Prozesse digitalisieren und zusammenführen

VOIS ermöglicht den Datenaustausch zwischen Fachämtern

Die VOIS | Plattform der HSH war eines der ersten Programme, das mehrere Fachverfahren innerhalbeiner Oberfläche abbilden konnte und läutete damit einen wahren Paradigmenwechsel in der öffentlichen Verwaltung ein. Die Entwickler setzten neue Maßstäbe auf diesem Gebiet. Wo zuvor viele unterschiedliche Programme ihren Diensttaten, ohne miteinander Daten auszutauschen, tritt heute VOIS an ihre Stelle. Das Programm integriert zahlreiche Fachverfahren und ermöglicht ihre Verwendung unter einem einheitlichen Erscheinungsbild und mit ähnlicher Programmlogik.


Bürgerinnen und Bürger können ihre Verwaltung unkompliziert online aufsuchen

HSH legt bei der Entwicklung von VOIS den Fokusdarauf, dass Bürgerinnen und Bürger möglichst viele Services online in Anspruch nehmen können. Dafür bietet VOIS von Haus aus viele Online-Prozesse. Über OLAV (Online-Anträge und -Vorgänge) sind diverse Online-Bürgerservices integriert. Schon jetzt sind zahlreiche Prozesse digital abgebildet, für die Bürgerinnen und Bürger bislang ihre Verwaltung aufsuchen mussten.

Beispielsweise können sie über OLAV Meldebescheinigungen, Führungszeugnisse oder Auskunfts- und Übermittlungssperren oder Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister online beantragen. Außerdem können sie Pass- und Personalausweisangelegenheiten in die Wege leiten, Meldevorgänge nutzen oder ihre Wahlvorbereitung online durchführen. Auch gängige Prozesse des Anwohnerparkens und Wohnungsgeberangelegenheiten lassen sich bereits online abwickeln. Alle Online-Vorgänge verfügen über Schnittstellen zu Bezahlplattformen. Die Anmeldung über das Bürgerkonto ist in vielen Fällen optional möglich. 

Die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises kann sowohl zur Identifikation als auch zum Vorausfüllen eingesetzt werden. Alle eingehenden Anträge werden an die zuständigen Fachverfahren weitergeleitet und dort verarbeitet. Dank des responsiven Designs ist es möglich, dass Nutzerinnen und Nutzer sowohl am heimischen PC oder Laptop als auch per Tablet oder Smartphone auf das Angebot zugreifen können. Zudem ist auch ein Terminal im öffentlichen Raum zu diesem Zweck nutzbar.


Wenn Fachverfahren kommunizieren, erhöht dies den Komfort deutlich

Die Vorteile für Bürgerinnen und Bürger sind eindeutig: Früher war es selbst für einen recht simplen und häufigen Vorgang wie eine Ummeldung notwendig, die Verwaltung mehrfach aufzusuchen. Die Ummeldung des Wohnsitzes mit Wohnungsgeberbescheinigung, die Ummeldung des Gewerbes und die Ummeldung des Kfz – für jeden Vorgang war ein gesonderter Termin notwendig. Kein Wunder, denn die einzelnen Fachverfahren arbeiteten in ihrem eigenen Kosmos: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterkonnten Änderungen ausschließlich im eigenen Fachverfahren vornehmen, sodass unterschiedliche Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für einen Prozess mit seinen Folgevorgängen notwendig waren. Dank VOIS lassen sich diese Prozesse nun zusammenführen und Folgevorgänge direkt anstoßen.

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VOIS als Komplettlösung

Die VOIS | Plattform bietet diese übergeordnete Ebene. An die Plattform können Verwaltungen über verschiedenartige Schnittstellen diverse Module anbinden. Die HSH entwickelt die Funktionen stetig weiter, wichtige Fachverfahren wie das Meldewesen, das Gewerbewesen, das Führerscheinwesen oder die Gebührenkasse arbeiten Hand in Hand. Auch kleinere Fachverfahren wie ein Fundbüro, die Terminverwaltung oder das Parkausweismanagement sind integriert. 

Dank der Baukastenarchitektur werden sich zukünftig auch weitere Fachverfahren in die VOIS-Plattform einbinden.

Arbeitsersparnis durch die Kommunikation zwischen Fachverfahren

Von der einheitlichen aber passgenauen Lösung der HSH für öffentliche Verwaltungen profitieren jedoch nicht nur die Bürgerinnen und Bürger. Für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter präsentiert sich VOIS stets mit einer einheitlichen Oberfläche, sodass sie sich schnell zurechtfinden können. Für eine reibungslose Nutzung ist die Logik des Pro-gramms in jeder Fachanwendung so ähnlich wie möglich. Ein Pluspunkt in der alltäglichen Arbeit ist auch die übergreifende Suche: Werden Daten aus einem anderen Fachverfahren benötigt, können diese unkompliziert über die bekannte Nutzeroberfläche gefunden werden. Zugleich sorgt ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtekonzept dafür, dass Verwaltungen die Datenschutzbestimmungen einhalten und keine unautorisierten Zugriffe auf Informationen erfolgen können. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter werden zudem durch VOIS darauf hingewiesen, wenn sich Änderungen auch auf andere Fachverfahren auswirken würden. 

Auf diese Weise ermöglicht eine entsprechende Berechtigung, dass Folgevorgänge des Prozesses direkt mit durchgeführt werden. Im Gegensatz zu früher ist es inzwischen möglich, die Ummeldung online vorzunehmen. Die Sachbearbeitung übernimmt diese Änderungen und erhält direkt eine Nachricht darüber, dass die Änderungen auch für das Gewerbe der Bürgerin/des Bürgers oder das Kfz von Bedeutung sind. Mit wenigen Klicks werden auch diese Änderungen in VOIS übernommen. Aktuell erfolgt nur die Änderung des Personalausweises und Unterschriftenleistung vor Ort in der Verwaltung.


Trotz der vielen integrierten Fachverfahren kommt es vor, dass Informationen an Lösungen außerhalb von VOIS übermittelt werden müssen. In diesen Fällen können Daten weitestgehend dank OSCI-Transport sicher in andere Fachverfahren übertragen werden. Zudem stehen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung, die beispielsweise zu Wahlauswertungssoftware oder Dokumentenmanagement und Geoinformationssystemen eine Brücke schlagen.

VOIS bietet nicht nur eine Erleichterung für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, sondern auch für Führungskräfte. Denn das Programm ermöglicht es für alle Fachverfahren, Listen und Statistiken auszugeben. Nutzerinnen und Nutzer können für sie wichtige Daten in Dashboards zusammenstellen, die dann periodisch automatisch wieder erzeugt und ausgewertet werden können.

„Unser VOIS | MESO und VOIS | GESO werden zentral im ITEBO-Rechenzentrum gehostet und gepflegt. Wir fühlen uns dort sehr gut betreut. Beides waren große Änderungen für die Gemeinde Lastrup. Aber mittlerweile profitieren beide Seiten von der Arbeitserleichterung: Mitarbeitende der Verwaltung und Nutzende gleichermaßen“, sagt Marlies Heitmann von der Gemeinde Lastrup.

ITEBO unterstützt bei der Implementierung von VOIS

 Auch wenn ITEBO und HSH ihre Kunden gut kennen: Die Übertragung von Offline-Prozessen in eine digitalisierte Welt ist nicht ohne Planung möglich. Die ITEBO unterstützt Verwaltungen dabei, die Onlineprozesse zu prüfen und individuell abzustimmen

Zudem hilft die ITEBO den Kunden, alle Fachverfahren auch für Bürgerinnen und Bürger zu bündeln. Möglich wird das durch die Anbindung einer weiteren, schlagkräftigen Plattform: dem Bürgerportal OpenR@thaus. Es ist die optimale Ergänzung zu VOIS, sodass viele Fachverfahren der HSH bereits standardmäßig integriert sind. 

Dank der langjährigen Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelingen die Implementierung und Konfiguration von Schnittstellen zügig und ohne den Tagesablauf zu stören. Der Ausbau der Online-Prozesse ist zudem schrittweise möglich, um Verwaltungen nicht zu überlasten. Dank ITEBO kann das Ziel erreicht werden, die Digitalisierung der Verwaltungen intern sowie extern umzusetzen.



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