ECM als Digitalisierungsstrategie – Einführung von enaio® als DMS zur digitalen Aktenführung
Rund ein Jahr ist es her, dass die Verantwortlichen der Stadt Buchholz mit der Einführung des Enterprise Content Management (ECM) enaio® einen großen Schritt Richtung Digitalisierung gemacht haben. Und so wird es Zeit, einen Rückblick auf den Verlauf des vielseitigen Projekts zu werfen und die ersten Erfolge zu feiern.
Die Ausgangssituation: Einführung des ECM enaio® in den ersten Fachbereichen
Das ECM enaio® soll in der Stadt Buchholz das vorher eingesetzte Dokumenten-Management-System vollständig ersetzen. Ziel ist, im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Behörde individuelle, digitale Prozesse zu schaffen, welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Bedürfnisse in den Fokus stellen. Dass die Wahl dafür auf ECM enaio® fällt, ist kein Zufall. Die intuitive Bedienung, eine große Auswahl von Schnittstellen zu den in der Stadt Buchholz eingesetzten Fachverfahren und die bereits in vergangenen Projekten intensive Betreuung durch die ITEBO bildeten ein attraktives Gesamtpaket.
Bereits Anfang 2023 startete das Projekt enaio® in der Stadt Buchholz mit ersten Kickoff-Veranstaltungen unter der Leitung von Marion Möllering und Moritz Molsbeck von der ITEBO Unternehmensgruppe. Erster großer Meilenstein: Die Einführung der allgemeinen Schriftgutverwaltung, um die Arbeit mit e-Akten zum Standard zu erheben und das papierlose Büro Wirklichkeit werden zu lassen. Dieses Ziel konnte im vergangenen Jahr für den Fachbereich 1 erreicht werden: Hier konnte bereits in der ersten Jahreshälfte mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung in enaio® gearbeitet werden. Seither hat sich das Projekt gut entwickelt und konnte viele weitere Meilensteine erfolgreich hinter sich lassen.
Die Herausforderung: konsequente, ausdauernde Verfolgung der weiteren Einführungsschritte
Die Digitalisierung ist ein Marathon und kein Sprint. „Nur wenn man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von vornherein einbezieht und bei der Digitalisierung mitnimmt, kann das Projekt gelingen. Bei der Stadt Buchholz hat man diese Herausforderung vorbildlich gemeistert. Ein großer Erfolgsfaktor ist das mit zeitlichen Ressourcen ausgestattete Projektteam um Herrn Krüger-Bruchmüller und Frau Schrader, die den Mitarbeitenden als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und sie während des gesamten Prozesses motiviert halten.“, weiß Marion Möllering von der ITEBO.
Ein Enterprise Content Management einzuführen, erfordert ein gutes Zeitmanagement und viel Ausdauer. Dies haben die Projektbeteiligten bei der Stadt Buchholz unter Beweis gestellt. Seit den ersten Zwischenergebnissen in der ersten Jahreshälfte 2023 ist viel passiert. Nach dem Fachbereich I konnten Schritt für Schritt weitere Fachbereiche wie das Bauamt angeschlossen werden. Hierzu wurde auch vom Hersteller der Software „Optimal Systems“ gemeinsam mit der ITEBO intensiv daran gearbeitet, die erforderlichen Schnittstellen herzustellen und an die Bedürfnisse der Stadt Buchholz bedarfsgerecht zu konfigurieren.
Im März 2024 fanden erneut mehrere Schulungen mit rund 50 Personen statt, um den Grundstein für den Endausbau der allgemeinen Schriftgutverwaltung in den letzten Fachbereichen zu legen. In einem der Fachbereiche gibt es bereits ein führendes Fachverfahren. Dafür wurde perspektivisch die Schnittstellenanbindung von enaio® zum Fachverfahren vorgestellt. Im Mai 2024 folgt die Anbindung des letzten noch verbliebenen Fachbereichs an die allgemeine Schriftgutverwaltung. Somit werden alle rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde mit dem System arbeiten. Ein großer Meilenstein hin zum papierlosen Büro ist dann geschafft.
Eine wichtige Rolle in diesem Change-Prozess nehmen die Digital-Lotsen ein. Dabei handelt es sich um Mitarbeitende der Stadtverwaltung Buchholz, die gezielt geschult und für die Schritte der Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung sensibilisiert werden. „In gezielten Schulungen erwerben unsere Digital-Lotsen fachübergreifende Qualifikationen und lernen die Vorteile der Digitalisierung kennen. Als Befürworter des Projekts nehmen sie ihren Kolleginnen und Kollegen ihre Ängste und Sorgen, die gegenüber Veränderungen naturgemäß vorhanden sind.“, erklärt Sebastian Schaper, Fachbereichsleiter bei der Stadt Buchholz und Dozent für die Ausbildung der Digital-Lotsen. Noch eher vorsichtigen und zurückhaltenden Anwenderinnen und Anwendern können so ihre Bedenken genommen werden, um sie für die Digitalisierungsstrategie und das darin verankerte Projekt der DMS-Einführung zu gewinnen.
Weitere Meilensteine genommen: ECM enaio® nimmt Form an
Bei der flächendeckenden Einführung der allgemeinen Schriftgutverwaltung soll es natürlich nicht bleiben. Mitte Februar 2024 konnte die Verarbeitung von eRechnungen über ein zentrales E-Mail-Postfach angebunden werden. An diese E-Mail-Adresse gesendete digitale E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet, vom Posteingang über das Postfach, weiter über das Tool classify zur automatisierten Verarbeitung bis hin zum Rechnungsworkflow. So können sie schließlich im Finanzfachverfahren korrekt verbucht werden. „Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen verkürzen sich, zur Freude der Partner der Stadt Buchholz, die Durchlaufzeiten von Rechnungen im Vergleich zum analogen Prozess deutlich. Auch intern spart das System wertvolle Ressourcen, die gewinnbringend in die weitere Optimierung der Abläufe investiert werden können.“, weiß Schaper.
Mit der Implementierung des Mitzeichnungsworkflows tragen die Verantwortlichen der Stadt Buchholz zu einem medienbruchfreien Arbeiten bei. Sollen Kolleginnen und Kollegen an einem Dokument beteiligt werden, etwa zur Freigabe oder Mitzeichnung, können sie ohne Medienbruch digital einbezogen werden. Über den hinterlegten Workflow wird die Beteiligung automatisch protokolliert.
Zwei weitere enaio®-Lösungen konnten erfolgreich eingeführt werden: Die Anbindung der Wohngeld- und Steuerakte an enaio® konnte über eine Schnittstelle zum Fachverfahren eingeführt werden. Nach den Schulungen der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort konnten die Stadt Buchholz und die ITEBO diese Teilprojekte abschließen.
„Uns ist wichtig, an diesen Prozess Reflexionsgespräche anzuschließen. Zum einen wollen wir die Nutzerinnen und Nutzer zum einen bestmöglich für die Nutzung von enaio qualifizieren. Zum anderen identifizieren wir dadurch die Bedarfe unserer User, um die Lösung – auch technisch – bedarfsgerecht und praktikabel zu gestalten."
Schritt für Schritt zur Digitalisierung: die nächsten Etappenziele der Stadt Buchholz
Auch in den kommenden Monaten und Jahren wird die Stadt Buchholz gemeinsam mit der ITEBO Unternehmensgruppe am sukzessiven Ausbau von enaio® und der Digitalisierung der Prozesse vor Ort arbeiten. Nachdem mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung bald der Grundstein für eine fachverfahrensübergreifende papierlose Bearbeitung von Dokumenten geschaffen sein wird, kann das Teilprojekt abgeschlossen werden. Möllering erklärt: „Uns ist wichtig, an diesen Prozess Reflexionsgespräche anzuschließen. Zum einen wollen wir die Nutzerinnen und Nutzer zum einen bestmöglich für die Nutzung von enaio qualifizieren. Zum anderen identifizieren wir dadurch die Bedarfe unserer User, um die Lösung – auch technisch – bedarfsgerecht und praktikabel zu gestalten.“
Im August 2024 fällt der Startschuss für die Umsetzung der digitalen Vollstreckungsakte. Nach den ersten Abstimmungen können bereits Berechtigungen und Strukturen technisch umgesetzt und die Schnittstellen konfiguriert werden, die den Weg für den Go-Live in der zweiten Jahreshälfte ebnen.
Zeitgleich beginnt die Nutzung des digitalen Posteingangs in enaio®. Alle Posteingänge werden dann über eine zentrale Poststelle digitalisiert und an die zuständigen Bereiche verteilt. So können die Prozesse vom Posteingang bis zur Veraktung vollständig digital abgebildet werden und es muss kein Papier mehr weitergeleitet werden. Der digitale Posteingang bietet ein enormes Potenzial für die Schaffung neu gestalteter, digitaler Prozesse, die individuell an die Anforderungen der Stadtverwaltung angepasst werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, wird die ITEBO die am Postverteilungsprozess Beteiligten entsprechend ihrer Rollen und Tätigkeiten schulen. So wird ihnen das Handwerkszeug für die erfolgreiche Arbeit mit dem digitalen Posteingang an die Hand gegeben. Für den ersten Schritt ist die Umsetzung im Fachbereich 1 als interner Pilot angedacht. Stellt der Prozess seine Praxistauglichkeit unter Beweis, sollen die weiteren Fachbereiche in kurzen Intervallen nahtlos angebunden werden.
Für 2025 planen die Stadt Buchholz und die ITEBO außerdem die Implementierung der Objekt- und Maßnahmenakte. Sie ermöglicht, alle Objekte der Stadt, von Gebäuden, Brücken und Straßen bis hin zu Spielplätzen in einer zentralen Struktur abzubilden und zu verakten. Neben der Verwaltung der Bestandsdaten ermöglicht die Kopplung an eine Maßnahmenakte die zentrale Verwaltung anstehender Sanierungsmaßnahmen und Wartungstermine. Dies verbessert die Transparenz innerhalb der Stadtverwaltung, ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Objekte und hilft, Synergien zu schaffen und zu nutzen.
Auch auf lange Sicht gibt es noch einige größere Meilensteine, wie die Anbindung an das Bürgerportal OpenR@thaus und an weitere Fachverfahren. Voraussichtlich wird das Projekt die Stadt Buchholz noch bis Ende 2025 beschäftigen, ehe es in die laufende Betreuung durch die ITEBO geht. Das Projekt hat gut an Fahrt aufgenommen. Die Stadt Buchholz und die Projektbetreuung der ITEBO gehen die nächsten Schritte beherzt an und freuen sich auf den weiteren gemeinsamen Weg – hin zur erfolgreichen Digitalisierung
