Die Modernisierung der IT-Infrastruktur ist eine komplexe Aufgabe, die eine gründliche Analyse, die Einbeziehung aller Beteiligten und eine klare Strategie erfordert. Durch eine gezielte Herangehensweise können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Schritt halten und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.
„Unsere Office-Lizenz läuft aus!“ – Was erstmal nach einer Schreckensmeldung klingt, ist genauer betrachtet gar nicht so schlimm, benötigt jedoch zeitnah eine Lösung.
Roman Gervelmeyer
Teamleiter Cloud Technologien
Diese Anforderungen beziehen sich nicht nur auf aktuelle Softwareupdates und Sicherheits-Patches. Vielmehr gehört auch die Möglichkeit des modernen Arbeitens zu den Aufgaben der IT.
Mit Beginn der Pandemie wurde vielerorts schnell Microsoft Teams ausgerollt, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Doch oft wurde die Plattform nur für die Videotelefonie genutzt. Microsoft 365 kann viel mehr. Diese Möglichkeiten gilt es auszuschöpfen.
Aufnahme des Ist-Zustandes mit dem M365 Onboarding Workshop
Die M365-Expertinnen und -Experten der ITEBO haben einen standardisierten Ablauf entwickelt, um schneller und strukturiert auf Kundenanfragen reagieren zu können.
Im Zuge der Umstellung auf Microsoft 365 (M365) steht eine gründliche Ist-Analyse an, die mittels eines strukturierten Fragenkatalogs durchgeführt wird. Diese Analyse ist entscheidend, um die aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse genau zu erfassen.
Dabei werden Fragen zu den Oberthemen Verwaltung, Infrastruktur, Geräte, Produktivität, Performance und Sicherheit gestellt.
Hier nur ein paar Beispielfragen:
Im nächsten Schritt erfolgt die Planung des Soll-Zustandes, wobei eine klare Herangehensweise und ein detaillierter Projektplan erstellt werden.
Im Rahmen einer Innovationspräsentation werden die verschiedenen Features und Möglichkeiten von M365 vorgestellt, inklusive einer Live-Demo zur Veranschaulichung. Dabei werden auch die spezifischen Anforderungen der Kundinnen und Kunden an M365 aufgenommen und analysiert, um einen maßgeschneiderten Lösungsansatz zu entwickeln. Dazu gehört auch die Analyse der genutzten Fachverfahren und Systeme, sowie vorhandene Schnittstellen zu M365.
Ein zentraler Schwerpunkt liegt darauf, den konkreten Nutzen und die Vorteile von M365 für die Kundinnen und Kunden herauszuarbeiten. Dies beinhaltet auch die richtige Lizenzierung und die Beachtung vorhandener Lizenzen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Archivierung und die Entwicklung von Backup-Szenarien, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Hierbei werden Praxiserfahrungen anderer Kommunen berücksichtigt, um von diesen „Lessons Learned“ zu profitieren und mögliche Stolpersteine zu vermeiden.
Schließlich erfolgt ein Wrap-Up, in dem die Ergebnisse der Ist-Analyse zusammengefasst und die nächsten Schritte definiert werden. Dies umfasst auch eine klare Roadmap für die Umsetzung des M365-Projekts, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und einen maximalen Nutzen für die Kundinnen und Kunden zu erzielen.
Die Einrichtung und Konfiguration des Tenants in Microsoft 365 markiert einen wichtigen Meilenstein im Umstellungsprozess. Ein Tenant bezeichnet die gesamte IT-Umgebung einer Organisation in der Cloud. Dabei wird besonderes Augenmerk auf die nahtlose Integration der vorhandenen Identitäten aus der On-Premise-Umgebung in die Cloud gelegt, um eine Hybrid-stellung zu realisieren. Dies ermöglicht es, von den Vorteilen der Cloud-Nutzung Gebrauch zu machen, während gleichzeitig bestehende Ressourcen und Identitäten weiterhin genutzt werden können.
Bei der Konfiguration werden auch die relevanten Security- und Datenschutzeinstellungen einer Kommune berücksichtigt, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet unter anderem die Implementierung von Multi-Faktor-Authentifizierung, Zugriffskontrollen und Datenschutzrichtlinien.
Individuelle Einrichtung von M365 in Ihrer Verwaltung – M365 Startpaket „Basis“
Der Weg zum Soll-Zustand wird gemeinsam mit den Kundinnen und Kunden diskutiert und anschließend festgelegt. Außerdem verfügt jede Verwaltung über Schnittstellen zu anderen Systemen und Fachverfahren. Diese müssen schon in der Planung für den Soll-Zustand aufgenommen werden, um spätere unnötige Aufwände zu reduzieren.
An erster Position im Startpaket Microsoft 365 stehen die Einrichtung und die Konfiguration des Tenants.
Parallel dazu wird die vorhandene Exchange-Umgebung auf die Hybridstellung vorbereitet, um eine nahtlose Integration mit Exchange Online zu ermöglichen und die Kommunikation zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen sicherzustellen.
Die Einrichtung und Bereitstellung von Microsoft Teams als zentralem Kommunikations- und Kollaborationstool ist ebenfalls Teil des Umstellungsprozesses. Dies umfasst die Konfiguration von Teamstrukturen, Kanälen, Berechtigungen und Integrationen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Eine weitere wichtige Komponente ist die Migration und Einführung von modernem Geräte-Management mittels Intune. Hierbei werden die Endgeräte der Mitarbeitenden zentral verwaltet und abgesichert, inklusive des Rollouts des ITEBO-Standard-Software-Warenkorbs, um eine einheitliche und effektive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Der ITEBO-Standard-Warenkorb ist eine gemeinsam mit der Verwaltung definierte Liste von Applikationen, die auf einem Gerät installiert werden und die über ein Verteilungssystem zur Verfügung gestellt werden oder über die MDM-Verwaltung auch automatisch deinstalliert werden können. Die Verwaltung bekommt nur die Anwendungen, die sie wirklich benötigt, deswegen wird für jede Kundin und jeden Kunden ein spezifischer Warenkorb definiert.
Das Ziel der ITEBO ist, den Kundinnen und Kunden einheitliche Standardgeräte mit Standardkonfigurationen zur Verfügung zu stellen. Mit der Zero-Touch-Deployment-Strategie kann die IT-Abteilung in der Verwaltung Geräte einrichten und Apps verteilen, ohne die Geräte in der Hand haben zu müssen. Sobald ein Anwendender das Gerät beispielsweise im Homeoffice auspackt und es startet, erfolgt bestenfalls die Anmeldung mit den Anmeldedaten.
Zur Sicherstellung eines umfassenden Schutzes der IT-Infrastruktur wird auch Microsoft Defender Antivirus implementiert und konfiguriert, um proaktiv vor Bedrohungen zu schützen und Sicherheitsvorfälle zu erkennen.
Parallel erfolgt die Dokumentation aller Schritte und Konfigurationen, um transparent und nachvollziehbar vorzugehen und eine Grundlage für zukünftige Wartungs- und Optimierungsmaßnahmen zur Verfügung zu haben.
Change-Management-Methoden und die Bedeutung der Mitarbeiterbeteiligung
Veränderungen in Unternehmen erfordern eine gezielte Herangehensweise, um sie erfolgreich umzusetzen. Um Unsicherheit bei Mitarbeitenden zu verringern, müssen diese in den Change-Prozess eingebunden werden und durch klare Kommunikation und ggf. Schulungen unterstützt werden. Sie sollten verstehen, warum etwas abgelöst wird und wie es ihre Arbeit beeinflusst. Nur so können Unternehmen flexibel auf die sich ständig ändernde Geschäftswelt reagieren.
Neue Lösungen und Lizenzmodelle
Im Gegensatz zu den traditionelleren Produkten von Microsoft, bietet Microsoft 365 eine neue Lösung für Lizenzen an. Die Lizenzierung ist flexibler und bietet laufende Kosten, die je nach Bedarf skaliert werden können. Der ITEBO-Starterpaket-Workshop für M365 hilft dabei, die Möglichkeiten dieser Lösung voll auszuschöpfen.
Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft365
Roman Gervelmeyer
Teamleiter Cloud Technologien
0541 9631-322
Roman.Gervelmeyer@itebo.de
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