Herr Schmidt bekommt eine Push-Nachricht aufsein Smartphone: Die App seiner Stadt erinnert ihn daran, dass es Zeit ist, die Hundesteuer zu begleichen. Er identifiziert sich, indem er sich mit seinem Personalausweis einloggt und überweist mit nur einem Klick den Betrag direkt aus derApp heraus. Zugegeben: Dieses Szenario ist in einer noch unbestimmten Zukunft angesiedelt.
Neuer Personalausweis, XÖV, ePayment, OZG,Bürgerkonto, E-Rechnung und eAkte sind seit mehreren Jahren Technologien und Schlagwörter in laufenden E-Government-Projekten und den vomGesetzgeber definierten Rahmenbedingungen.Die ITEBO-Unternehmensgruppe beschäftigt sich seit nunmehr 20 Jahren mit diesen Anforderungen und stellt entsprechende Services zur Verfügung.
Abgesehen von technischen Standards, notwendigen gesetzlichen Änderungen und finanziellen Budgets sind vor allem politischer Mut und Wille sowie eine Portion Pragmatismus not-wendig, um Prozesse ganzheitlich zu denken und erfolgreich in die Praxis zu überführen.
Als echte Vorreiter für komplette elektronische Verwaltungsabläufe seien an dieser Stelle die digitale Gremienarbeit auf Basis des Sitzungsmanagements Session und das virtuelle Bauamt mit der ITeBAU-Plattform genannt. Beide Plattformen haben sich seit vielen Jahren in der Praxis bewährt und stehen für effiziente papierlose Prozesse.
E-Government verspricht zudem seit Jahren die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und die Verbesserung der Dienstleistungen für Bürge-rinnen und Bürger, Unternehmen und Behörden. Mit der Umsetzung des OZG hat sich viel getan, und es gibt zahlreiche Beispiele für gelungene Realisierungen. Neben den klassischen Antrags-verfahren stehen allerdings eine echte Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern im Rahmen von Online-Prozessen und eine ganzheitliche Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung noch aus.
Effiziente papierlose Online-Prozesse bietet seit 2016 auch das Bürgerportal OpenR@thaus. Durchdachte Prozesse und praxisrelevante Anwendungen stehen schon im Startpaket bereit. Standardisierte Schnittstellen zu Fachverfahren, Dokumentenmanagement-Systemen und Basisdienste (Servicekonten, pmPayment, BUS, Formularassistenten) ermöglichen den Ausbau. Gemeinsam mit unseren Partnern befinden sich derzeit ca. 100 Online-Prozesse für Bürgerinnen, Bürger und Verwaltungen im Echtbetrieb.
Prozesse ganzheitlich denken und erfolgreich umsetzen – profitieren Sie von der langjährigen Expertise der ITEBO
Mit dem Modul OR-Finanz in OpenR@thaus inklusive Schnitt-stellen zu Infoma newsystem und dem Dokumentenmangement-System enaio® erhalten Bürgerinnen und Bürger einen Status ihrer offenen Zahlungen sowie einen Überblick der Steuerobjekte. Neben der Änderung von Kontodaten stehen die Möglichkeit zur Online-Bezahlung von Bescheiden sowie die Einsicht in die persönliche Steuerakte zur Verfügung.
Mit VOIS (Verwalten, Organisieren, Integrieren, Systematisieren), einer Fachverfahrensplattform, die in der gesamten Verwaltung angewendet werden kann, ergeben sich neue Möglichkeiten, Verwaltungsabläufe im Bürgeramt ressourcenschonend, kundenorientiert und effizient zu organisieren. Bei einer Ummeldung im Meldewesen (VOIS | MESO) wird beispielsweise erkannt, dass die Person ein Gewerbe betreibt und die Adressänderung auch dort eingearbeitet wer-den muss. Ebenso ist die Ummeldung des Kfz oder des Führerscheins in diesem Kontext möglich.
Die Schnittstelle zwischen VOIS und OpenR@thaus verbindet die vorhandenen Basisdienste der Bundesländer: Payment, Servicekonten und Dienstleistungsbeschreibungen (BUS) mit den Online-Prozesssen im Meldeund Gewerbewesen sowie dem Führerscheinwesen. Alle Anträge werden automatisch vorausgefüllt und Quittungen in den persönlichen Postfächern der Bürger abgelegt. Durch die direkte Anbindung der Fachverfahren Meldewesen (VOIS | MESO), Gewerbewesen (VOIS | GESO) und Führerscheinwesen (VOIS | FSW) werden Adressprüfungen, Plausibilitätsprüfungen und weitere fachliche Abfragen im Online-Prozess ermöglicht. Mit dem Austausch von Statusinformationen und Nachrichten zwischen dem Bürgerportal OpenR@thaus und der VOIS-Plattform stehen neue Funktionen bereits in den Startlöchern.
Durch die Anbindung von Dokumentenmanagement-Systemen (Modul OR-DMS) erhalten Bürgerinnen und Bürger automatisch Statusmeldungen und Nachrichten bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Die Nachreichung von Unterlagen ist ebenfalls gewährleistet.
Für Dienstleistungen, die eine Präsenz in der Verwaltung erfordern, steht mit dem Modul OR-Termin die optimale Verknüpfung zwischen Online-Prozess aus dem Bürgerportal und Vereinbarung eines Präsenztermins zur Verfügung. Mit der Integration von VOISTEVIS steht derzeit eine Schnittstelle zu Terminverwaltungssystemen bereit.
Die Bauaufsicht kann mithilfe von Antragsdaten auf Basis von FormSolutions in OpenR@thaus und der Übergabe von XBAU-Nachrichten an das Baugenehmigungsverfahren und der Schnittstelle zur ITeBAU Plattform einen virtuellen Projektraum erzeugen. Dort sorgt ein bedarfsgerechtes Berechtigungskonzept dafür, dass alle Beteiligten die Informationen dieser digitalen Bauakte entsprechend ihren Rechten abrufen können. Sie können sich austauschen und aktiv am Baugenehmigungsverfahren mitwirken. Dadurch wird der gesamte Prozess beschleunigt und deutlich transparenter.
Auch bei pmOWI zeigen sich die großen Vorteile der Digitalisierung für Bürgerinnen und Bürger. Werden diese bei Verkehrsverstößen ertappt, müssen sie den Anhörungsbogen nicht mehr auf Papier ausfüllen. Mithilfe individueller Log-in-Daten ist das Ausfüllen und sichere Einreichen der erforderlichen Dokumente online möglich. Der Gang zum Briefkasten und das Porto entfallen.
Mit AutiSta (Automation im Standesamtswesen) werden sämtliche standesamtlichen Aufgaben gemäß dem Personenstandsgesetz, Personenstandsverordnung und allgemeiner Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz im Standesamt bewältigt. Mit den Online-Antragsverfahren zur Ausstellung von Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschaftsund Sterbeurkunden in OpenR@thaus sowie der Übernahme von X-Personenstandsnachrichten im Fachverfahren stehen etablierte Prozesse für Bürgerinnen, Bürger und Verwaltung zur Verfügung. Vollständig integrierte Bezahlvorgänge unterstützen die Vorgangsbearbeitung.
Eine Online-Bewerbung ist heute fast schon der Standard. Der BITE Bewerbermanager ermöglicht es Verwaltungen und Unternehmen nicht nur, einheitliche Jobanzeigen mit nur wenigen Klicks auf allen gängigen Onlineplattformen zu schalten und so einen möglichst großen Bewerberkreis zu erreichen. Außerdem können Interessenten die Bewerbung mit wenigen Barrieren übermitteln. Im Anschluss unterstützt BITE Unternehmen bei der Auswahl und der Kommunikation mit den Kandidaten.
NH-Kindergartenverwaltung SQL ist ein weiteres Beispiel, wie Verwaltungen und Bürgerinnen und Bürger durch eine ganzheitliche Denkweise bei der Digitalisierung profitieren. Denn hier ermöglicht das Online-Anmeldungsverfahren für Betreuungsplätze, dass Eltern einen Platz in der Wunscheinrichtung erhalten, und das ganz ohne großen Aufwand für Er-ziehungsberechtigte oder die Verwaltung. Anfragen und freie Plätze fließen zusammen und können so fair vergeben werden.
Ein weiterer Bereich, in dem Online-Proesse zunehmend an Bedeutung gewinnen, ist die Gehaltszustellung. Diese gelingt mit KIDICAP und dem angeschlossenen Postfach für jeden Angestellten heute datengeschützt und schneller als auf herkömmlichem Wege. Alle Informationen aus KIDICAP fließen zusammen und ermöglichen so eine zügige und korrekte Gehaltsabrechnung. Unternehmen und Verwaltungen sparen so Zeit, Porto und Druckkosten.
Der Grundstein für diese vielen Services und Leistungen ist einmal mehr ein Dokumentenmanagementsystem. Es erlaubt die revisions-sichere Speicherung von Dokumenten und den Zugriff auf angeschlossene Fachverfahren. Weil alle Daten digital vorliegen, können sie schnell geändert und verarbeitet werden und ermöglichen so erst, dass viele Prozesse heute online gestartet werden können.
Herr Schmidt bekommt eine Push-Nachricht auf sein Smartphone: Die App seiner Stadt erinnert ihn daran, dass es Zeit ist, die Hundesteuer zu begleichen. Er identifiziert sich, indem er sich mit seinem Personalausweis einloggt und überweist mit nur einem Klick den Betrag direkt aus der App heraus. Wir sind auf dem Weg und freuen uns auf die neue Online-Welt.
Ermöglicht werden viele Dienste und die beschleunigte Bearbeitung der Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern vielfach erst durch Online-Bezahl-verfahren. Durch die Anbindung der ERP-Systeme Infoma newsystem und SAP werden Zahlungen automatisch verbucht und verkürzen so die Bearbeitungszeiten in der Verwaltung. Zahlungsausfälle werden minimiert und Kosten gleichzeitig gesenkt.
Ronny Kirchner, Geschäftsbereichsleiter Digitalisierung der ITEBO-Unternehmensgruppe
Bei ITEBO wissen wir, dass Digitalisierung für Verwaltungen und Unternehmen eine große Veränderung ist, die sich jedoch lohnt. Wir unterstützen unsere Kunden mit der TOM-Methode. Wir betrachten Prozesse ganzheitlich und behalten dabei Technik, Organisation und Mensch im Blick. Unsere Kunden begleiten wir auf dem gesamten Weg von der Planung bis zur ersten Nutzung. Auch danach stehen wir mit Support und Schulungen an ihrer Seite.
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