Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch Flexibilität und erhöhte Produktivität: Der Modern Workplace verspricht Verwaltungen und Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die ITEBO unterstützt ganzheitlich bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen von der Planung über die Einrichtung geeigneter mobiler Arbeitsplätze bis hin zur Bereitstellung wichtiger Programme über die Cloud.
Denn obwohl die Vorteile des Modern Workplace so überzeugend sind, haben viele Verwaltungen selbst nach zwei Jahren Pandemie noch einen erheblichen Nachholbedarf. Mit einer gezielten Beratung und schrittweisen Umsetzung hilft die ITEBO beim Abbau technischer Altlasten und unterstützt Verwaltungen so dabei, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine moderne Arbeitsumgebung zu ermöglichen. Sie hilft in gemeinsamen Workshops dabei, genau zu ermitteln, welche Voraussetzungen der Kunde bereits erfüllt und welche zur Umsetzung noch fehlen. Dann stellt sie den Kunden einen Fahrplan für die gemeinsame Umsetzung anhand eines Angebots und einer Roadmap vor.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe spricht von den fünf wichtigen Säulen des Modern Workplace: Sicherheit, Flexibilität, Kreativität, Teamwork und Einfachheit. Diese Eigenschaften ermöglichen es, dass die Vorteile des Modern Workplace zum Tragen kommen und die avisierten Verbesserungen Realität werden.
1. Security/Sicherheit
Dass Sicherheit für den Modern Workplace von zentraler Bedeutung ist, liegt auf der Hand. Schließlich wird der Zugriff auf teils sehr sensible Daten auch von außerhalb der Verwaltungsgebäude aus möglich. Um diese Daten zu schützen, müssen entsprechende Vorkehrungen getroffen und bestehende Maßnahmen erweitert werden. Die Einhaltung des Datenschutzes und der gesetzlichen Vorgaben zählen genauso zur Expertise der ITEBO wie das schnelle Erkennen und Eindämmen von Risiken. Ständige Analysen und Berichte zur Weiterentwicklung ermöglichen es, dass die IT-Sicherheit mit neuen Bedrohungen Schritt hält.
Um die Sicherheit zu gewährleisten, verfügt die ITEBO über ein breites Spektrum an sinnvollen und effizienten Lösungen. Darunter fallen integrierte und automatisierte Tools, die Bedrohungen fast unsichtbar abwehren. Auch eine auf die Anwenderinnen und Anwender zugeschnittene Zugriffssteuerung gehört dazu. Apps und Ressourcen werden genauso wie vertrauliche Daten oder Identitäten gezielt geschützt und kontrolliert.
2. Flexibility/Flexibilität
Jederzeit an jedem Ort arbeiten zu können: Die Flexibilität ist einer der wichtigsten Faktoren beim Modern Workplace und entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, auf alle Daten und Tools zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit Hilfe von Modern Workplace werden feste Dienstpläne und Kernarbeitszeiten gelockert und können flexibler gestaltet werden. Generelle Richtlinien müssen weiterhin umgesetzt und die Sicherheit auch außerhalb der eigenen Gebäude gewährleistet werden. So werden Beschäftigte und Verwaltungen entlastet.
Für die Umsetzung ist eine solide Kerninfrastruktur unabdingbar, an die auch bestehende Systeme angebunden werden können. Zudem müssen die virtuellen Arbeitsplätze individuell mit einer sinnvollen Zugriffsverwaltung ausgestattet werden. Moderne Schnittstellen sowie Tools und Plattformen ermöglichen es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, flexibel und zeitunabhängig im Team zu arbeiten. Entscheidend für das Gelingen sind zudem Struktur und Datenqualität. Außerdem muss jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine ausreichende digitale Kompetenz mitbringen.
3. Teamwork
Eine weitere wichtige Säule des Modern Workplace ist Teamwork. Denn obwohl sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht immer am gleichen Ort befinden, wird Zusammenarbeit zunehmend wichtiger. Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und der unkomplizierte Austausch über Kollaborationsplattformen sind feste Bestandteile des modernen Arbeitsplatzes. Sie sollen die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Partnerinnen und Partnern sowie Dienstleisterinnen und Dienstleistern erleichtern, indem alle Beteiligten einfachen Zugriff auf wichtige Informationen erhalten und so von dem gemeinsamen Wissen profitieren.
Damit das funktionieren kann, müssen Verwaltungen und Unternehmen Anwendungen nutzen, die unabhängig vom Betriebssystem oder dem verwendeten Endgerät sind. Für die Planung, Terminfindung und Koordination sind zudem moderne Tools und Plattformen notwendig. Teambasierte Wissensdatenbanken helfen dabei, dass jedes Mitglied Zugang zu individuell wichtigen Informationen hat. Funktionalitäten aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) unterstützen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Bedarf bei Design und Organisation.
4. Creativity/Kreativität
Kreativität genießt im New-Workplace-Konzept einen zentralen Stellenwert. Denn während es immer leichter wird, Standardaufgaben durch moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz zu automatisieren, rückt das kreative Potenzial der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fokus. Durch Automatisierungen und die damit verbundenen Produktivitätssteigerungen werden Innovationen und kreative Inhalte möglich. Befeuert werden diese auch durch flexible Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten. Beschäftigte können sich auf das Wesentliche konzentrieren und sind produktiver und zufriedener.
5. Simplicity/Einfachheit
Ein Großteil der Beschäftigten sind keine ITProfis. Wenn der moderne Arbeitsplatz effizient eingesetzt werden soll, müssen die Hürden bei der Bedienung so niedrig wie möglich sein. Selbst Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem hervorragenden IT-Sachverstand können sich nur begrenzt in neue Anwendungen einarbeiten. Deswegen ist Einfachheit in der Verwendung die fünfte Säule des Modern Workplace. Eine intuitive Bedienung (Smart Design) und der einfache Einstieg in neue Systeme sind hierfür die wichtigsten Schlüssel. Dazu zählt unter anderem auch, dass in neuen Tools ein vertrautes Design eingesetzt wird.
Die Einfachheit ermöglicht es zudem, den Support und das Management zu entlasten. Deswegen ist sie ein zentraler Baustein bei der Verbesserung der Gesamtqualität bei gleichzeitiger Effizienz- und
Produktivitätssteigerung. Fast genauso wichtig ist jedoch, dass Anwendungen unabhängig von Betriebssystemplattformen oder Endgeräten flexibel genutzt werden können. Nur so können die vielfältigen Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgedeckt werden, weil sie ihren Arbeitsplatz flexibel gestalten können. Für die Verwaltung ist zudem die Skalierbarkeit der Arbeitsplätze und der verwendeten Lizenzen wichtig.
Die ITEBO unterstützt auch hier mit zielgerichteten Schulungen, um zu ermöglichen, dass sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Umgang mit ihrem oder seinem neuen Arbeitsplatzwohlfühlt und die Chancen nutzen kann.
Wie sieht der moderne Arbeitstag aus?
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen die fünf Säulen des Modern Workplace so nutzen können, dass sie flexibel, kreativ und selbstständig arbeiten können.
Dabei verändert der Modern Workplace den Arbeitsalltag nicht zuletzt bei der Kommunikation. Denn es gibt nun variable Kommunikationsmöglichkeiten, die es erlauben, auf unterschiedlichen Ebenen miteinander zu kommunizieren. Im Team, der Abteilung, extern oder im Unternehmen – der Informationsfluss ist unbegrenzt und sorgt dafür, dass alle die Daten erhalten, die sie benötigen. Dazu tragen auch moderne Tools bei, die unterschiedliche Kommunikationsarten ermöglichen. Von Video über Telefonie, Chat oder Anfragen stehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diverse Kommunikationsmedien zur Verfügung. Die Terminfindung ist dank der unterschiedlichen Tools und Schnittstellen deutlich leichter und schneller möglich.
Zugleich können Beschäftigte auf unterschiedlichen Plattformen zusammenarbeiten. Der Zugriff auf dieselben Quellen schafft die Möglichkeit, zeitgleich zu arbeiten und sich in kürzester Zeit miteinander abzustimmen, ohne Struktur und Übersicht zu verlieren. Aufgaben, Genehmigungen und Daten sind schnell verfügbar, sodass lange Wartezeiten entfallen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ortsungebunden auf die für sie notwendigen Daten, Anwendungen und Tools zugreifen und dabei ein Endgerät ihrer Wahl nutzen.
Cloud-Technologien und IT-Services können der Schlüssel zu Ihrem Modern Workplace sein
Ortsunabhängigkeit und zeitliche Flexibilität bei gleichzeitig hoher Sicherheit werden erst durch IT-Services der ITEBO möglich, die durch moderne Cloud-Technologien unterstützt werden können. Jede Nutzerin und jeder Nutzer kann unabhängig vom Endgerät oder Betriebssystem auf Daten und Anwendungen zugreifen. Durch Cloud-Technologien können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer auf gespeicherte Daten zugreifen, unabhängig von welchem Ort. Ebenso sind ein permanenter Austausch und die Kommunikation über Plattformen möglich, ohne dass Nutzerinnen und Nutzer ihre Anwendungen selbst regelmäßig aktualisieren müssen. Durch eine durchdachte Rechtevergabe kann der Admin steuern, wer Zugriff auf welche Anwendungen und Informationen erhält.
Modern Workplace mit vielen Vorteilen für Verwaltungen
Der Modern Workplace steigert nicht nur die Effizienz und Produktivität – zusätzlich ist die gestiegene Transparenz ein echter Gewinn. Durch die offene Kommunikation können Fehler und ihre Wiederholung verhindert werden. Die gezieltere Kontrolle über Vorgehen in der gesamten Verwaltung durch einheitliche Governance- und Sicherheitsvorgaben trägt dazu bei und ermöglicht eine ganzheitliche Sichtweise. Weil Informationsquellen schneller verfügbar sind, werden Kosten und Risiken reduziert.
Die Flexibilität und die neu gewonnenen Freiräume, die aus New Work resultieren, sind für Verwaltungen und Unternehmen sehr wichtig. Sie sichern die Anpassungsfähigkeit in einer sich wandelnden Umgebung. Entscheidend ist u. a. die Erhöhung der Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in einem Arbeitnehmermarkt immer wichtiger wird. Die ITEBO ermöglicht zudem den Abbau von technischen Altlasten und hilft dabei, die Governance-, Compliance- und Controlling-Möglichkeiten auszuschöpfen. Nicht zuletzt profitieren auch Sicherheit und Umwelt von der gezielten Einführung des Modern Workplace.
Modern Workplace mit ITEBO
Die ITEBO unterstützt Verwaltungen und Unternehmen ganzheitlich bei der Implementierung und Umsetzung des Modern Workplace. Sie begleitet die digitale Transformation durch Beratung, Analyse, Projektierung und Support. Denn zur Schaffung eines modernen Arbeitsumfelds ist die ganzheitliche Betrachtung der IT-Landschaft notwendig. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Veränderungen akzeptieren und für sich nutzen können, bietet die ITEBO im Rahmen der „Change and Adoption“ maßgeschneiderte Schulungen und die Weiterentwicklung bestehender Technologien an. Denn jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss befähigt werden, die neuen Technologien einzusetzen.
„Wir müssen weg von den individuell gewachsenen IT-Strukturen hin zu einheitlichen Standards, die mit Hilfe einer Kooperation von unseren eigenen Kräften und der ITEBO GmbH unabhängig vom Standort einsetzbar und auch für zukünftige Aufgaben entwickelbar ist.“ So startete die Stadt Bad Bentheim in das Projekt „Modern Workplace“. „Es versetzt uns in die Lage, mit begrenzten personellen Ressourcenstandardisierte Arbeitsplätze in der Verwaltung, unterwegs sowie im Homeoffice zu realisieren.“
Ist die moderne Arbeitswelt in der Verwaltung angekommen, bietet die ITEBO umfassende Servicedienstleistungen wie Cloud-Anwendungen, Technik und Ausstattung sowie Maßnahmen zur IT-Sicherheit. Zusätzlich unterstützt sie bei der konstanten Weiterentwicklung, damit alle Beteiligten das volle Potenzial ausschöpfen können. Auf diese Weise hilft die ITEBO Verwaltungen und Unternehmen durch moderne Arbeitsumfelder Mehrwerte für das gesamte Organisation zu schaffen.
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