Seit mehreren Jahren ist enaio® als Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht aus den Prozessen bei der Stadt Georgsmarienhütte wegzudenken. Bettina Meyer begleitete als Verantwortliche in der IT-Abteilung schon den Implementierungsprozess im Zeitraum zwischen den Jahren 2020 und 2022. Über die Jahre kamen sukzessive neue Fachschränke hinzu, die ITEBO maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Stadtverwaltung entwickelte. Neben der allgemeinen Schriftgutverwaltung deckt enaio® heute Bedarfe in den unterschiedlichen Fachbereichen der Stadt ab.
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Weitere Fachschränke und effiziente Workflows für die Stadtverwaltung
Als enaio® sich als DMS etabliert hatte, erkannte die Stadt Georgsmarienhütte das Potenzial, die Verwaltung weiter zu digitalisieren.
„Die Einführung der ASV war nur der Anfang“, erinnert sich Bettina Meyer. „Wir haben gemeinsam mit ITEBO die spezifischen Anforderungen der Fachbereiche analysiert und sukzessive passende Lösungen entwickelt. Dazu gehören unter anderem die Elterngeldanbindung als Vorbereitung auf ElterngeldDigital, die Einführung der Wohngeldakte zur Vorbereitung auf den digitalen Wohngeldantrag sowie Objektakten für verschiedene Bereiche wie Tiefbau, Ordnung, Stadtplanung, Sport und Bildung und das Zentrale Gebäudemanagement (ZGM).“
Der aktuelle Stand der implementierten Lösungen umfasst neben der allgemeinen Schriftgutverwaltung eine Vielzahl spezialisierter Anwendungen:
Ratsinformationssystem mit Schnittstelle zum Fachverfahren
Hausakte
Gebäudemanagement
Vollstreckungsakte mit Schnittstelle zum Fachverfahren
Kassenakte mit Schnittstelle zum Fachverfahren
Vertragsakte als Instrument zum Vertragsmanagement
Digitaler Posteingang
Zusätzlich wurden neue DMS-Tools und Schnittstellen eingerichtet. Eines dieser Tools ist der Mitzeichnungsworkflow, der eine schnelle und effektive verwaltungsweite Zusammenarbeit ermöglicht. Um den digitalen Wandel weiter voranzutreiben, wurden zahlreiche weitere Maßnahmen ergriffen, die die Verwaltungsprozesse noch effizienter gestalten.
Neue Tools und Schnittstellen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse
„Unser Ziel war es, nahtlose Abläufe zu schaffen, die den Arbeitsalltag der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter spürbar erleichtern“, erklärt Bettina Meyer. Ein zentrales Beispiel dafür ist die Einführung des enaio® Serienbriefs. Dieser ermöglicht die Erstellung, den Druck und die Ablage von Serienbriefen direkt aus der Akte heraus. Dies sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis und vermeidet Medienbrüche.
Ein weiteres bedeutendes Projekt ist die Anbindung von OpenR@thaus an das DMS. Die Stadt Georgsmarienhütte führt diese derzeit als Pilotprojekt gemeinsam mit ITEBO durch. Nach einer erfolgreichen Testphase erfolgte der Go-Live Ende September 2024. Die neue Schnittstelle ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung eingehender Online-Anträge. Das reduziert die Anzahl der zu bearbeitenden Eingangsportale und stellt einen erheblichen Mehrwert für die Sachbearbeitung dar.
„Die Einführung dieser Anbindung bedeutet einen großen Schritt nach vorn“, so Bettina Meyer. „Mit der Unterstützung von ITEBO und dem strategischen Beratungsteam um Felix Exner konnten wir die Online-Dienstleistungen gezielt priorisieren und die Schnittstellenanbindung vorantreiben.“
Zukünftige Entwicklungen und fortlaufende Projekte
Auch die Anbindung des digitalen Posteingangs an das enaio®-System des Landkreises Osnabrück, speziell im Bereich der Sozialabteilung, befindet sich in der Umsetzung und wird voraussichtlich Ende 2024 bzw. Anfang 2025 abgeschlossen sein.
Bettina Meyer zeigt sich über den Fortschritt und die gute Zusammenarbeit erfreut: „Die ITEBO hat die Einführung neuer Funktionen eng begleitet und nach den Anforderungen der Stadt technisch umgesetzt.”
Digitaler Posteingang als Modul mit besonderem Effekt
Die Einführung des digitalen Posteingangs war eine der größten Herausforderungen, da der Workflow sowohl organisatorisch als auch technisch umfassend angepasst werden musste. Es galt, alle Führungskräfte und Mitarbeitenden zu beteiligen, zu informieren und zu schulen. Die Änderung der Arbeitsabläufe in der Poststelle und die Festlegung der nachfolgenden Workflow-Schritte erforderten eine intensive Vorbereitung und Dokumentation.
Organisatorisch war die Umstellung besonders komplex, da in der Einführungsphase teilweise noch „hybrid“ gearbeitet wurde. Innerhalb der Stadtverwaltung in Georgsmarienhütte wurde die klassische Postverteilung durch einen digitalen Workflow ersetzt. Daran sind drei Stellen beteiligt:
die Poststelle
Führungskräfte
Mitarbeitende
Dieser Wandel im Arbeitsalltag wird von allen mitgetragen, da er einen hohen Stellenwert besitzt. Die Vorteile liegen auf der Hand:
✓
Medienbruchfreies Arbeiten im Zusammenspiel mit den digitalen Akten
✓
Verbesserte Möglichkeiten für ortsunabhängiges Arbeiten
Die bereits eingeführten Lösungen bieten umfangreiche Möglichkeiten und werden bei Neueinstellungen sofort geschult, sodass neue Mitarbeitende sich schnell im enaio®-System zurechtfinden.
Bettina Meyer zeigt sich auch in diesem Bereich der Zusammenarbeit zufrieden: „Die ITEBO hat den Umstellungsprozess eng begleitet und auf notwendige Anpassungen sofort reagiert. Mit ihren eingebrachten Erfahrungen konnte letztendlich die implementierte Lösung entwickelt werden.”
Auch für Bürgermeisterin Dagmar Bahlo ist die stetige Weiterentwicklung der Digitalisierungsprozesse innerhalb der Verwaltung von großer Bedeutung: „Das DMS enaio® hat sich mit allen Fachschränken, Funktionalitäten und Tools innerhalb der Verwaltung etabliert und bietet allen Mitarbeitenden eine moderne und effiziente Arbeitsumgebung.“
Projekt enaio® Archivierung
Die Aufbewahrung ist komplex und erfordert die Berücksichtigung vieler Aspekte und die Beteiligung mehrerer Akteure:
Bewertungen durch das Landesarchiv für eine mögliche Archivierung
Datenschutzrechtliche Überlegungen
Umwandlung des Akteninhalts in langzeitfähige Formate
Umgang mit Sonderlösungen und Abstimmung mit dem Landesarchiv
Einrichtung einer Schnittstelle zum Landesarchiv und vertragliche Regelungen
Festlegung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen
Dem Prinzip der ordnungsgemäßen Aktenführung folgend ist es entscheidend, nicht nur Aufbau und Inhalt einer Akte zu betrachten, sondern auch deren korrekten Abschluss und die anschließende Aufbewahrung. Nur durch die Abbildung des gesamten Lebenszyklus wird eine rechtlich korrekte Aktenführung sichergestellt.
Unabhängig davon, ob eine Akte in Papierform oder elektronisch geführt wurde, muss sie nach Abschluss den richtigen Aufbewahrungsprozess und gegebenenfalls die dauerhafte Archivierung durchlaufen.
Der Erste Stadtrat hat daher ein eigenes Teilprojekt beauftragt. Erster Stadtrat Alexander Herzberg erklärt: „Mit einer konsequenten Umsetzung der enaio® Archivierung wird die ordnungsgemäße digitale Aktenführung komplettiert. Durch das strukturierte Projektvorgehen ist eine inhaltliche und zeitliche Abstimmung zwischen allen Beteiligten gewährleistet.“
Das Projekt leitet die „Projektleitung DMS“ innerhalb der Stadtverwaltung. In enger Zusammenarbeit mit der Projektleitung der ITEBO (Marion Möllering, unterstützt durch Marius Baumann) findet eine regelmäßige Abstimmung statt. Der Kick-off-Termin für das Projekt bei der Stadt Georgsmarienhütte war Ende Juli 2024, und das Projekt befindet sich derzeit in der Umsetzung.
Dokumentenmanagement und darüber hinaus – Digitale Verwaltungsprozesse
Das enaio®-System hat sich seit seiner Einführung als Dokumentenmanagementsystem bei der Stadt Georgsmarienhütte bewährt. Mit der kontinuierlichen Anpassung und Erweiterung der Fachschränke und Workflows wurde die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse vorangetrieben. Die Einführung neuer Tools und Schnittstellen, wie der Mitzeichnungsworkflow und die Anbindung von OpenR@thaus, haben signifikante Fortschritte in der Effizienz und Flexibilität der Stadtverwaltung gebracht.
Die Implementierung des digitalen Posteingangs und die Planung der Archivierung sind ambitionierte Projekte der Stadt, die digitale Transformation weiter voranzutreiben. Mit dem bevorstehenden Abschluss der Anbindung an das Landesarchiv und dem fortlaufenden Projekt zur Archivierung wird die Grundlage für eine langfristig erfolgreiche und rechtssichere Aktenführung gelegt.
Die Stadt Georgsmarienhütte wird weiterhin an der Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse arbeiten, um den Anforderungen der digitalen Ära gerecht zu werden. ITEBO begleitet sie dabei mit seinen Software-Lösungen, Schnittstellen und fachgerechter Beratung. Nachdem wir im Frühjahr 2023 an gleicher Stelle bereits von der enaio®-Implementierung berichtet hatten, findet auch dieser Bericht mit Sicherheit in der Zukunft seine Fortsetzung.
Lesen sie mehr über das Dokumentenmanagementsystem enaio® auf unserer Webseite:DMS enaio®.
