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Change-Management für die Einführung von M365

Die Bedeutung der Beteiligung von Mitarbeitenden

Jede größere Veränderung in einer Verwaltung erfordert eine sensible Herangehensweise, um sie erfolgreich umzusetzen. Ein bedeutender Faktor sind die Menschen. Sie müssen in den Change-Prozess eingebunden und durch klare Kommunikation und Schulungen unterstützt werden. Nur so kann die Unsicherheit der Mitarbeitenden verringert werden. Sie sollten verstehen, warum etwas abgelöst wird und wie es ihre Arbeit beeinflusst. Nur so können Verwaltungen flexibel auf die sich ständig ändernde Geschäftswelt reagieren.


Wer die Einführung von M365 mit der ITEBO beginnt, kann ein umfassendes Change-Management beauftragen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für die digitale Transformation zu begeistern, zu befähigen und nachhaltig zu motivieren. In interaktiven Workshops werden gemeinsam mit Key-Usern und Führungskräften die passenden Strukturen, Prinzipien und Rollen für die Zusammenarbeit entwickelt. Die gesamte Belegschaft wird eingebunden – als aktiv Mitgestaltende. Sie sind maßgebend für die Einführung von M365.

In der Pilotphase werden mit ausgewählten Nutzergruppen die neuen Arbeitsweisen erprobt, Strukturen und Prozesse verfeinert und die Prinzipien der Zusammenarbeit festgelegt. Coaching-Sessions und kontinuierliche Unterstützung sorgen für nachhaltigen Erfolg. Pro Abteilung werden Personen bestimmt, die immer ansprechbar sind und als Impulsgeberin oder Impulsgeber für den Wandel fungieren. Awareness-Schulungen und ein Lernmanagementsystem unterstützen die fortlaufenden Schulungen der Mitarbeitenden.


Beispiel: neues 
Arbeiten durch Teams

Beispielsweise sind die Microsoft 365 Apps, im Gegensatz zu vorangegangenen Systemen, untereinander verknüpft. Das ist so auf jeden Fall neu für die alltägliche Arbeit. Hinzu kommt eine verbesserte Kommunikation: Als Beispiel muss hier unbedingt Teams genannt werden. Was als normales Telefonat startet, kann nahtlos in eine Videokonferenz übergehen, in der alle Teilnehmenden auf ein Dokument schauen können. In dieser Videokonferenz können die Bearbeitungsrechte weitergegeben werden und ein anderer Teilnehmer kann in dem geteilten Dokument etwas verändern.

Das bedeutet, jeder neue Anwendende kann durch M365 seine normalen Arbeitsprozesse verändern und sie für sich individuell optimieren. Mit gezielter Unterstützung ist das ein Vorteil für alle Mitarbeitenden und so auch für die Verwaltung und ihre Bürgerinnen und Bürger.

Was wir mitnehmen

  • ✓

    Einführung von M365 benötigt ein durchdachtes Change-Management
    (intern oder extern)

  • ✓

    Mitarbeitende sollten eingebunden werden, um sie zu befähigen, zu begeistern und nachhaltig zu motivieren

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