UCC macht Arbeitsplätze flexibel und ortsunabhängig
Die Herausforderung im Kreis Paderborn war eine ungefähr 25 Jahre junge Telefonanlage. Sie tat ihren Dienst, das sogar sehr gut, aber es war an der Zeit, sie durch eine Lösung zu ersetzen, die den Anforderungen moderner, ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Mit diesen Anforderungen kam die Verwaltung auf die ITEBO-Unternehmensgruppe zu. Weitere Wünsche an die neue UCC-Lösung sind offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten.
Stichwort UCC (Unified Communication and Collaboration): Für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung bietet die ITEBO die offene Plattform UCC, mit integrierter Telefonie, an. Durch ein flexibles Baukastensystem sieht jeder Nutzende nur die individuell konfigurierte Benutzeroberfläche. So werden nur die Anwendungen eingebunden, die tatsächlich für die Arbeit benötigt werden. Dabei bietet die Plattform zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung.
Derzeit läuft die Phase des Proof of Concept (PoC), in der einige Arbeitsplätze schon mit den neuen Funktionen ausgestattet werden. Herr Gubko, Verantwortlicher für Telekommunikationsinfrastruktur beim Kreis Paderborn, ist über erste Ergebnisse erfreut.
Großprojekt: Telekommunikation
Herr Gubko ist maßgeblich für die Implementierung und Wartung der Netzwerkinfrastruktur, der TK-Infrastruktur sowie der Serverinfrastruktur beim Kreis Paderborn verantwortlich. Seine Aufgaben umfassen zudem die Betreuung verschiedener Systemdienste und die Sicherstellung der IT-Sicherheit.
„Während der Marktanalyse für die TK-Ausschreibung ist uns die Lösung von ITEBO positiv aufgefallen“, erklärt Herr Boxberger, der das Projekt zusammen mit Herrn Gubko von Beginn an begleitet.
Als Kriterien, die bei der Entscheidungsfindung besonders wichtig waren, nennt er:
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Die potenzielle Zusammenarbeit des aktuellen Rechenzentrums mit dem von ITEBO.
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Die Abdeckung der benötigten Funktionen und der Erhalt der bestehenden Funktionen.
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Die Finanzierbarkeit des Projekts.
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Einen modernen Kommunikations-Arbeitsplatz, der via Web von überall funktioniert.
Herausforderungen bei der Integration und Migration
Eine der zentralen Herausforderungen des Projekts ist die Integration der neuen Dienste in die bestehende Infrastruktur. Dabei geht es nicht nur um die technische Umstellung, sondern auch um die nahtlose Migration der aktuellen Anlage und die Berücksichtigung der gewachsenen Strukturen.
„Die Einbindung der einzelnen Dienste mit ihren spezifischen Möglichkeiten stellt uns vor komplexe Aufgaben“, so Herr Boxberger, der mit dem Projektmanagement sehr zufrieden ist: „Die Zusammenarbeit ist bisher hervorragend. ITEBO agiert kompetent, zuverlässig und setzt die erforderlichen Maßnahmen schnell und effizient um.”
UCC bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die bisherigen Abläufe und Arbeitsweisen der Verwaltung nachhaltig verbessern sollen:
Softphone
Software für Vermittlung
Call-Center
„Unsere offene Plattform ermöglicht, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur die Anwendungen einbindet, die für ihre jeweilige Arbeit notwendig sind. So wird der Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern auch individueller gestaltet.“
Erste Mitarbeitende nutzen die Vorteile von UCC
Während der Proof of Concept (POC) noch läuft, profitieren die ersten Mitarbeitenden bereits von der neuen Technologie. Neben Softphone sind bereits folgende Funktionen im Einsatz:
DECT-Telefonie
Rufumleitung
Voicemail
Hotline
Analyse-Tool
Chat
„Sofort sichtbar wurde die verbesserte Arbeitsweise im Desk-Sharing“, berichtet Herr Gubko. Besonders die Möglichkeit, flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen und auch vom Homeoffice aus zu arbeiten, erleichtert den Arbeitsalltag. „Die Management-Funktionen, die Vermittlung von Anrufenden und die Gruppenfunktionen erweisen sich als besonders wertvoll“, fügt er hinzu.
„Mit UCC bieten wir eine flexible Arbeitsoberfläche, die unabhängig vom Ort genutzt werden kann. Die Mitarbeitenden können mit verschiedenen Endgeräten auf ihre individuell zusammengestellten Apps zugreifen, was die ortsunabhängige Zusammenarbeit erheblich erleichtert.“
Außerdem müssen bei einer so großen Veränderung die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Denn diese haben jetzt kein Telefon mehr auf dem Schreibtisch stehen und können ihre Arbeitsprozesse komplett neu organisieren. Damit die Mitarbeitenden neue Möglichkeiten für ihre Tätigkeit erkennen und anwenden, gibt es ein umfassendes Schulungspaket, Anleitungen und auch ein Wiki.
Zukünftige Entwicklungen und Verbesserungspotenzial
Trotz der bereits sichtbaren Vorteile sieht Herr Gubko auch Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht: „Vor allem im Bereich des Contact Centers gibt es noch Spielraum für Skalierbarkeit und Effizienzsteigerungen.” Dazu steht die ITEBO direkt mit dem Fachbereich im Kontakt und berät in puncto Omni-Channel-Contact-Center.
„Unterstützung benötigen wir vor allem bei der Migration der aktuell genutzten und neu hinzukommenden Funktionen“, erklärt Herr Boxberger und hebt hervor, dass der enge Kontakt zu ITEBO eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung des Projekts ist.
„UCC ist offen für Erweiterungen und Schnittstellen, sodass eigene Applikationen sowie Drittanbieter-Software problemlos integriert werden können. Das bietet den Verwaltungen die Flexibilität, die sie benötigen, um zukünftige Anforderungen abzudecken.“
Zusätzlich könnten in Zukunft weitere Schnittstellen und Anbindungen notwendig werden, beispielsweise zu Exchange oder auch zu analoger Technik. Welche weiteren Entwicklungsschritte erforderlich sind, wird sich im Laufe des Projekts zeigen.
„Unsere nächste Herausforderung wird es sein, die Software so weiterzuent- wickeln, dass sie den Anforderungen aller Mitarbeitenden gerecht wird“, fasst Herr Gubko zusammen.
Mit der Implementierung der UCC-Lösung von ITEBO steht die Verwaltung des Kreises Paderborn vor einem bedeutenden Schritt in Richtung moderner Telekommunikation. Die ersten Erfolge im Proof of Concept und die positive Resonanz der Mitarbeitenden zeigen, dass die gewählte Lösung die Arbeitsweise der Verwaltung nachhaltig verbessern kann. Wenn die verbleibenden Anpassungen vorgenommen sind, erwartet den Kreis Paderborn eine zukunftssichere Telekommunikationsinfrastruktur, die die Effizienz der Verwaltung weiter steigert und den Mitarbeitenden eine flexible und moderne Arbeitsumgebung bietet.
„Wir wollen die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden so gestalten, dass sie ortsunabhängig und effizient arbeiten können. Unsere UCC-Plattform ist darauf ausgelegt, flexibel zu bleiben und mit den Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer zu wachsen.“ Diese Flexibilität und Zukunftssicherheit sind zentrale Aspekte, die das Projekt vorantreiben. „Mit regelmäßigen Updates und der Möglichkeit, auch zukünftige Applikationen und Schnittstellen problemlos zu integrieren, bleibt UCC immer auf dem neuesten Stand“.
Damit ist die Verwaltung des Kreis Paderborn gut gerüstet, um auch künftigen Herausforderungen in der Telekommunikation erfolgreich zu begegnen und weiterhin eine Vorreiterrolle in der digitalen Verwaltungsarbeit einzunehmen.
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