Herausforderungen nach dem Rollout:
Akzeptanz durch Wissen
„Wie war das in der Schulung gleich nochmal? Wird schon gut gehen – Augen zu und durch!“. Fehlt es an aktuellem Wissen, kann die Fehlerhäufigkeit steigen. Im schlimmsten Fall geht das sogar so weit, dass sich die Anwenderinnen und Anwender gar nicht erst trauen, das neue Bauantragsverfahren zu nutzen und lieber wieder auf die herkömmliche Papierbearbeitung oder das vorherige System zurückgreifen.
Um den Fortschritt der Digitalisierung nicht zu gefährden, ist dieser Rückschritt unbedingt zu vermeiden. Die Herausforderung besteht nun darin, den Nutzerinnen und Nutzern von ITeBAU aktuelle Informationen so zur Verfügung zu stellen, dass sie sie im Bedarfsfall schnell finden können. Zudem benötigen sie eine Testumgebung, in der sie sich neue Funktionen sicher erarbeiten können, statt Tests im Live-System vorzunehmen. Dieser Herausforderung hat sich die ITEBO-Unternehmensgruppe angenommen, um die Kundinnen und Kunden immer optimal mit Informationen zu versorgen.
Die Schwierigkeit: Informationen
leicht auffindbar zu machen
Nutzerinnen oder Nutzer einer Software kommen früher oder später an einen Punkt, an dem sie Hilfe benötigen. Sei es bezüglich der richtigen Bedienung von ITeBAU, bei der Fehlerbehebung oder auf der Suche nach einer generellen Hilfestellung. Entscheidend ist, dass sie die benötigten Informationen schnell finden, um ihre Arbeit nahtlos fortsetzen zu können.
Früher sah die Situation jedoch häufig so aus, dass Informationen zu den jüngsten Neuerungen ihren Weg zum Kunden nicht oder nur lückenlos fanden. Vorliegende Handbücher waren mangels regelmäßiger Aktualisierung veraltet und somit nur noch bedingt hilfreich. Von neuen Features erfuhren die Anwenderinnen und Anwender eher zufällig, oder sie mussten sie in Eigeninitiative erfragen. Mit der Einführung von MeinITeBAU auf einer gesonderten, internen Website hat sich der Status quo grundlegend geändert.
Handbücher und Erklärvideos
für alle Beteiligten
Unter www.itebau.de können alle am Baugenehmigungsprozess mit ITeBAU Beteiligten hilfreiche Informationen zur Nutzung der Software abrufen.
Zu den Serviceangeboten auf der Website von ITeBAU zählen etwa:
Diese Informationen sind öffentlich zugänglich, so dass alle am Baugenehmigungsverfahren Beteiligten diese abrufen und nutzen können.
Neu hinzu kommt MeinITeBAU: Dieser interne Bereich der Website von ITeBAU richtet sich speziell an die Bedürfnisse der Angestellten in den Bauämtern. Kundinnen und Kunden können sich hier mit ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen und im Anschluss auf eine Vielzahl von hilfreichen Informationen zurückgreifen:
- Nützliche Tipps und Tricks für die alltägliche Arbeit mit der Baugenehmigung online von ITeBAU
- Neuigkeiten zu Weiterentwicklungen von ITeBAU und neuen zur Verfügung gestellten Funktionen
- Umfangreiche Handbücher für verschiedene Zielgruppen und zu bestimmten Bereichen der Anwendung von ITeBAU
- Erklärvideos, die häufig gestellte Fragen oder Probleme anschaulich Schritt für Schritt erläutern und wertvolles Hintergrundwissen vermitteln
„Viele Kundinnen und Kunden schätzen den persönlichen Kontakt zum Support sehr, ergänzend dazu sind jetzt viele Hilfestellungen auch in MeinITeBAU zu finden“, berichtet Dirk Brockmann, Teil des ITeBAU Support-Teams, aus seiner täglichen Arbeit. „Mithilfe von MeinITeBAU können sie sich künftig auch selbst behelfen und die benötigte Hilfestellung in Ruhe nachlesen.“
Zudem haben die User die Möglichkeit, sich über eine Kommentarfunktion zu bestimmten Themenbereichen und Beiträgen auszutauschen. Dies begünstigt den Austausch der Kundinnen und Kunden untereinander und stärkt somit die behördenübergreifende Zusammenarbeit. Über eine entsprechende Funktion können die Anwenderinnen und Anwender ihre Ideen in Hinblick auf die Arbeit mit ITeBAU oder Anregungen an die ITEBO-Unternehmensgruppe übermitteln. Die Kunden können so noch besser an der Weiterentwicklung von ITeBAU teilhaben, auch wiederum über den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie den Expertenteams der ITEBO.
Die vielfältigen Informationen, Anleitungen und Videotutorials beantworten die ersten Fragen. Darüber hinaus ist die Hotline werktags sehr gut erreichbar.
Praxistest von ITeBAU in
einem sicheren Umfeld:
Schulungen & Testumgebung
Die konsequente Schulung neuer Anwenderinnen und Anwender von ITeBAU ist der Schlüssel zu einer hohen Akzeptanz der neuen Lösung und der Ausschöpfung der Möglichkeiten der Software. Deshalb räumt die ITEBO-Unternehmensgruppe gemeinsam mit ihren Kunden der umfassenden Schulung einen hohen Stellenwert ein.
Bislang bestand jedoch leider keine Möglichkeit, das neu erworbene Wissen in einer Testumgebung zu testen und neue Funktionalitäten gefahrlos auszuprobieren, ohne in der Echtzeitumgebung tatsächliche Änderungen vorzunehmen. Dies kann dazu führen, dass den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der unteren Bauaufsichtsbehörden in der Startphase von ITeBAU Fehler im Produktivsystem passieren. Selbst wenn diese keine schweren Konsequenzen nach sich ziehen, sind sie unangenehm und schmälern die Akzeptanz des neuen Systems.
Auf diese Herausforderung hat die ITEBO-Unternehmensgruppe mit einem neuen Schulungskonzept reagiert und wird künftig einen noch höheren Praxisanteil in ihre Schulungen integrieren. Diese sollen nun einen Übungsteil umfassen, in dem die Schulungsteilnehmerinnen und -teilnehmer in Ruhe mit einer Testumgebung arbeiten und sich am praktischen Beispiel mit den Programmbestandteilen und Abläufen des Online-Baugenehmigungsverfahrens auseinandersetzen können. Dies erlaubt ihnen, das erworbene Wissen direkt anzuwenden und es zu festigen. Zudem gewinnen sie an Sicherheit für die Arbeit mit dem Live-System und bauen Bedenken und Ängste ab.
Um das Wissen der Anwenderinnen und Anwender zu den Funktionen von ITeBAU
nachhaltig zu verankern, bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe zusätzlich allgemeine Live-Online-Schulungen zu wechselnden Themen auf der Website an. Diese richten sich insbesondere an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die initialen Schulungen nicht besuchen konnten. Zudem gibt es Möglichkeiten des Austauschs wie das ITeBAU-Forum, in dem zahlreiche Vorträge zu aktuellen Neuerungen im Bereich des digitalen Baugenehmigungsverfahrens und viele weitere Informationen zur Verfügung gestellt werden.
ITEBO-Unternehmensgruppe:
Wo Service großgeschrieben wird
Die ITEBO-Unternehmensgruppe steht für Service aus einer Hand. Neben der Softwareumgebung liefert der Dienstleister die gesamte Infrastruktur und die Beratung im Prozess der digitalen Transformation der Baubehörden gleich mit. Ein wichtiger Teil dieses Gesamtpakets ist der von den Kundinnen und Kunden immer wieder positiv bewertete Support.
Doch darauf ruht sich die ITEBO-Unternehmensgruppe nicht aus. Die Expertinnen und Experten streben danach, den Support und Service immer weiter zu verbessern. Experten streben danach, den Support und Service immer weiter zu verbessern.
Thea Zimmermann
Mitarbeiterin im Servicebereich Bürgermanagement
„Mit der Schaffung einer Testumgebung, zusätzlichen Schulungen und dem internen MeinITeBAU-Bereich konnten viele explizite Wünsche unserer Kundinnen und Kunden umgesetzt werden.“
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