Wie Print as a Service die Erstellung von individuellen Briefen revolutioniert
Drucken, falzen, kuvertieren und frankieren – der Aufwand für einen einzelnen Brief scheint auf den ersten Blick nicht sehr hoch zu sein. Rechnet man diesen Zeitaufwand jedoch auf hundert, tausend oder zehntausend Briefe, kommt ganz schön etwas zusammen. Diese Erkenntnis erlangten auch die Digitalisierungsverantwortlichen beim Landkreis Osnabrück, wo man deshalb gemeinsam mit der ITEBO-Unternehmensgruppe das Projekt „Print as a Service“ anging.
Print as a Service: vom Erstellen über das Drucken bis zur Übergabe der Briefe an den Verteildienstleister
Print as a Service ist eine externe Dienstleistung, die den Aufwand für die interne Erstellung von Schreiben in Behörden auf ein Minimum reduziert. Das Prinzip ist einfach: In Verwaltungen werden zahlreiche individuelle Schreiben für Bürgerinnen und Bürger verfasst, beispielsweise Wohngeldbescheide, Schreiben vom Jobcenter an Arbeitssuchende, Informationsschreiben der Gesundheitsämter oder Anschreiben aus den Musik- und Volkshochschulen. Mit Print as a Service drucken die Sachbearbeitenden wie gewohnt – sie wählen lediglich am Computer einen anderen Drucker aus. Dieser prüft, ob das erstellte Dokument automatisiert verarbeitet werden kann. Mittels Absendens des Druckauftrags wird dieser in einem Verzeichnis abgelegt und wartet auf Abholung.
Zu einem bestimmten vereinbarten Zeitpunkt holt die ITEBO-Unternehmensgruppe alle abgelegten Druckaufträge elektronisch ab. Sie werden nun postalisch aufbereitet (inkl. der DV-Freimachung), gedruckt, kuvertiert und dem Verteildienstleister übergeben.
Print as a Service hat für Behörden zahlreiche Vorteile:
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Die Brieferstellung lässt sich vollständig automatisieren.
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Es fallen keine manuellen Tätigkeiten wie falzen oder kuvertieren an.
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Es lassen sich massiv Kosten für Druckerhardware und den nötigen IT-Support sowie durch die Nutzung von Portorabatten einsparen.
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Die Kosten können seitens der ITEBO abteilungsbezogen verrechnet werden.
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Die Mitarbeitenden können den Dienst völlig ortsunabhängig nutzen, im klassischen Büro ebenso wie im Homeoffice oder sogar von unterwegs aus.
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Der Druckertreiber ist intuitiv bedienbar.
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Die übermittelten Daten sind bei der ITEBO absolut sicher. Dafür sorgen verschlüsselte Datenübertragungen und die Produktion in einem durch Zutrittskontrollen gesicherten Bereich.
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Behörden leisten damit einen Beitrag zum Umweltschutz, da weniger Energie und Material verbraucht werden. Zudem reduzieren sie die Feinstaubbelastung durch Tonerstaub in den Büros.
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Nach Vereinbarung ist die taggleiche Einlieferung der Schreiben bei der Post möglich.
Die Herausforderung im Landkreis Osnabrück: Schreiben vom Gesundheitsdienst aus dem Homeoffice
Kurz vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie wurde beim Landkreis bereits der Dienst Print as a Service eingerichtet. Durch den plötzlich auftretenden akuten Bedarf konnte die Testphase übersprungen werden und der Gesundheitsdienst startete direkt mit dem Druckservice. Viele Mitarbeitende arbeiteten nun verstärkt im Homeoffice. Zugleich stieg das Aufkommen an Schreiben sehr stark an. Innerhalb kürzester Zeit sah sich die gesamte Abteilung mit zahlreichen Veränderungen konfrontiert.
Die Lösung Print as a Service wurde im Landkreis Osnabrück schnell umgesetzt. Hendrik Menkhaus vom Fachdienst Personal, Organisation und Digitalisierung erklärt: „Glücklicherweise haben wir beim Landkreis Osnabrück gute Vorarbeit geleistet und den ITEBO-Dienst Print as a Service bereits zu einem früheren Zeitpunkt umgesetzt. So konnten wir den Druckertreiber auch im Gesundheitsdienst innerhalb kurzer Zeit an den Start bringen und die Arbeit unserer Mitarbeitenden im Homeoffice deutlich effizienter gestalten.“
Die Lösung: Print as a Service im Gesundheitsdienst
Die Behörde konnte mit Print as a Service innerhalb kürzester Zeit sicherstellen, dass weit über hundert Mitarbeitende im Gesundheitsdienst täglich bis zu 3.000 Schreiben ohne Verzögerung versenden konnten.
„Im laufenden Betrieb hat sich das System als sehr stabil und störungsarm herausgestellt“, führt Hendrik Menkhaus aus. „Dank entsprechender Vereinbarungen mit der ITEBO konnten die Briefe vom Vormittag jeweils noch am selben Tag bei der Post eingeliefert werden.“
Während dieser Zeit war schnelles Handeln im Gesundheitsdienst oberstes Gebot. Mittels taggleicher Einlieferung der gefertigten Schreiben trug der Dienst zu einer reibungslosen Abwicklung der Fälle bei.
Es mussten lediglich bei den betreffenden Mitarbeitenden im Gesundheitsdienst die erforderlichen Druckertreiber installiert werden. Umfangreiche Schulungen waren dank der intuitiven Bedienung des Systems nicht notwendig. Die Standardeinstellungen (z. B. Schwarz-Weiß- oder Duplex-Druck) wurden direkt hinterlegt und mussten nur manuell geändert werden, wenn davon abgewichen werden sollte. Die meisten Mitarbeitenden konnten daher sofort mit der Nutzung des Dienstes beginnen.
Das Ergebnis: Print as a Service hat sich bewährt
Seitdem haben die Mitarbeitenden die Vorzüge des Print as a Service Dienstes schätzen gelernt und nutzen das System auch jetzt weiter, wo das Aufkommen an Schreiben wieder deutlich gesunken ist.
„Wir freuen uns, dass Print as a Service nun auch auf andere Bereiche des Landkreises Osnabrück übergreift. Die MaßArbeit, unser Jobcenter, nutzt den Dienst inzwischen ebenfalls, um Hunderte Schreiben täglich an Arbeitssuchende zu versenden, von der Termineinladung bis hin zu Bescheiden“, zeigt sich Menkhaus überzeugt. Künftig soll der Dienst auch in anderen Fachdiensten getestet werden. So interessiert sich etwa das Bauamt für die Umsetzung von Print as a Service.
Bernhard Hehmann, Servicebereichsleiter Output-Management bei der ITEBO-Unternehmensgruppe, unterstreicht: „Für die Erweiterung des Anwenderkreises können wir interessante Funktionen bereitstellen, etwa den Versand von Postzustellaufträgen oder Einschreiben für die förmliche Zustellung. Das Hinzufügen von abteilungsspezifischen Beilagen ist einfach realisierbar.“
Die Erfahrungen der Kunden zeigen: Print as a Service ist in Sachen Effizienz ein großer Fortschritt. In Zeiten, in denen es auch in öffentlichen Behörden einen hohen Bedarf an qualifiziertem Fachpersonal gibt, gilt es, die vorhandenen Kapazitäten gewinnbringend zu nutzen. Briefe von Hand zu falzen und zu kuvertieren sollte vor diesem Hintergrund möglichst bald der Vergangenheit angehören.
Lesen sie mehr über Print as a Service auf unserer Webseite:Print as a Service.
