Digitalisierung der Abläufe in mehreren Fachbereichen
Papier adé: elektronische Rechnungseingangsverarbeitung in der Stadt Braunschweig
Durchschnittlich 45.000 Eingangsrechnungen pro Jahr – eine beachtliche Menge Papier, die bisher in der Stadt Braunschweig traditionell von Hand bearbeitet wurde. Es wurde Zeit für Veränderungen. Diese haben die Verantwortlichen der Behörde in Zusammenarbeit mit der ITEBO-Unternehmensgruppe im Rahmen eines umfangreichen SAP-Projekts zur Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung in Angriff genommen. Nach etwas mehr als einem Jahr können die ersten Erfolge verzeichnet werden.
Per SAP Add-on von der Papierverarbeitung zur digitalen Lösung
Jährlich so viele Rechnungen zu verbuchen und die entsprechenden Zahlungsanweisungen manuell zu erstellen, ist eine umfangreiche und zeitintensive Aufgabe. Deshalb drängte sich den Verantwortlichen in der Stadt Braunschweig eine Frage geradezu auf: Wie kann man die Arbeitsabläufe zur Verarbeitung von Rechnungen effizienter gestalten? Digitale Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung versprechen nicht nur die Einsparung von Papier und Archivfläche, sondern insbesondere eine effizientere und damit zeitsparende Gestaltung der Abläufe. Darüber hinaus ist die Automatisierung des Rechnungsprozesses ein unabdingbarer Baustein auf dem Weg der digitalen Transformation.
So nahm der Fachbereich Finanzen der Stadt Braunschweig sich der Aufgabe an und rief das Projekt „Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung (eRV)“ ins Leben. Unter der Leitung von Donia Sta, Leiterin der Abteilung Stadtkasse, Vollstreckung, Treasury- u. Kreditmanagement erfolgte eine Markterkundung eingesetzter Softwarelösungen sowie ein anschließender Vergabeprozess, der zur erfolgreichen Beschaffung der Softwarelösung xSuite Invoice der Firma xSuite Group GmbH führte.
xSuite ist ein Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse aus Ahrensburg bei Hamburg. Dieser stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit. Dabei steht die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP inkl. E-Invoicing.
Die Herausforderung bestand nun darin, das System nicht nur einzuführen, sondern die bisher gelebten papiergebundenen und manuellen Prozesse zu überdenken, um diese im Rahmen der Digitalisierung effizienter umzugestalten.
Donia Sta erklärt: „Das SAP-Projekt war eine wertvolle Gelegenheit, jahrzehntealte Prozesse zu überdenken. Denn nur, weil wir etwas bereits seit 30 Jahren in einer bestimmten Art und Weise machen, müssen wir es nicht auch die nächsten 30 Jahre lang fortführen."
Erfolgsfaktor Mensch: Bildung eines Projektteams
Um die Einführung der Software möglichst solide zu gestalten, stellten die Verantwortlichen der Stadt Braunschweig ein Projektteam zusammen. Dieses Team setzte sich aus Vertretern unterschiedlichster Fachbereiche zusammen, die im Einführungs- bzw. Implementierungsprozess eine Rolle gespielt haben, wie z.B. das Rechnungsprüfungsamt und die IT. Um eine reibungslose Projektarbeit hinsichtlich Kosten, Termine und Qualität zu gewährleisten, hat sich die Stadt Braunschweig für eine Unterstützung durch die ITEBO-Unternehmensgruppe entschieden. Diese übernahm die Aufgabe des Projektmanagements und fungierte als Knotenpunkt zwischen den Projektbeteiligten, was sich als äußerst effektiv gezeigt hat, zumal die ITEBO, die seit vielen Jahren SAP-Dienstleister der Stadt ist, mit der technischen Einrichtung der xSuite Invoice-Lösung beauftragt war.
Während des gesamten Projekts stand Felix Exner, Consultant bei der ITEBO-Unternehmensgruppe, dem Projektteam der Verwaltung zur Seite. Er koordinierte Termine, behielt Aufgaben und Zuständigkeiten im Blick, bereitete die erforderlichen Projektgruppensitzungen und Workshops vor und leitete diese teilweise.
„Trotz der Vielzahl an beteiligten Personen und Unternehmen hat die Kommunikation immer reibungslos und schnell funktioniert“, berichtet Felix Exner. „Die Stimmung im Projektteam war während des gesamten Projekts harmonisch und von einem zielführenden Miteinander geprägt. Dies ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte.“
Zielsetzung: ein einheitlicher, digitaler Prozess
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung wurde bislang in den Fachbereichen der Stadt Braunschweig teilweise unterschiedlich gehandhabt. Mit der Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung sollten möglichst einheitliche Prozesse eingerichtet werden, die den Bedürfnissen der Fachbereiche gerecht werden und dennoch, dank ihrer durchgängigen Gestaltung, die Effizienz steigern.
Der Softwarehersteller xSuite gibt für das SAP Add-on einen Standard vor, der sich allerdings mit den entsprechenden Zusatzkosten, individuell umgestalten lässt. Dies wollte die Stadt vermeiden und zielte darauf ab, sich möglichst am Standardprozess zu orientieren.
„Um eine gemeinsame Basis für den neuen Ablauf zu finden, waren viele Diskussionen und Kompromisse erforderlich. Die Einführung der Software steckt nun den Rahmen für den Prozess ab und es ist uns gelungen, unsere internen Abläufe weitestgehend auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen“, führt Mike Bollin, Leiter der Stelle Buchhaltung und Zahlungsverkehr und damit eine der Hauptperson in diesem Projekt, aus. „Diesen werden wir in den nächsten Schritten auf weitere Fachbereiche übertragen, um verwaltungsweit standardisierte Abläufe sicherzustellen.“
Ein ehrgeiziger Einführungsprozess: die Schritte bis zum Go-Live
Im Dezember 2022 fand durch den Fachbereich Finanzen eine stadtweite Vorstellung des SAP-Projektes statt. In diesem wurden alle Fachbereiche über das Vorhaben aufgeklärt und Freiwillige für die Pilotphase gewonnen. So sollten die drei Pilotfachbereiche „Zentrale Dienste“, „Finanzen“ sowie „Stadtplanung und Geoinformation“ als erste an die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung angebunden werden. Diese benannten im Anschluss jeweils Vertreter (nachfolgend Key-User), die im weiteren Projektverlauf mitwirkten.
In einem ersten Schritt nahm Felix Exner im Rahmen von Workshops zur Erhebung der Ist-Prozesse die bestehenden Abläufe der jeweiligen Pilotfachbereiche auf. Dies bildete die Grundlage für spätere Diskussionen sowie für die Konzeptworkshops mit der xSuite.
Im Mai 2023 führte die xSuite die Konzeptworkshops – als zentrales Element – durch. In diesem Rahmen analysierten die Key-User gemeinsam mit den Vertretern aus dem Fachbereich Finanzen und den xSuite Beratern unter der Führung von Quan Le die bisher gelebten Prozesse und diskutierten, welche Anforderungen an die neu einzusetzende Lösung gesetzt werden sollten. Dazu gehörten etwa auch Details wie Kontrollmechanismen und Budgetgrenzen. Im weiteren Projektverlauf wurde durch die xSuite ein Konzept erstellt, welches im Rahmen der Möglichkeiten die Wünsche der Pilotfachbereiche weitestgehend ohne Einsatz von Sonderprogrammierungen berücksichtigen sollte. Ziel dabei war jedoch stets, möglichst nahe am Standard zu bleiben. In weiteren Workshops stellte das Projektkernteam (bestehend aus der Stadt Braunschweig: Donia Sta, Mike Bollin, von der ITEBO-Unternehmensgruppe Felix Exner, Jörg Weißmann und von der xSuite Quan Le, Kai Kawald) den Vertretern der Pilotfachbereichen das erarbeitete Konzept vor und besprach die mögliche Umsetzung von Individualanforderungen.
Zu den weiteren Projektschritten zählten unter anderem noch die Anbindung des Dokumentenmanagementsystems als elektronisches Archiv an den Workflow, die Einrichtung der sogenannten Capture-Software, die für das automatisierte Auslesen gescannter Papierrechnungen zum Einsatz kommt, die Erstellung nötiger Formulare und die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs für den Eingang der Rechnungen.
Im Anschluss der Konzeptionsphase begann eine etwa zweimonatige Customizing- und Entwicklungsphase, die in die sogenannte Qualitätssicherungsphase mündete. Diese ging einher mit einer viermonatigen Testphase der für die Stadt Braunschweig erarbeiteten Lösung und diente dazu, Fehlfunktionen zu identifizieren und zu beheben.
Am 5. Februar 2024 war es endlich soweit: Der geplante Go-Live konnte stattfinden. Seither befindet sich dasSystem im laufenden Pilotbetrieb. Während der Hypercare-Phase betreuten die ITEBO-Unternehmensgruppe und die xSuite besonders intensiv das Projekt, um auftretende „Kinderkrankheiten“ schnell zu beheben, die sich oft erst im Produktivbetrieb zeigen. Seit Anfang April 2024 setzen die drei Fachbereiche die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ein und dienen als Pilotbereiche nun als Vorreiter für andere noch anzuschließende Fachbereiche.
Die nächsten Schritte: Anbindung weiterer Fachbereiche in der Stadt Braunschweig
Aktuell wird die Anbindung weiterer Organisationseinheiten geplant. Es erfolgen Einführungsgespräche mit Vertretern der Fachbereiche, die als nächstes angeschlossen werden sollen, um diese auf die Einführung der Software vorzubereiten. Parallel werden weiterhin Erkenntnisse aus dem Betrieb bei den Pilotfachbereichen gesammelt und Optimierungen eingearbeitet. Auch hierbei steht die ITEBO der Stadt Braunschweig im Rahmen des sogenannten First-Level-Supports zur Verfügung.
Das Digitalisierungsprojekt ist weiterhin in vollem Gange. Ziel ist, die gesamte Stadtverwaltung bis spätestens Ende 2025 auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt zu haben.
„Die Digitalisierung bringt uns einen riesigen Mehrwert. Mit der Standardisierung unserer Prozesse tragen wir zu der Transformation der Verwaltung bei, überdenken veraltete Abläufe und ermöglichen ein effizienteres und effektiveres Arbeiten“, schildert Donia Sta. „Veränderungsprozesse benötigen jedoch Zeit und Geduld. Die ITEBO unterstützt uns auf unserem weiteren Weg, diese Veränderungen zu etablieren.“
