Ein angenehmer Nebeneffekt der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sind die Papierberge, die aus den Büros verschwinden. Dies kann jedoch nur funktionieren, wenn die Archivierung der entstehenden elektronischen Objektakten sichergestellt ist. Die Anbindung von ITeBAU an ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist deshalb unerlässlich.
Die Herausforderung: Archivierung
digitaler Dokumente nach Projektende
ITeBAU als virtuelle Schaltzentrale für alles rund um digitale Baugenehmigungsprozesse revolutioniert die Workflows in den unteren Bauaufsichtsbehörden. Damit tritt jedoch ein neues Problem auf den Plan: Während man bislang die Papierakte nach Abschluss eines Verfahrens einfach in das staubige Archiv im Keller tragen konnte, ist dies bei digitalen Akten nicht möglich. Eine revisionssichere Archivierungsmöglichkeit ist gefragt.
Viele Behörden haben zu diesem Zweck bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz. Hier können elektronische Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch wie gelangen die Informationen und Unterlagen aus dem Projektraum in ITeBAU in das DMS?
Dafür bringt die Softwarelösung Schnittstellen mit, über die sich jedes Dokumentenmanagementsystem mit ITeBAU verbinden lässt.
Der Lebenszyklus eines Dokuments:
Vom Bauantrag bis zur Archivierung
Dokumente, Unterlagen, Pläne und Berechnungen gehen durch viele Hände, bis eine Baugenehmigung erteilt werden kann. So sieht ein typischer Lebenszyklus der Informationen aus einem Baugenehmigungsverfahren aus:
Die Antragstellerin oder der Antragsteller stellt über das digitale Antragsformular einen elektronischen Bauantrag und reicht die dafür erforderlichen Unterlagen ein.
In ITeBAU wird ein Projektraum angelegt. Dieser enthält die erforderlichen Dokumente und ermöglicht sämtlichen Beteiligten (je nach vergebenen Zugriffsrechten) den Zugriff auf die revisionssicher gespeicherten Unterlagen und die Kommunikation mit weiteren Stellen.
Die Dokumente aus dem Projektraum sollten regelmäßig gesichert werden, weil es sich nicht um ein Langzeitarchiv handelt. Hierfür kommen Export-Tools zum Einsatz, die den Datenexport vollautomatisch und unbemerkt im Hintergrund vornehmen. Im gewünschten Turnus (z. B. einmal täglich) exportiert das Tool die vorhandenen Dokumente und Informationen aus ITeBAU und importiert sie in die Projektakte im DMS der Behörde.
Während der Laufzeit des Projekts sind die Dokumente parallel sowohl im Projektraum abrufbar als auch im Dokumentenmanagementsystem verfügbar.
Nach Abschluss des Bauantrags und des Projekts folgt nach einer vorgegebenen Zeit die Schließung oder Löschung des Projektraums. Die externen Beteiligten erhalten rechtzeitig eine Benachrichtigung darüber, dass sie Unterlagen bei Bedarf noch für eine überschaubare Zeitspanne selbst sichern können.
Nach Schließung des Projektraums sind die Dokumente
nur noch über das Dokumentenmanagementsystem zugänglich. Hier übergibt ITeBAU eine eindeutige Ordnerstruktur, die die spätere Auffindbarkeit der Unterlagen und revisionssichere Archivierung der Dokumente sicherstellt. Im DMS ist die dauerhafte Aufbewahrung der Bauakten sichergestellt.
Die Spiegelung der Informationen aus dem Projektraum in das DMS hat einen weiteren Vorteil: Teilweise müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Unterlagen zugreifen, die jedoch keinen direkten Zugriff auf den Projektraum oder das Fachverfahren haben. Sie können bereits während des laufenden Bauantragsverfahrens über das DMS auf die Bauakte zugreifen.
In vielen unteren Bauaufsichtsbehörden lagern noch eine Vielzahl von alten Papierakten, die aufgrund von Aufbewahrungsfristen asserviert werden müssen. Diese lassen sich im Rahmen der Scandienstleistungen der ITEBO-Unternehmensgruppe digitalisieren und ebenfalls im DMS archivieren. Dies setzt Lagerfläche frei und verbessert die Auffindbarkeit der Unterlagen. Die ITEBO verfügt über umfangreiche Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten.
Anbindung verschiedenster Dokumentenmanagementsysteme an ITeBAU
Die Ablage von Bauantragsunterlagen und die revisionssichere Archivierung in einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem ist heute ebenso wichtig wie in Zukunft. Deshalb ermöglicht ITeBAU, per Schnittstelle jedes beliebige DMS anzubinden. Da die Software stets unabhängig vom gewählten System funktioniert, ist es später auch problemlos möglich, das DMS zu wechseln.
Eines ist jedoch in jedem Fall klar: Vom Bauantrag bis hin zur Revision deckt ITeBAU den gesamten Lebenszyklus der Antragsunterlagen und Objektakten ab – und zwar revisionssicher über den ganzen Prozess hinweg. Danach findet die rechtskonforme und sichere Übertragung an das angebundene DMS statt.
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