Wunsch-Kita finden
Kitaplatzvergabe bequem online durchführen
Familie Glück sucht einen Kita-Platz. Sie ist frisch nach Neustadt gezogen und wendet sich zuerst an die Stadt. Auf der Homepage informiert sie sich über verfügbare Plätze und wird auf das Elternportal der Firma Nordholz weitergeleitet. Durch verschiedene Eingrenzungseinstellungen kann sie ihre Suche genau auf Umkreis, Betreuungsbeginn und Betreuungsart ausrichten. Beispielsweise kann sie zwischen Krippe oder Kindergarten wählen oder Einrichtungen ausschließen, die von ihrem neuen Zuhause zu weit entfernt liegen.
Familie Glück erhält durch die Suche eine Liste von Kitas, die ihre Kriterien erfüllen. Mit einem Klick auf die Einrichtung gelangt sie zu einer Übersichtsseite, auf der die Kita ihr pädagogisches Konzept darlegt, von ihrer Ausstattung berichtet und über Betreuungsmöglichkeiten informiert. So kristallisiert sich für Familie Glück trotz der vielen Einrichtungen schnell die Kita heraus, die mit ihren Bedürfnissen besonders gut übereinstimmt. Doch sie will sich nicht darauf verlassen, dass sie einen Platz in der Wunscheinrichtung erhält. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, eine Betreuung zu finden, hat sich Familie Glück noch zwei weitere Einrichtungen ausgesucht, die ebenfalls wohnortnah sind.
Ranking bringt Eltern und Wunsch-Kitas zusammen
Nun können die Eltern das Anmeldeformular für ihr Kind ausfüllen und online übermitteln. Dafür geben sie die drei Wunscheinrichtungen an, indem sie ihre Auswahl nach ihrem persönlichen Ranking ordnen. Das Benutzerkonto in OpenR@thaus, das Familie Glück für die Ummeldung erstellt hat, gilt auch im Elternportal. Dadurch muss sie sich nicht zusätzlich im Elternportal anmelden, denn ein Benutzerkonto ist für die Anmeldung bei den Einrichtungen Voraussetzung.
Im Umzugsstress kommt Familie Glück besonders entgegen, dass sie sich bei der Anmeldung nicht an Öffnungszeiten halten muss. Stattdessen kann sie die Anmeldung völlig zeit- und ortsunabhängig durchführen. Außerdem erhöht sie die Chancen auf eine Betreuung dadurch, dass sie sich im Prinzip bei mehreren Kitas gleichzeitig bewirbt. Durch das Ranking kann sie zudem die Wahrscheinlichkeit erhöhen, bei ihrer Wunsch-Kita einen Platz zu erhalten.
Anstatt wie früher selbst Kontakt mit den Kitas aufzunehmen und sich bei verschiedenen Einrichtungen vorzustellen, können sich Familien dank NH-Kindergartenverwaltung SQL heute mit nur wenigen Klicks so bewerben, dass ihre Chancen auf einen Betreuungsplatz gut sind. Natürlich ist es trotzdem nach wie vor möglich, Kitas vor der Anmeldung anzusehen. Im Rahmen von Tagen der offenen Tür oder Besichtigungsterminen können Eltern Kitas vor Ort aufsuchen und mit Erzieherinnen und Erziehern ins Gespräch kommen.
Von der Anmeldung bis zum Betreuungsplatz
Ist die Anmeldung zusammen mit einer Erklärung zur Freigabe der Daten abgesendet, bearbeiten Kita-Leitung oder Kommune die Anmeldung. Diese hat durch das Kita-Portal den großen Vorteil, dass Doppel- und Mehrfachanmeldungen entfallen. Denn die Kita-Anmeldung wird nun zentral gesteuert. So müssen Kitas ohne Platz deutlich seltener interessierten Familien absagen.
Das Ranking hilft dabei, dass Familien einen Platz bei den bevorzugten Kitas erhalten. Dadurch entfällt ein erheblicher organisatorischer Mehraufwand für beide Seiten. Eltern müssen sich nicht selbst mehrfach in unterschiedlichen Einrichtungen anmelden aus Angst, keinen Platz zu erhalten. Die Kita-Leitung erhält lediglich Zugriff auf die Eltern-Kind-Daten, die die Einrichtung als Erstwunsch angegeben haben. Das Aufkommen der Anmeldungen bleibt so übersichtlich.
Während der Bearbeitung können Eltern jederzeit den aktuellen Stand einsehen. Wenn ein Platz für das Kind von Familie Glück frei ist, erhalten sie von der ersten Wunscheinrichtung eine schriftliche Einladung zum Kennenlerngespräch. Diese wird sowohl in das private E-Mail-Postfach zugestellt, das sie bei der Anmeldung hinterlegt haben, als auch im Postfach in OpenR@thaus. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, den Schriftverkehr mit den Eltern lückenlos nachzuverfolgen.
Nach dem Kennenlerngespräch erhält die Familie eine Zusage für den Erstwunsch. Die Wunsch-Kita befindet sich in kirchlicher Trägerschaft. Die Datenhoheit liegt beim Träger der Kita, der die Anmeldung bearbeitet. Deswegen importiert die Kita-Leitung die Stammdaten des Kindes und der Familie aus dem Elternportal in ihr eigenes Verwaltungsprogramm. Das gesamte Anmeldeverfahren über das Elternportal entspricht den Vorgaben der europäischen DSGVO. Es ist seitens der ITEBO mit den Datenschutzbeauftragten der Kirchen und Kommunen in weiten Teilen Niedersachsens abgestimmt. Das Kind hat nun das Angebot für einen Betreuungsplatz, und die Eltern müssen nur noch zusagen. Ihre Anmeldung für einen Kita-Platz gilt dann als bearbeitet und wird für weitere Vergabeverfahren anderer Kitas nicht mehr berücksichtigt.
Vollständiges Verwaltungsprogramm für Kitas dank Modulen
Ein weiterer Vorteil des Elternportals ist, dass es auf Wunsch auch für die generellen Verwaltungsaufgaben der Kita genutzt werden kann. Zum Funktionsumfang gehören der Schriftverkehr und das Erstellen von Statistiken und Listen. Mit dem zusätzlichen Modul Personalverwaltung kann die Kita-Leitung Urlaubsund Dienstpläne erstellen und verwalten, die Arbeitszeit erfassen und Fortbildungen dokumentieren. Die Personalbewirtschaftung sichert den Überblick über den aktuellen Stellenplan und ausgeschriebene Stellen. Eine Auswertung ermöglicht es zudem, die Stellenauslastung im Blick zu behalten. Das Modul Bildungsdokumentation unterstützt Erzieherinnen und Erzieher bei der alltäglichen Arbeit. Sie können darin Gruppentagebücher führen oder Elterngespräche dokumentieren. So können sie die individuelle Kindesentwicklung überblicken. Zudem werden sie bei der Dokumentation ortsunabhängig, weil sie mobile Endgeräte, Notebooks oder Desktop-PCs nutzen können.
Weniger Aufwand durch NH-Kindergarten
Die NH-Kindergartenverwaltung SQL ist ein weiteres Beispiel für die ganzheitliche, verknüpfende Denkweise, die die ITEBO pflegt. Denn sie verbindet Daten aus allen Kitas miteinander so, dass Eltern, Kitas und die Verwaltung profitieren. Die ITEBO unterstützt ihre Kunden bei der Installation und Konfiguration der Anwendung, auch mit Projektmanagement.
Die ITEBO kann Daten aus Altverfahren übertragen und das Programm in ihrem Rechenzentrum in Deutschland betreiben. Mit Schulungen und Workshops oder per Telefon und Fernwartung unterstützen wir Anwenderinnen und Anwender dabei, das Potenzial dieser Lösung auszuschöpfen. Zudem beraten wir unsere Kunden, damit sie die Module nutzen können, die ihrem Bedarf entsprechen.
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