Einführung des Chatbots „BE.RTI“ in der Gemeinde Bad Essen
Die Gemeinde Bad Essen stand vor der Herausforderung, die Qualität der Bürgerservices bei steigendem Personalbedarf aufrechtzuerhalten und einen Einstieg beim Thema KI zu finden. Nach intensiven Überlegungen entschied sich die Verwaltung, einen Chatbot mit der ITEBO einzuführen. Nach einem Brainstorming innerhalb der Gemeinde stand schnell ein passender Name fest und „BE.RTI“ wurde geboren.
Das Hauptziel war, den Bürger:innen rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen zu bieten. Um die Implementierung des Chatbots vorzubereiten, wurden folgende Personen an einen Tisch geholt:
Bürgermeister Timo Natemeyer,
IT-Verantwortlicher Michael Reschke und
Anne Schmidt, die den Chatbot pflegen wird.
Nur so können alle Anforderungen der Gemeinde Bad Essen beachtet werden. Zusammen mit den ITEBO-Experten planten sie die Einführung des Chatbots. Sie definierten klare Ziele und erstellten einen detaillierten Implementierungsplan.
Die Chatbot-Plattform verfügt sowohl über KI-gestützte Antworten als auch eine einfache Integration in vorgefertigte Datensätze anderer Kommunen. Das überzeugte die Verantwortlichen der Gemeinde Bad Essen und sie entschieden sich für diese Lösung. Anne Schmidt arbeitete eng mit den Experten der ITEBO zusammen, um den Chatbot an die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde anzupassen.
Verkürzte Reaktionszeiten und reduzierte Arbeitslast der Mitarbeitenden
Nach der erfolgreichen und schnellen Testphase von „BE.RTI“ konnte die Gemeinde Bad Essen Reaktionszeiten verkürzen und den Bürger:innen Antworten auf häufig gestellte Fragen geben – und das 24/7. Darüber hinaus wird die Gemeinde die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduzieren, da der Chatbot viele Routineanfragen automatisch bearbeitet.
„Das Projekt Chatbot mit der ITEBO lief schnell und reibungslos: Vom Angebot bis zur erfolgreichen Implementierung vergingen nur wenige Wochen. Der Wunsch, beim Thema KI zügig und einfach zu starten, ist somit gelungen. Nun gehen die Planungen zu möglichen nächsten Schritten weiter. Wir sind froh, den Anfang gemacht zu haben und empfehlen diesen einfachen Start gerne weiter“, so Anne Schmidt, Gemeinde Bad Essen.
„BE.RTI“ befindet sich aktuell noch in einer Trainingsphase: Er ist online und lernt noch sehr viel. Im Administrationsportal kann sich Anne Schmidt jede einzelne Anfrage an den Chatbot ansehen und entscheiden, ob in den Antworten etwas angepasst werden muss. Sie trainiert den BOT und stellt Antwort-Datensätze bereit. Der Chatbot wird so mit der Zeit immer besser und individueller. Aktuell stehen bereits Überlegungen an, den Chatbot als Voicebot zu erweitern. Großer Vorteil ist, dass der Voicebot bereits auf die Wissensdatenbank des Chatbots zugreift und somit keine separate Pflege benötigt.
Lesen sie mehr über den ITeBOT auf unserer Webseite:ITeBOT.
