Wie ITeBAU den Weg zu effizienteren Prozessen ebnet
Die Digitalisierung ist in das Bewusstsein der Landkreise und Städte vorgedrungen, die Bauämter bilden da keine Ausnahme. Besonders in der Verwaltung von Bauanträgen spielt die digitale Transformation eine zentrale Rolle. In diesem Beitrag berichten wir über die Einführung von ITeBAU, einer Softwarelösung zur digitalen Erfassung und Bearbeitung von Bauanträgen, im Landkreis Wittmund und wie Bauämter in Ostfriesland diese Herausforderung erfolgreich gemeistert haben.
Projekt nur im Team erfolgreich
Holger Egberts, IT-Projektleiter beim Landkreis Wittmund, hat gemeinsamen mit einem kleinen Projektteam, bestehend aus Fachverfahrensbetreuenden und Sachbearbeitenden, das Projekt um den digitalen Bauantrag geplant und umgesetzt. Als sich der Landkreis Wittmund dazu entschied, ITeBAU einzuführen, fiel die Wahl auf die ITEBO-Unternehmensgruppe.
„Maßgeblich war unsere Entscheidung von der Tatsache beeinflusst, dass viele Nachbarlandkreise bereits auf ITeBAU setzten und eine einheitliche Lösung für die kreisübergreifend tätigen Entwurfsverfasser in Ostfriesland gewünscht war“, resümiert Holger Egberts rückblickend.
„Für eine reibungslose Umsetzung ist es immer gut, wenn ein engagierter Projektleiter vor Ort uns als ITEBO zur Verfügung steht. Im Falle des Landkreises Wittmund wurden die Herausforderungen mit Bravour gemeistert. Von Anfang an wurde sich auf die Digitalisierung und die Änderungen, die sie mitbringt, eingelassen. Für knifflige Fragen, gerade in der Auslegung der NBauO, wurden pragmatische Lösungen gefunden.“
OZG und NBauO fordern eine medienbruchfreie digitale Antragsstrecke im Antragsverfahren
Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und der Neufassung der Niedersächsischen Bauordnung (NBauO) standen die Bauämter vor der Aufgabe, das Bauantragsverfahren vollständig zu digitalisieren und eine reibungslose digitale Austauschmöglichkeit mit allen Projektbeteiligten zu schaffen. Eine der Hauptfragestellungen war, wie die digitale Antragsannahme und Datenübernahme ins Fachverfahren integriert werden konnte, sowie der digi- tale Austausch zwischen den Projektbeteiligten.
Umsetzung und Auswahlkriterien
Bei der Auswahl der Softwarelösung waren mehrere Kriterien entscheidend: eine einheitliche Lösung für Ostfriesland, sowie Schulungs- und Einrichtungsunterstützung durch den Anbieter. Aber auch der Support für alle am Verfahren Beteiligten war ein ausschlaggebendes Entscheidungskriterium.
„Die Implementierung von ITeBAU verlief dank der guten gemeinsamen Vorbereitung reibungslos“, berichtet Holger Egberts.
Ein besonders herausfordernder Aspekt war die noch in Entwicklung befindliche XBAU2-Schnittstelle, die zu Nachbesserungsbedarf bei Fachverfahrensherstellern, Antragsformularen und Übertragungswegen führte. Trotz dieser Herausforderungen und wegen der guten Lösungen war der Fachbereich Bauen mit der Projektleitung der ITEBO sehr zufrieden.
Nutzen und Mehrwerte
Alle nach der NBauO geforderten Anträge können bereits digital eingereicht und bearbeitet werden – ITeBAU hat sich schnell in den Arbeitsalltag integriert: Weitere Verfahrensarten sollen folgen, sobald dies durch den XBau2 Standard möglich ist. Besonders positiv fiel die wesentlich schnellere Beteiligung und der Austausch mit den Projektbeteiligten auf, was zu einer deutlich kürzeren Verfahrensdauer führte. Der digitale Projektraum, in dem alle Beteiligten Zugriff auf den aktuellen Projekt- und Verfahrensstand haben, bietet einen erheblichen Mehrwert. Der standardisierte Aufbau und einheitliche Verfahrensablauf vereinfachen die Vorgangsbearbeitung und machen das Arbeiten, insbesondere im Homeoffice, angenehmer und effizienter.
„Vom Antrag bis zum Ergebnis vergeht jetzt deutlich weniger Zeit, da nicht auf Papierausfertigungen gewartet werden muss. Wir können viel effizienter arbeiten. In dem Projektraum kann jeder Beteiligte jederzeit den aktuellen Stand erfahren. Dies gefällt den Sachbearbeitern sehr gut“, fasst Holger Egberts die Stimmung im Bauamt zusammen.
Verbesserungspotenzial und zukünftige Entwicklungen
Trotz der bereits erzielten Erfolge gibt es noch Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Weitere Antragsarten könnten in das digitale Verfahren integriert werden, und die Übernahme des Prosoz-Verfahrensstandes in den Projektraum für den Antragsteller wäre eine wünschenswerte Erweiterung. Zudem könnte die Rechteübernahme beim Verschieben oder Kopieren von Dokumenten im Projektraum intuitiver gestaltet werden. Zukünftig könnte auch die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) nach Fertigstellung von XBAU2 die Nutzung der Software noch effektiver machen.
Fazit
ITeBAU hat nicht nur den Weg für eine effizientere Bearbeitung von Bauanträgen geebnet, sondern auch gezeigt, wie durch eine durchdachte digitale Lösung die Herausforderungen der modernen Verwaltungsarbeit gemeistert werden können. Mit einem klaren Fokus auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz bietet ITeBAU den Bauämtern in Ostfriesland die Werkzeuge, die sie benötigen, um auch in Zukunft den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Die Einführung dieser Software war ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen, serviceorientierten Verwaltung, die den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird.
Lesen sie mehr über den ITeBAU auf unserer Webseite:ITeBAU.
Digitalisierung der Abläufe in mehreren Fachbereichen
