ECM als Digitalisierungsstrategie – Einführung von enaio® als DMS zur digitalen Aktenführung
Ein flexibles Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Herzstück jeder Digitalisierungsstrategie in der öffentlichen Verwaltung. Das haben auch die Verantwortlichen in der Stadt Buchholz erkannt. Deshalb arbeiten sie nun gemeinsam mit der ITEBO Unternehmensgruppe daran, mit der Einführung des Enterprise Content Management (ECM) enaio® den Digitalisierungsturbo zu zünden.
Die Ausgangssituation: Wechsel auf das DMS enaio®
Bei der Digitalisierung von Prozessen kommt es nicht vorrangig auf die richtige Technik an. Viel wichtiger ist es, die Anwenderinnen und Anwender sowie deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. Sie sind es, die täglich mit den Systemen arbeiten und deren Akzeptanz über Erfolg und Misserfolg von Digitalisierungsprojekten entscheidet.
In der Stadt Buchholz entschieden sich die Verantwortlichen deshalb für einen Wechsel von ihrem bisherigen DMS auf das DMS enaio®. Entscheidend für diesen Schritt war die Möglichkeit, Abläufe individuell abzubilden. Dieser Change wird vor allem als Chance gesehen, die Prozesse nicht 1:1 vom Analogen ins Digitale zu übernehmen. Stattdessen sollen sie im Detail betrachtet und für den digitalen Prozess angepasst und gegebenenfalls optimiert werden. „Bei der Entscheidung für enaio® war uns wichtig, die Prozess- und Organisationsketten neu zu denken. Wir wollen keinen digitalisierten analogen Prozess, sondern die Prozesse digital transformieren und sie effizienter gestalten“, erklärt Sebastian Schaper, Fachbereichsleiter bei der Stadt Buchholz.
Für die Entscheidung für enaio® gab es viele Argumente. Ausschlaggebend waren Schaper zufolge die intuitive Menüführung, die große Auswahl an Schnittstellen zu den vor Ort eingesetzten Fachverfahren sowie die intensive Projektbetreuung durch die ITEBO, mit der die Stadt bereits zuvor erfolgreich zusammengearbeitet hatte.
Die Herausforderung: Begeisterung der Mitarbeitenden für die Veränderungen
Die Herausforderungen bei der Stadt Buchholz waren dieselben wie auch in vielen anderen Kommunen: Mit der Digitalisierung ganzer Prozesse verändert sich die gesamte Art zu arbeiten. Abläufe werden in Frage gestellt und neu aufgebaut. Hier gilt es, eine hohe Akzeptanz seitens der Mitarbeitenden zu erreichen.
Der neue, digitale Prozess muss mindestens ebenso gut sein wie der analoge Ablauf – im Idealfall sogar noch besser. Grundvoraussetzung dafür ist eine leistungsfähige Software, die die flexible Umsetzung neuer Abläufe ermöglicht. Insbesondere der Wechsel zum papierlosen Büro und zur Arbeit mit e-Akten stellt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden auf die Probe. Bei der Stadt Buchholz entschied man sich deshalb für eine flächendeckende Einführung der e-Akte, um innerhalb der Organisationseinheiten der Bildung von Papierakten-Inseln vorzubeugen.
Knackpunkt erfolgreicher Digitalisierung ist, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Change-Prozess einzubeziehen und sie mitwirken zu lassen. In der Stadt Buchholz hat sich dieser Aufgabe Projektleiter Timo Krüger-Bruchmüller angenommen, der behördenintern als Ansprechpartner für die Mitarbeitenden fungiert. Aus Sicht der ITEBO ist dies einer der wichtigsten Faktoren dafür, warum die Umstellung hier so gut von den Mitarbeitenden angenommen wird: ein fester Ansprechpartner mit zeitlichen Ressourcen für das Projekt, der den Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite stehen und Sorgen aus dem Weg räumen kann.
Die Lösung: Zusammenarbeit mit der ITEBO zur Einführung von enaio®
Schnell war für die Stadt Buchholz klar: Mit enaio® als eine der führenden DMS-Lösungen könnte ein großer Schritt der digitalen Transformation gelingen. Die anfängliche Hürde einer erforderlichen Ausschreibung konnte mit einem Beitritt zur ITEBO-Einkaufsgenossenschaft zeitsparend genommen werden. Durch diese „Abkürzung“ konnte sich die Stadt Buchholz den enormen Aufwand für das Ausschreibungsverfahren, die Bewerbungsphase und das Auswahlverfahren sparen und konnte direkt in die Planung mit der ITEBO Unternehmensgruppe und dem Softwarehersteller Optimal Systems einsteigen.
Nachdem die ersten Gespräche positiv verlaufen waren, informierte das zuständige Projektteam der ITEBO in einem ersten Termin die rund 25 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, darunter der Erste Stadtrat, Vertreter des Personalrats und der einzelnen Fachbereiche, über die Vorgehensweise im Projekt der Einführung von enaio, insbesondere über die Aufgaben und die Zeitplanung. Bei einer weiteren Kickoff-Veranstaltung im Februar 2023 unter der Leitung von Marion Möllering und Moritz Molsbeck von der ITEBO Unternehmensgruppe mit rund 50 Mitarbeitenden konnten bereits die Lösungen präsentiert und erste Entscheidungen getroffen sowie einige Aufgaben zwecks Konfiguration der Lösung mitgegeben werden. Anschließend lief im Hintergrund bereits die Einrichtung der Systemlandschaft für die Nutzung von enaio®.
Zum Projektstart fanden vier Schulungen in zwei Tagen mit je bis zu 15 Teilnehmenden zur allgemeinen Schriftgutverwaltung statt. Dabei erhielten sie auch bereits detaillierte Einblicke in die digitale Personalakte mit Anbindung an das vorhandene und führende Fachverfahren LOGA, von wo aus Personaldokumente per Schnittstelle direkt in enaio® revisionssicher abgelegt werden.
„Wir arbeiten in der Stadt Buchholz mit einem guten Projektteam zusammen. Durch die gute Organisation der Projektleitung freuen wir uns auf die Schulungen und sind gespannt auf die Fragen der Anwenderinnen und Anwender. Und für Fragen zu internen Regelungen haben wir die kommunale Projektleitung immer direkt mit dabei.“
Das Ergebnis: Start der Nutzung von enaio® im Fachbereich 1
Anfang Mai 2023 waren die Grundlagenschulungen für alle Mitarbeitenden des ersten umzusetzenden Fachbereichs abgeschlossen – dies war zugleich der Startschuss für die Nutzung von enaio®. Im Fachbereich 1 sind heute bereits mehrere Module wie beispielsweise die allgemeine Schriftgutverwaltung und die digitale Personalakte im Einsatz. Nun folgen die weiteren Fachbereiche sowie weitere enaio®-Module.
Die Teilprojekte beginnen stets mit einer Grundlagenschulung, in der die Anwenderinnen und Anwender die Lösung selbst kennenlernen und die Funktionen erlernen können. Etwa sechs bis acht Wochen später soll eine weitere Vertiefungsschulung folgen, um einerseits bereits Bekanntes zu wiederholen und andererseits weitere Funktionen von enaio® kennenzulernen. Abschließende Reflexionsgespräche dienen noch einmal als Qualitätssicherung und stellen sicher, dass Anforderungen berücksichtigt und die digitale Aktenführung in der Praxis gut lebbar ist. Zudem können hierdurch erste Erfahrungen für die nächsten Schritte genutzt werden und Einfluss nehmen.
Während der weiteren Umsetzung des Projekts – die nächsten Schulungstermine sind bereits geplant – tauscht sich die Steuerungsgruppe des enaio®-Projekts monatlich in Jour-Fixes aus. Auch die Altakten in Papierform der Stadt Buchholz können in das neue DMS integriert werden. Mithilfe eines externen Scandienstleisters können diese gescannt und in enaio® abgelegt werden. Ein Termin zur Aktensichtung ist bereits geplant.
Ausblick: die nächsten Digitalisierungsschritte in der Stadt Buchholz
Im ersten Schritt soll die allgemeine Schriftgutverwaltung in der gesamten Stadtverwaltung ausgerollt werden. Nach dem Fachbereich 1 folgen die Fachbereiche 2 und 3 und so fort, bis alle Dezernate und Fachbereiche flächendeckend mit enaio® arbeiten können. Alle Fachbereiche sollen voraussichtlich im Jahr 2025 angeschlossen sein.
Im ersten Schritt soll die allgemeine Schriftgutverwaltung in der gesamten Stadtverwaltung ausgerollt werden, bis alle Dezernate und Fachbereiche flächendeckend mit enaio arbeiten. Im Anschluss können sukzessive weitere Module installiert werden. Die Einführung des digitalen Posteingangs erfolgt parallel. Dadurch wird jede Abteilung im Rahmen der Einführung der E-Akte auch an die digitale Poststelle angeschlossen.
Künftig soll es bei der Stadt Buchholz rund 200 enaio-User geben. Die aktuell geplanten Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung der Stadtverwaltung Buchholzsollen voraussichtlich bis Sommer 2025 fertiggestellt werden.
