür gut gerüstet. Davon profitiert nun auch Rhauderfehn mit BITE.
Lesen sie mehr über den BITE Bewerbermanagement auf unserer Webseite:BITE Bewerbermanagement.
