Einblick in ein Transitions- und Transformationsprojekt
Der Weg zu einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb der IT-Infrastruktur
Die fortschreitende Digitalisierung stellt immer höhere Anforderungen an die ohnehin schon komplexen IT-Themen. Um einen sicheren und hochverfügbaren Betrieb von IT-Systemen und Anwendungen sicherzustellen, ziehen immer mehr Kommunen eine Auslagerung ihrer IT-Infrastruktur in ein Rechenzentrum in Betracht.
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So auch die Gemeinde Bissendorf, die ihre IT-Infrastruktur bereits in die Rechenzentren der ITEBO-Unternehmensgruppe ausgelagert hat. Die Verantwortlichen aus den Bereichen Vertrieb, Projektmanagement und Projektumsetzung haben das Transitionsund Transformationsprojekt der Gemeinde Bissendorf gemeinsam von seiner Initiierung bis zum bestehenden Betrieb begleitet. Als wichtigste Gründe für die Auslagerung nennt Bürgermeister Guido Halfter: „Der Weg in die IT-Rechenzentren der ITEBO-Unternehmensgruppe war für uns aus vielen Gründen attraktiv. Wir wollten unseren Bürgerinnen und Bürgern kürzere Reaktionszeiten bieten und die Arbeitsbedingungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung modernisieren. Zugleich wollten wir die Sicherheit der Anwendungen und natürlich der Daten erhöhen. Doch uns fehlten die Möglichkeiten, dieses Projekt intern umzusetzen.“
Synergieeffekte vertiefen die Zusammenarbeit
Dieses Problem kennen viele Kommunen. Für sie wird es immer herausfordernder, weiterhin eine eigene IT-Infrastruktur aufrechtzuerhalten und den modernen und aktuellen Anforderungen zu genügen. Immer wieder stoßen sie an technische Kapazitätsgrenzen und müssen veraltete Hardware teuer ersetzen. Viele müssen sich entscheiden: Investieren sie im großen Maße in die eigene IT-Infrastruktur vor Ort oder lagern sie ihre Systeme ins Rechenzentrum eines IT-Dienstleisters aus? Viele Kommunen stehen bei einer eigenständigen Umsetzung vor allem vor einem Problem: Aufgrund des Mangels an gut ausgebildeten IT-Expertinnen und -Experten und der starken Konkurrenz aus der Wirtschaft finden sie nur schwer Personal, um ihre Projekte umzusetzen. Zugleich werden die Anforderungen an das Personal vor Ort immer anspruchsvoller und eine Verlagerung des Fokus auf die Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist unumgänglich. Dadurch kann es zu einer Vernachlässigung von IT-Themen kommen.
Doch auch aus anderen Gründen erscheint die Auslagerung in ein Rechenzentrum äußerst attraktiv. So profitieren Kommunen von den geringeren Investitionskosten, die durch monatliche Preise und genau bemessene Projektaufwände in der Haushaltsplanung deutlich einfacher zu kalkulieren sind. Dabei nutzen sie moderne Infrastruktur, ohne sie erwerben zu müssen. Das setzt nebenbei eine größere Innovationskraft frei. Kommunen können Prozesse verbessern, Reaktionszeiten verkürzen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Skalierbare Leistungen statt Investitionen, die erst in der Zukunft in Anspruch genommen werden
Die ITEBO-Rechenzentren können sehr genau auf den Bedarf des Kunden eingehen und eine skalierbare Rechenleistung anbieten. Kommunen müssen also nicht länger in Vorleistung gehen und Hardware erwerben und einrichten, deren Potenzial sie erst in der Zukunft ausschöpfen werden. Dank „pay as you use“ können Kommunen genau die Leistung abrufen, die sie auch benötigen, und sie auf Wunsch sehr unkompliziert erweitern, wenn sich die Bedingungen verändern.
Intern sinkt zudem der Aufwand. Die IT-Abteilung muss keine eigene Hardware mehr verantworten und administrieren. Das führt zugleich dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Problemlösungen nicht mehr verantworten müssen und die Verfügbarkeit der Dienste erhöht wird. Eine gesteigerte Produktivität liegt auf der Hand. Dies gilt umso mehr, da die interne Serviceverfügbarkeit durch die Auslagerung ins Rechenzentrum erhöht werden kann.
„Durch die Umstrukturierung und Weiterentwicklung unserer IT-Services in den vergangenen Jahren können wir unsere Kunden mit maßgeschneiderten Dienstleistungen unterstützen. Unsere modular aufgebauten IT-Services bieten ihnen nicht nur Flexibilität und Transparenz, sondern definieren auch klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.“
Erhöhte Sicherheit durch eine vollumfängliche Betreuung
Der wohl größte Vorteil ist jedoch ohne Frage die erhöhte IT-Sicherheit. Bei der ITEBO-Unternehmensgruppe arbeiten Spezialistinnen und Spezialisten sowie selbst ausgebildete Fachkräfte, die aktuelle Bedrohungen kennen und rund um die Uhr auf diese reagieren können. So geballtes Fachwissen für den Ernstfall vorzuhalten, ist vielen Kommunen schlicht nicht möglich. Die Auslagerung in die hochverfügbaren ITEBORechenzentren ermöglicht einen zuverlässigen Schutz von Anwendungen und Daten. Dies stellt das Unternehmen durch einen vollumfänglichen Virenschutz, regelmäßige Back-ups und ein Monitoring der Systeme sicher. Ein weiterer Pluspunkt ist die Erreichbarkeit des ServiceDesk, der die Anfragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kunden jederzeit entgegennimmt und bei Fragestellungen unterstützt.
Sorgfältige Beratung zeigt Wege auf
Viele Argumente sprechen also für eine Auslagerung in die Rechenzentren der ITEBO-Unternehmensgruppe. Dennoch scheuen viele Kommunen diesen Schritt. Grund dafür ist nicht zuletzt, dass sie einen hohen Aufwand fürchten. In einem ausführlichen Gespräch mit den Projektverantwortlichen können diese Zweifel schnell zerstreut werden.
„Transitions- und Transformationsprojekte stellen für die Auftraggeber zunächst eine Unsicherheit dar. Durch eine sorgfältige Planung des Projekts sowie eine durchgängig intensive Kommunikation zwischen den Projektparteien stellen wir den Projekterfolg sicher. Mit der analytischen Betrachtung und der daraus folgenden IT-Strategie wird jede individualisierte IT-Infrastruktur betrachtet und gemäß aktuellen IT-Standards in unsere Rechenzentren verlegt“
Reibungslose Projektumsetzung durch zielgerichtete Planung
Die Projektumsetzung erfolgt nach einem festen Schema, das sich vielfach als vorteilhaft erwiesen hat. Die Projektdauer hängt dabei von der Größe und den Gegebenheiten der IT-Infrastruktur des Kunden ab. In einem ersten Schritt erfolgt eine detaillierte Bestandsaufnahme der vorliegenden IT-Infrastruktur. Auf dieser Grundlage erfolgt eine Strategieentwicklung. Die Projektverantwortlichen erstellen dafür ein IT-Strategiedokument und erarbeiten ein Angebot für das Transitions- und Transformationsprojekt.
Im zweiten Schritt wird die IT-Infrastruktur der Kommune in die ITEBO-Rechenzentren übernommen. Der zeitliche Ablauf und die einzelnen Schritte hierfür sind im Strategiedokument festgelegt, sodass alle Beteiligten gut vorbereitet sind. Die Umstellung verläuft von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kommunen fast völlig unbemerkt. Sie können beinahe ununterbrochen an ihrem IT-Arbeitsplatz arbeiten. Natürlich geht eine solche Umstellung nicht ganz ohne Ausfallzeiten. Diese werden nicht nur auf einem minimalen Niveau gehalten, sondern werden größtenteils auf außerhalb der Arbeitszeiten verschoben.
Dadurch gelang auch die Auslagerung in Bissendorf ohne Produktivitätsverlust. Stefan Hülsmann, EDV-Systembeauftragter der Gemeinde Bissendorf zeigt sich zufrieden: „Von der Auslagerung haben die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter kaum etwas mitbekommen. Sie konnten wie gewohnt arbeiten und die Ausfallzeiten während der Arbeitszeit waren minimal. Viele waren überrascht, dass die Auslagerung bereits abgeschlossen ist.“
Im abschließenden Schritt optimieren die Expertinnen und Experten die neue IT-Infrastruktur in den Rechenzentren. Dadurch stellen sie den bestmöglichen Betrieb sicher. Auch während der Optimierungsphase können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kunden ununterbrochen auf ihren neuen ausgelagerten IT-Arbeitsplätzen arbeiten.
Ein Erfolgsfaktor für ein solches Projekt ist auch der ständige Austausch mit dem Kunden, weiß auch Mirco Haaken: „Die ITEBO nimmt aufgrund der steigenden Digitalisierung und wachsender Technologie schon lange nicht mehr nur die Rolle des Versorgers in IT-Themen ein, sondern sieht sich vielmehr als Partner des Business. Durch unsere engen, langanhaltenden Kundenbeziehungen stehen wir unseren Kunden während und im Anschluss eines Transitions- und Transformationsprojekts als Berater und Partner zur Seite, wodurch Chancen der Prozessoptimierung und Innovationskraft verstärkt werden. Wir ermöglichen, dass sich unsere Kunden auf ihre Kernaufgaben fokussieren können, während wir die benötigte IT-Infrastruktur sicherstellen.“
Nach der Auslagerung: kein Kopfzerbrechen über IT-Themen mehr
Wenn die IT-Infrastruktur in das Rechenzentrum ausgelagert wurde, kann sich die hauseigene IT-Abteilung auf hausinterne Projekte konzentrieren. Sie muss sich nicht mehr um die Kerninfrastruktur kümmern, sondern kann beispielsweise die Digitalisierung voranbringen. Die ITEBO-Unternehmensgruppe betreibt die IT-Infrastruktur gemäß ihren aktuellen Leistungsscheinen. Die Auslagerung bedeutet auch deswegen für viele Kommunen eine deutlich bessere Nutzbarkeit der IT sowie klar definierte Zuständigkeiten und Verantwortungen auf beiden Seiten. Dies gilt im besonderen Maße auch für die Qualität der Leistungen, die die IT-Infrastruktur im Rechenzentrum erbringen kann. Nicht zuletzt sind Hochverfügbarkeit und Sicherheit wichtige Merkmale, die auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommune direkt spürbar sind und ihren Arbeitsalltag effizienter und effektiver gestalten. So zeigt sich auch Bissendorfs Bürgermeister Guido Halfter mit dem abgeschlossenen Projekt zufrieden: „Wir konnten durch die Transition und Transformation in das Rechenzentrum erreichen, was wir uns vorgenommen haben. Wir können uns jetzt besser auf unsere Kernaufgaben konzentrieren und so den Service für die Bürgerinnen und Bürger noch einmal verbessern. Für uns war das Projekt ein voller Erfolg, und wir sind froh, dass wir diesen Schritt gewagt haben.“
