Alle Daten für die Gehaltsabrechnung in einem Programm

Bis eine Gehaltsabrechnung bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ankommt, ist es ein langer Weg. Denn viele Daten müssen in ihr zusammenfließen. KIDICAP ermöglicht, dass ein Großteil der Prozesse automatisiert abläuft und sich der Aufwand für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter stark verringert. Dadurch sinkt zusätzlich die Fehleranfälligkeit und ein Vorgang kann deutlich schneller abgeschlossen werden.

Eine Gehaltsabrechnung ist eine Gemeinschaftsarbeit vieler Abteilungen

Erst durch die Verknüpfung vieler unterschiedlicher Prozesse wird die Gehaltsabrechnung ein effizienter Prozess. KIDICAP ist ein wahres Allround-Talent. Das muss es auch sein, um die Komplexität von der Gehaltsabrechnung bis zur Gehaltsmitteilung abbilden zu können. Aus vielen unterschiedlichen Abteilungen und Modulen erhält es unterschiedliche Daten für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter.

KIDICAP ermöglicht es Verwaltungen und Personalabteilungen, so gut wie alle denkbaren Szenarien bei der Gehaltsabrechnung abzubilden. Ein wichtiges Modul hierfür ist KIDICAP.Entgelt. Dort können Personalabteilungen Bruttowerte, Nettowerte und Zeitwerte für alle Angestellten erfassen und verarbeiten. KIDICAP ist ein absoluter Spezialist für anspruchsvolle Tarifmodelle und deckt mehr als 40.000 vorgefertigte Bezugsarten ab. Die APP Tarife ermöglichen es deswegen, den Zahltag vollautomatisch zu absolvieren.

Für die Gehaltsabrechnung können jedoch noch weitere Apps wichtige Daten senden und empfangen. KIDICAP.Meldungen informiert Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter über Meldegründe für Steuer, Sozialversicherung, Altersversorgung oder berufsständische Einrichtungen. KIDICAP.Absenz ermöglicht es, persönliche Arbeitszeitmodelle oder Abwesenheitsgründe abzubilden. Auch Urlaub, Mutterschutz, Krankheiten und andere Fehlzeiten sind dort in Einklang mit den gesetzlichen und

tariflichen Regeln integriert. Über KIDICAP.Travel lassen sich weitere wichtige Daten wie Geschäftsreisen und deren Kosten ebenfalls berücksichtigen.

Alle Module tauschen sich untereinander aus und liefern der Personalabteilung alle Daten, die sie zur Gehaltsabrechnung benötigt. Diese erfolgt anschließend völlig automatisch und erfordert nur in Ausnahmefällen ein umfangreicheres Eingreifen einer Sachbearbeiterin oder eines Sachbearbeiters. Wurden alle notwendigen Daten für die Gehaltsabrechnung gesammelt, können mithilfe der Plausibilitätsprüfung Fehler gefunden werden. Darauf reagiert die Personalabteilung und verhindert, dass unnötig falsche Abrechnungen erstellt werden.

Digitale Gehaltsabrechnungspart Zeit und Geld

Ist alles in Ordnung, wird die Rechnung auf zwei Arten weiterverarbeitet: Zum einen wird sie revisionssicher in der Vergütungs- und Personalakte abgelegt. Dies ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem wie beispielsweise enaio®.

Zum anderen erhält auch der oder die Angestellte eine Gehaltsabrechnung. Am schnellsten ist die Zustellung über das Easy-Index-Portal möglich, auf das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter datenschutzsicher zugreifen können. Angestellte erhalten dort ein eigenes Konto, zu dem nur sie Zugang haben.

Die digitale Gehaltsabrechnung wird zunehmend zur Normalität und auch wegen des erhöhten Komforts von den Angestellten immer besser angenommen. Sie werden per Mail informiert, wenn ein neues Dokument vorliegt und können dieses dann jederzeit abrufen. Die Verwaltung profitiert mehrfach. Denn das Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Verteilen der Rechnungen entfällt. Die digitale Gehaltsmitteilung spart dadurch Portokosten, Arbeitszeit sowie Papier und Druckertoner.