Session Sitzungsmanagement

Digital und effizient in Ratssitzungen arbeiten

peterschreiber

Es ist 18:00 Uhr, die Ratssitzung beginnt. Die Tagesordnung ist gut gefüllt und dennoch – oder gerade deswegen – verläuft die Sitzung nicht reibungslos. Nicht jeder Teilnehmer hat alle benötigten Unterlagen, Kopien müssen erstellt und verteilt werden. Obwohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel Zeit in die Sitzungsvorbereitung investiert haben, gelingt es selten, dass alle Gremienmitglieder bereit für die Besprechung sind. Anschließend folgen die aufwendige Nachbereitung und Abrechnung der Sitzung.


Digitales Sitzungsmanagement erleichtert die Verfügbarkeit von Dokumenten

Für all diese Verzögerungen gibt es eine Lösung: Das Programm Session hilft Gemeinden, Städten, Samtgemeinden oder Unternehmen und Verbänden dabei, Sitzungen effizienter abzuhalten. Neben einer Terminplanung für Sitzungen sind die

Vorlagenbearbeitung und Sitzungsvorbereitungen das Kernstück des Sitzungsmanagements. Mitglieder können per Mausklick eingeladen werden.

Die Dokumente werden online bereitgestellt, sodass jedes Mitglied sie während der Sitzung abrufen kann und somit vorliegen hat. Dadurch kann man vollkommen auf Papier verzichten. Das Modul Druckauftrag ermöglicht durch eine Filterfunktion, Sitzungsmappen für die einzelnen Mitglieder zusammenzustellen. Diese werden den Mitgliedern dann per PDF oder ZIP zugestellt und können natürlich auch ausgedruckt werden. Ellenlange Kopiervorgänge entfallen, und mit wenigen Klicks veröffentlicht Session die notwendigen Dokumente für die Presse und Bürgerinnen und Bürger digital im Internet. Dafür nutzt es eine spezielle Informationskomponente, die verschiedene Interessengruppen bedarfsgerecht informiert.


Session ermöglicht spontane Änderungen                 und hilft bei der Nachbereitung

Kurzfristig kommt ein neuer Tagesordnungspunkt hinzu? Jetzt noch den Workflow einzuhalten und die Zustimmung der Bürgermeisterin, des Bürgermeisters, der Fachdienstleiterin oder des Fachdienstleiters zu bekommen, scheint fast unmöglich. Doch die Session-App für Führungskräfte hilft auch, spontane Änderungen zu realisieren. Denn sie ermöglicht es, Aufgaben wie die Freigabe einer geänderten Tagesordnung unterwegs zu erteilen oder Korrekturen einzufordern. Auch bei der Nachbereitung kommt die Session-App ins Spiel: Führungskräfte und Vorsitzende von Ausschüssen können unterwegs erhaltene Protokolle und Vorlagen einsehen und genehmigen. 

Auch nach der Sitzung hilft Session, denn es erleichtert die Nachbereitung mit einem Protokoll. Die Veröffentlichung für die Gremienmitglieder und die Öffentlichkeit übernimmt es ebenfalls. Im Anschluss daran berechnet es das Sitzungsgeld. Per Schnittstelle werden die Daten direkt an die Finanzsoftware zur Auszahlung übertragen und Betroffene erhalten Bescheinigungen im Fachverfahren. Dabei unterstützt die App monatliche Pauschalen genauso wie Sitzungsgelder, Verdienstausfälle oder Fahrtkosten.

Sicherheit: mehr als gesetzlich gefordert

Natürlich dürfen dabei weder Datenschutz noch Datensicherheit zu kurz kommen. Damit nur Berechtigte die entsprechenden Dokumente einsehen können, nutzt Session ein sehr detailliert einstellbares Berechtigungssystem. Zudem unterstützt es Löschfristen. Damit genügt es nicht nur den gesetzlichen Bestimmungen, sondern ermöglicht es auch, individuelle Sicherheitsanforderungen zu implementieren. Besonders praktisch ist dies, wenn weitere Mandanten hinzukommen.

Verwaltungsnahe zur Gemeinde gehörende Betriebe wie Bäder lassen sich beispielsweise ebenfalls mit Session managen.

Für die Archivierung von Dokumenten stehen Schnittstellen zu gängigen Dokumentenmanagementlösungen wie beispielsweise enaio® zur Verfügung. Es ermöglicht einen leichten Zugriff auf die Dokumente bei gleichzeitiger revisionssicherer Speicherung.


Mehr Transparenz für Bürgerinnen und Bürger

Session ist die erste Anwendung für das Sitzungsmanagement, die fast vollständig digital operiert. Lediglich Unterschriften müssen aufgrund von gesetzlichen Vorgaben analog nachgereicht werden. Diese einzigartige Vorreiterrolle wollen die Entwickler von Session natürlich behalten. Deswegen treiben sie die Entwicklung weiterhin voran und orientieren sich dabei stets an den Bedürfnissen der Kunden. Ein Beispiel hierfür ist die App für Bürgerinnen und Bürger. Sie hilft Kommunen und Städten dabei, der immer lauter werdenden Forderung nach Transparenz gerecht zu werden. Außerdem erleichtert sie Bürgerinnen und Bürgern, sich zu beteiligen und über aktuelle Entwicklungen informiert zu bleiben. Sie erhalten einen unkomplizierten Überblick über politische Entscheidungsprozesse oder das Handeln der Verwaltung. Auf Wunsch informiert sie die Bürgerinfo-App per Abo und Benachrichtigungen über die Themen, die für sie interessant sind. Natürlich müssen sie dafür keine kommunalen Kenntnisse haben.



Passgenaue Lösungen für Kunden der ITEBO

Die ITEBO kann den gesamten Prozess individuell auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen. Zusammen mit dem Kunden wird entschieden, welche Module notwendig sind und wie diese am besten skaliert und konfiguriert werden. Dabei legen die ITEBO Experten besonderen Wert auf eine gute Planung, denn nur so können digitale Prozesse schneller erfolgreich umgesetzt werden.


Ansprüche, Abläufe, Bedürfnisse und auch Gesetze ändern sich mit der Zeit, deswegen unterstützt die ITEBO ihre Kunden fortlaufend bei der Anpassung und Optimierung. ITEBO sorgt dafür, dass digitale Prozesse nicht theoretisch bleiben, sondern sich in das tägliche Leben integrieren. Mit Session gelingt dies auch, weil jeder Benutzer die Vorteile schnell selbst erlebt. Die einzelnen Prozesse im Sitzungsmanagement überzeugen durch ihre Arbeitserleichterungen, Zeitersparnis und bessere Verfügbarkeit.

Auch Vanessa Paul und Kerstin Lehnig von der Stadt Melle wissen die langjährige Erfahrung der ITEBO zu schätzen: „Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit und damit der Verzicht auf umfangreiche Papierunterlagen verlief sehr schnell und effizient. In Zusammenarbeit mit unserem persönlichen Ansprechpartner bei der ITEBO Unternehmensgruppe konnten zeitund zielgerecht erforderliche Prozessanpassungen vorgenommen werden. Per Mandatos-App können die Ratsmitglieder und Verwaltungsmitarbeiter Unterlagen übersichtlich, vertraulich und ggf. personalisiert abrufen, recherchieren, kommentieren und auf mobilen Endgeräten ortsunabhängig ablegen. Die Zusammenarbeit war stets vertrauensvoll und zielführend.“


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