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Von Haus aus

Der Gemeinsame Weg 
​zum modernen kommunalen Arbeitsplatz


Nele M. liebt ihren Job als Verwaltungsmitarbeiterin, aber im Arbeitsalltag gehen ihr viele Kleinigkeiten auf die Nerven. Welche genau das sind und wie die ITEBO-Unternehmensgruppe ihr den Arbeitsalltag erleichtern kann, erfahren Sie hier.

Nele M. wechselt ihre Passwörter gemäß den Sicherheitsrichtlinien regelmäßig. Doch fast jedes Tool an ihrem Arbeitsplatz braucht einen eigenen Login. Für Nele M. ist es deswegen schwer, sich alle Passwörter zu merken und sie sicher aufzubewahren. 

Richtig ärgerlich ist für sie jedoch, wenn sie die Übersicht über die aktuelle Dateiversion verliert, wenn sie und ihr Kollege Gerrit K. am gleichen Dokument arbeiten und sie sich die unterschiedlichen Versionen hin und herschicken. Das frisst unnötige Zeit, Nerven und Kapazitäten, die sie gerne für andere Aufgaben aufwenden würde. Sie würde sich eine Möglichkeit wünschen, strukturierter gemeinsam an Themen und Dokumenten zu arbeiten und nicht nur per Telefon und E-Mail. Optimal fände sie es zudem, wenn Neuigkeiten und Informationen den direkten Weg zu ihr fänden und sie nicht immer die Informationen aus Flurfunk und „Stiller Post“ mühsam auf ihren Wahrheitsgehalt prüfen müsste. 

Außerdem ärgert sie sich über die vielen Sicherheitslücken, die sie alltäglich wahrnimmt. Sie weiß genau, dass Schatten-IT viele Risiken birgt. Die WhatsApp-Gruppe, in der auch vertrauliche arbeitsrelevante Themen besprochen werden; die privaten Tablets, die unterwegs zum Arbeitsgerät werden – Nele M. wartet nur darauf, dass Datenabfluss oder Malware-Angriffe zu einem echten Problem werden. Sie weiß, welchen Schaden Cyberkriminelle in der Nachbargemeinde anrichten konnten.

Schrittweise Entwicklung verhindert ganzheitlichen Ansatz

Warum diese Probleme existieren versteht Nele M. auch deswegen, weil ihre Ursachen immer noch wirken: Wenn Angestellte vor einer neuen Aufgabe stehen, sorgen sie und Ihre Vorgesetzen für eine möglichst unkomplizierte Lösung. Die Konsequenzen auf das ganze System zu überblicken oder möglichen Schäden vorherzusehen, ist für Sachbearbeitende oder Führungskräfte, die ein konkretes Problem lösen möchten, unmöglich. Dadurch entsteht ein Wildwuchs an unterschiedlichen Lösungen. 

Die Umgebung ist also historisch gewachsen und nicht einheitlich und standardisiert. Das verhindert den fokussierten Einsatz von Ressourcen und behindert mögliche Synergien. Dadurch stagnieren Wartung und Weiterentwicklungen und es ist unmöglich, Reserven zu bilden. Und manchmal fehlt es schlicht am Mut, neue Wege einzuschlagen. Deswegen fehlen vor allem digitale Kollaborationsstrukturen, obwohl gerade das Homeoffice diese unbedingt erforderlich macht.

Menschenorientiertes Changemanagement ermöglicht den Wandel

Der Weg zum modernen kommunalen Arbeitsplatz bietet die Chance, viele der kleinen Hindernisse abzubauen, die im Alltag einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebung im Weg stehen. Die ITEBO-Unternehmensgruppe verfolgt bei der Umsetzung das Changemanagement nach Prosci, weil dort der Mensch im Mittelpunkt steht, der bei anderen Ansätzen häufig vergessen wird. 

Dabei sind die Mitarbeitenden die wichtigsten Faktoren bei größeren Veränderungen. Sie werden bewusst ganzheitlich mitgenommen. Dazu zählt auch, dass ihre zahlreichen Fragen vor der Einführung eines neues Produktes oder Tools beantwortet werden. Denn viele sind sehr daran interessiert, warum der Change notwendig ist und warum er jetzt so relevant geworden ist. Sie wollen wissen, was dadurch verbessert wird und was passieren würde, wenn er ausbleibt. Sie interessieren sich dafür, wie er die Organisation und die eigene Arbeit und den Arbeitsalltag beeinflussen wird, ob er mit den Visionen der Organisation übereinstimmt und wie sie persönlich davon profitieren.


Wer Dinge zum besseren verändern möchte, muss effektiv kommunizieren und alle Fragen der Mitarbeitenden beantworten. Möglich wird dies auch durch Coaching und Sponsoring für Führungskräfte und einem leichten Zugang zu Geschäftsinformationen wie Unternehmenszielen. Für viele Mitarbeitende ist es zudem wichtig, dass sie auf ihrem Wissensniveau so geschult werden, dass sie die Vorteile erkennen. Deswegen ist es hilfreich, anhand neuer Technologien Arbeitsweisen zu implementieren, die Angestellte wirklich weiterbringen und stärken.

Sichere Transformation: Mitarbeitende einbinden

Der Weg zum modernen kommunalen Arbeitsplatz ist nicht zuletzt ein Weg zum sicheren kommunalen Arbeitsplatz. Denn Kommunen brauchen eine moderne, in sich geschlossene und umfassende Sicherheitsstrategie. Weil der Faktor Mensch der häufigste Angriffspunkt und das größte Sicherheitsrisiko ist, müssen Mitarbeitende vollumfänglich in die Sicherheitsstrategie eingebunden und geschult werden. Nur dann, wenn Mitarbeitende die Risiken verstehen und befähigt sind, sie zu vermeiden, können Verwaltungen IT-Sicherheit und Datenschutz gewährleisten.

Zusätzlich trägt die Verwaltungsleitung maßgeblich zum Gelingen der Transformation bei. Denn ihre Unterstützung ist wesentlich für eine Weiterentwicklung. Kurze Entscheidungswege und die Bereitschaft zur stetigen Verbesserung und Optimierung sind wichtige Grundpfeiler.




Microsoft 365 ermöglicht Arbeitsbedingungen der Zukunft

Doch wie kann ein moderner kommunaler Arbeitsplatz in der Praxis aussehen? Die ITEBO-Unternehmensgruppe setzt auf Microsoft 365, weil es optimale Bedingungen für eine moderne Arbeitsumgebung liefert. Die Lösung besteht aus diversen Apps, darunter etwa die Microsoft Office-Anwendungen, die viele schon kennen. Allerdings ist der Funktionsumfang deutlich erweitert. 

So kann Nele M. jetzt ihren Kollegen Gerrit K. einfach über Microsoft Teams zu einem Meeting einladen. Währenddessen kann sie ihren Bildschirm teilen und so ihre Erklärungen visuell unterstützen. Natürlich können Gerrit K. und sie auch weitere Personen zu dieser Besprechung einladen. Über Microsoft 365 kann Nele M. sich in all ihre Tools einloggen, ohne sich für jedes ein eigenes Passwort merken zu müssen. Dafür muss sie sich dank Single Sign On in vielen Fällen sogar nicht mehr explizit anmelden. Die erste Anmeldung am Gerät reicht dann für den gesamten Tag aus. 

Dank der zahlreichen Tools und Funktionen sinkt zudem das Risiko für Schatten-IT. Administratoren haben sogar die Möglichkeit, Schatten-IT zu identifizieren und Datenabflüsse zu unterbinden, sollten sie doch einmal zustande kommen. Die persönliche Produktivität steigt durch Funktionen des Arbeitsmanagement mit Aufgabenlisten und vielen weiteren sinnvollen Werkzeugen weiter. Ebenso unterstützen der persönliche Dateispeicher, die Geräte- und Anwendungsverwaltung, Formulare und viele andere Funktionen ein effektiveres Arbeiten.

Neuartige Sicherheitsfeatures tragen ortsunabhängiger Arbeit Rechnung

Zudem verfügt Microsoft 365 über viele wichtige Sicherheitsfeatures. So bietet der Bedrohungsschutz wichtige Maßnahmen, um Identitätsdiebstahl zu verhindern und Angriffe auf die lokale und cloudbasierte Umgebung zu erkennen. Der Informationsschutz ermöglicht es, vertrauliche Daten auch außerhalb des Verwaltungsgebäudes zu schützen und die Übertragung und Freigabe sicher zu nutzen. Die Nutzung jeder einzelnen Datei kann dabei kontrolliert werden. Die Compliance-Verwaltung bewertet Risiken, kontrolliert vertrauliche Daten und hilft bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. 

Zero Trust als neuartiges Sicherheitsmodell ermöglicht, hybride Arbeitsplätze inklusive Geräten, Anwendungen, Nutzerinnen und Nutzer und Daten an jedem Ort zu schützen. Verwaltungen können mit den Microsoft-Produkten Sicherheitslücken schließen und die Ausbreitung von Angriffen verhindern. Dadurch wird produktives und sicheres Arbeiten zeitund ortsunabhängig. Dafür geht Zero Trust immer davon aus, dass jede Anforderung ein Sicherheitsrisiko ist und überprüft werden muss – egal ob sie vom eigenen Unternehmensnetzwerk eingeht oder von außerhalb. Erst nach einer bestandenen Kontrolle durch moderne Technologien wird der Zugriff erlaubt.

Cloud als grundlegende Technologie für moderne Arbeitsplätze

Die Grundlage des modernen kommunalen Arbeitsplatzes ist die Cloud. Das damit einhergehende modernisierte IT-Management hat für Nele M.s Kommune viele Vorteile. Sie erhöht die Sicherheit und ermöglicht zugleich viele neue Kollaborationsmöglichkeiten. Durch Controllingund Monitoring lassen sich Sicherheitsrisiken und Bedarfe besser erkennen. Für Kommunen sind die Kosten flexibler, planbar und vor allem viel leichter skalierbar. Daten und Schnittstellen sind konsistent und der Einsatz von Fremdressourcen ist sicher und leichter.


Auch im Arbeitsalltag zeigen sich die Stärken deutlich. So können viele Unternehmen bessere Produkte und Services nutzen, weil Neuentwicklungen schneller und unkomplizierter genutzt werden können. Die Reaktionszeiten und die Kommunikation werden verbessert. Die Arbeitsweise ist durch die Cloud moderner, flexibler und auch vereinfacht. Es gelingt zudem häufig, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Mitarbeitende durch Automatisierung zu entlasten. All das führt zu einem höheren Nutzen und mehr Zufriedenheit bei den Angestellten. 

Der Weg zum modernen kommunalen Arbeitsplatz lohnt sich also. Die größten Vorteile sind der Sicherheitsgewinn und die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben effizient umzusetzen. Mitarbeitende wie Nele M. können besser mit ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten und sind deutlich zufriedener.

Servicebereich Datenschutz und IT-Sicherheit

E-Mail-Adresse: ​dsb@itebo.de

Tel.: 0541 9631 - 222

Der Einsatz von Cloud-Lösungen wird in unserer digitalen Welt zunehmend zur Normalität. Auch Kommunen und Kirchen möchten sich vermehrt mit neuen Technologien zukunftsorientiert aufstellen.

In diesem Zusammenhang ist es ausgesprochen wichtig, dass vor, während und nach der Implementierung von Cloud-Lösungen auch datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden. Insbesondere Themen wie Auftragsverarbeitung und Datentransfer in Drittstaaten spielen hierbei regelmäßig eine große Rolle. In vielen Fällen erfordert der Einsatz von Cloud Lösungen die Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten. Primär sollen hierdurch Risiken erkannt und verschiedenartige Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden. 

Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen angemessen zu begegnen, sollte der betriebliche Datenschutzbeauftragte dringend in den Implementierungsprozess einbezogen werden. Für weitere Informationen und mögliche Unterstützungsleistungen steht Ihnen unser Servicebereich Datenschutz und IT-Sicherheit gerne zur Verfügung.

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