Aus Kundensicht

Landkreis Osnabrück

Von der Telefonanlage hin zu einem durchgängigen Modern-Workplace-Konzept

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist effektive Kommunikation für öffentliche Verwaltungen von entscheidender Bedeutung, um den Bürgerinnen und Bürgern einen reibungslosen Service zu bieten. Der Landkreis Osnabrück hat diese Notwendigkeit erkannt und hat die Strategie „Moderne Verwaltung – kurz MoVe“ ins Leben gerufen und mit der Kreispolitik als strategisches Ziel für die aktuelle Kommunalwahlperiode vereinbart.


Derzeit befinden sie sich im Rahmen dieses Gesamtziels als eine von vielen Maßnahmen in dem Gesamtpaket hin zu neuen Arbeitsformen in der Kreisverwaltung in der Evaluierung eines modernen Arbeitsplatzes. Diese strategische Entscheidung unterstreicht das Bestreben des Landkreises Modern Workplace zu implementieren, um die Effizienz seiner kommunalen Dienstleistungen zu steigern und den Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen Service zu bieten.

Kommunikationslösung gesucht, 
die modern und zukunftssicher ist

Der Landkreis Osnabrück befindet sich aktuell in der Evaluierung einer neuen Kommunikationsplattform und arbeitet bereits an der Einführung von Microsoft Phone System. Gemeinsam mit dem UCC-Team der ITEBO-Unternehmensgruppe sind folgende Themen in einer Reihe von gemeinsamen Workshops erarbeitet und in einem Konzept dokumentiert worden: 

Definition von …

  • … Ist-/ Soll-Zustand
  • … einer Nutzung von Microsoft Teams Telefonie, sowie deren Add-ons
  • … Sicherheiten und Systemredundanzen 
  • … der Einbindung der Schulen im Landkreis Osnabrück
  • … einem Lösungswarenkorb 
  • … Anwenderworkshops 
  • … einem Proof of Concept 
  • … einer Roadmap „UCC2025“ für den Landkreis Osnabrück 

Die Motivation für eine neue Kommunikationsplattform ist an der Strategie„Moderne Verwaltung – kurz MoVe“ des Landkreises Osnabrück angelehnt und verfolgt das Ziel eines modernen, intuitiven, flexiblen und ortsungebundenen Arbeitsplatzes für die Mitarbeitenden des Landkreises Osnabrück.

Das Modell basiert beim Landkreis Osnabrück auf einem „Heimathafen- Modell“, welches den Mitarbeitenden trotz flexibel wechselnden Arbeitsplätzen und einer Clean- Desk-Policy einen Bezugspunkt innerhalb der Organisation bieten soll. Zeitgleich gilt es dem Vertragsauslauf der abzulösenden Kommunikationsplattform entgegenzuwirken.

Gemeinsamer Workshop für ein abgestimmtes Konzept

Nach einer entsprechenden IST-Analyse der bestehenden Umgebung folgt der „UCC2025-Workshop“, der den Soll-Zustand näher definiert. Darin geht es nicht nur um Funktionsanforderungen, sondern auch um Redundanz- und Notfalloptionen. Anschließend ist das Soll-Konzept in Anforderungsworkshops mit Key-Usern verfeinert worden, ehe die Ergebnisse in ein fertig ausgearbeitetes Konzept münden. Dieses Konzept wird in einem Proof of Concept getestet.

Berthold Mählmann
Leiter IT-Service Landkreis Osnabrück

„Der Greenfield-Workshop der ITEBO zum Thema UCC war für den Landkreis Osnabrück eine inspirierende und wegweisende Erfahrung. Durch fundierte Expertise und strukturierte Herangehensweisen bot er uns einen klaren Fahrplan für die Implementierung einer modernen Kommunikationslösung für eine große und komplexe Kommunalverwaltung. 

Die interaktive und praxisorientierte Gestaltung des Workshops ermöglichte es uns, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die unsere Geschäftsprozesse optimieren und unsere Teamkollaboration auf ein neues Level heben werden. Eine lohnende Investition in die Zukunft unserer Organisation, die auf unsere Strategie „Moderne Verwaltung – kurz MoVe“ einzahlt.“

Maßgeschneiderte Lösung für den Landkreis Osnabrück 

​Microsoft Teams hat sich zu einer führenden Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation entwickelt. Um die Kommunikation weiter zu verbessern und die Integration von verschiedenen Kommunikationskanälen zu ermöglichen, wird das Microsoft Teams Telefonsystem integriert, um nahtlos Sprachkommunikation in die Kollaborationsplattform von Microsoft Teams einzubinden. Diese Integration ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, Anrufe zu tätigen, entgegenzunehmen und zu verwalten, während sie gleichzeitig von den Vorteilen der Microsoft Teams Umgebung profitieren.

Die cloud-basierte Architektur von Microsoft Teams Telefonsystem erfüllt mit Verschlüsselung von Signalisierung/ Sprache, SSO mit Multifaktorauthentifizierung, Security-/ Compliance-Regelwerken und einem regelmäßigen Patch-Management die hohen Sicherheitsstandards des Landkreises Osnabrück. Die Cloud-Services von Microsoft werden durch Rechenzentrumsleistungen der ITEBO-Unternehmensgruppe wie z. B. Managed-SBC, Managed-PBX und Managed-Contact-Center optimal ergänzt. Es gibt definierte Warenkörbe für den Landkreis Osnabrück und für die angebundenen Schulen im pay-per-use-Modell. Auch das Contact-Center lässt sich zukünftig um KI-Themen flexibel erweitern.


Ihr Ansprechpartner

Christian Eikens
​Servicebereichsleiter UCC

0541 9631-102
christian.eikens@itebo.de

Bots in der öffentlichen Verwaltung
Nächster Artikel

Container for the dynamic page

(Will be hidden in the published article)