Gewerbevorgänge und das
Once-Only-Prinzip
Eine gewerbetreibende Einzelunternehmerin oder ein gewerbetreibender Einzelunternehmer zieht privat um. Ändert sich damit auch die Betriebsstätte des Gewerbes, muss dies im Gewerbeamt gemeldet werden. Mehr noch: Zieht sie oder er aus einer anderen Gemeinde zu, wäre eine Mitteilung und Datenbereitstellung aus den Behörden des vorherigen Wohn- und Betriebsorts im Querschnitt der Melde- und Gewerbewesensvorgänge sehr hilfreich.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) brachte den Zug ins Rollen, der jetzt kaum noch zu bremsen ist. Die deutsche Verwaltung soll digital werden und dabei mit einem modernen Bürgerservice die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger in den Mittelpunkt stellen. Eine große Rolle spielt dabei das sogenannte Once-Only- Prinzip.
Angestrebt wird, anstatt bei jedem Antrag aufs Neue dieselben Informationen einzureichen, diese nur einmal abgeben zu müssen. Die Daten müssen somit für die nächsten Anträge und Folgevorgänge verfügbar gemacht werden. Diese Anforderung wird jedoch nicht nur durch den Einsatz weitgehend fachverfahrensorientierter Software-Anwendungen und getrennte Datenpools deutlich erschwert.
Was ausgerichtet auf die Perspektive der Bürgerinnen und Bürger beginnt, hat immense Auswirkungen auf dahinterstehende Prozesse auf den verschiedenen Ebenen – nicht nur in den vielfältigen Fragen zur Datenhaltung und -übermittlung, sondern auch zum Beispiel bei den Arbeitsprozessen in jeder einzelnen Behörde.
Lücke schließen und Potenzial nutzen
Die technologischen Möglichkeiten der Digitalisierung in der Verwaltung erleben aktuell einen gewaltigen Fortschritt. Unter Hochdruck arbeiten Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler daran, sie an die Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger anzupassen, die Bearbeitungsprozesse in der Verwaltung effizient abzubilden und dabei immer aktuell die Entwicklungen der rechtlichen Anforderungen und Standards zu erfüllen.
Mit Blick auf die Geschwindigkeit der Entwicklung sollten die deutschen Gewerbeämter spätestens jetzt aktiv werden, nicht nur dem geforderten Status quo zu entsprechen, sondern sich auch mit den Zukunftsperspektiven auseinanderzusetzen. Das braucht zukunftsfähige Lösungsplattformen, die auf technologisch tragfähigen Konzepten beruhen. Hinzu kommt, dass sich mit digitalen Lösungen ein enormes Optimierungspotenzial nutzen lässt. Konkret angepasste Softwarelösungen ermöglichen effiziente, zeitgemäße und medienbruchfreie Bearbeitungsprozesse, sichern mit Standardisierungen ein hohes Maß an Arbeitsqualität und bilden die Basis für moderne Arbeitsbedingungen.
VOIS | GESO: Lösung für die Digitalisierung im Gewerbewesen
Die modular aufgebaute VOIS-Plattform erlaubt die Digitalisierung in öffentlichen Behörden mit zentral nutzbaren Basiskomponenten. VOIS | GESO ist das Fachverfahren, mit dem Gewerbeämter die Bearbeitung von Gewerbe- und Erlaubnisvorgängen technologisch umsetzen.
Das Modul VOIS | GESO für das Gewerbe- und Erlaubniswesen des Ordnungsamts bietet eine große Funktionsvielfalt:
Online-Portal: Bürgerinnen und Bürger ebenso wie Unternehmen können Vorgänge über ONLINE | Gewerbe, die Online-Portallösung von VOIS | GESO, beantragen, beispielsweise Gewerbemeldungen, die Einholung von Gewerbeauskünften oder die Antragstellung für bestimmte Erlaubnisse.
Informationen: VOIS | GESO stellt Informationen mit nur wenigen Mausklicks bereit. So lassen sich etwa Daten zu Gewerbetreibenden und Betrieben abrufen und Gewerbeauskünfte erstellen.
Anbindung: VOIS | GESO in Kombination mit dem Modul VOIS | GEKA (Gebührenkasse) kann komplette Prozesse im Bereich des Gewerbewesens und der Erlaubnisse inklusive der Entrichtung der Gebühren über die Anbindung externer E-Payment-Verfahren abwickeln.
Basisdienste: Herzstück von VOIS | GESO sind die Basiskomponenten, die modulübergreifend in der VOIS-Plattform zur Verfügung stehen. So lassen sich Dokumente zentral in der VOIS-eAkte ablegen, Daten sicher übermitteln und Vorgänge eng verzahnt mit anderen Fachverfahren bearbeiten. Auch eine Aufgabenverwaltung mit eigener Nachverfolgung gehört zu den Basiskomponenten von VOIS.
Unterstützung: Die Anwenderinnen und Anwender von VOIS | GESO profitieren von der benutzerfreundlichen Oberfläche, die sich stark an den praktischen Arbeitsabläufen in den Gewerbeämtern orientiert – nach dem Prinzip der Einfachheit. Intelligente Assistenten, Textbausteine und Plausibilitätsprüfungen unterstützen bei der Erfassung von Vorgängen, der Minimierung von Fehlern und der Zeiteinsparung.
Neuer Übermittlungsstandard XGewerbeordnung
ab 1. Mai 2024
Mit dem Gesetz zur Änderung der Gewerbeordnung und anderer Gesetze vom 9. November 2022 wurden Änderungen für das Gewerbewesen beschlossen. Insbesondere gibt es nach § 14 GewO weitere empfangsberechtigte Stellen für Gewerbeanzeigen sowie erweiterte Mitteilungspflichten der Finanzbehörden gegenüber den Gewerbebehörden. Neuerdings ist unter anderem auch die Namensänderung einer gewerbetreibenden Person anzeigepflichtig und erfordert eine Gewerbeummeldung (§ 14 Absatz 1 Satz 2 Nr. 2a GewO). In der Folge wurden ebenfalls in der Gewerbeanzeigeverordnung (GewAnzV) entsprechende regelnde Anpassungen vorgenommen. Die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Finanzämter, die Ausländerbehörden und die Erlaubnisbehörden der Gewerbeordnung sind nach § 3 GewAnzV für Daten aus der Gewerbeanzeige nun empfangsberechtigt.
Der Standard XGewerbeordnung wiederum regelt die allgemeinen elektronischen Datenübermittlungen im Rahmen der Gewerbeordnung. Die Version XGewerbeordnung 1.2 wurde im August 2023 veröffentlicht und gilt ab dem 1. Mai 2024. Damit lassen sich bereits übermittelte Gewerbemeldungen innerhalb eines Zeitraums stornieren oder mit einer nachträglichen Meldung korrigierend ersetzen. In Abgrenzung zum Korrekturmechanismus wurde für nicht meldepflichtige Aktualisierungen von Daten eines Gewerbebetriebs der vorherige Meldungstyp „Berichtung“ in „Datenaktualisierung“ umbenannt.
Für die Nutzung ab November 2024 steht bereits die Version XGewerbeordnung 1.3 in den Startlöchern.
Carsten Weise
Teamleiter VOIS
Carsten Weise, Teamleiter VOIS bei der ITEBO-Unternehmensgruppe, erklärt: „Wir beobachten in der Praxis, dass unsere Kundinnen und Kunden nach der Integration des ersten Moduls offen für den Einsatz weiterer Module sind. Gerade kleinere Programmbereiche kommen zum Einsatz, um das Potenzial der VOIS-Plattform weiter auszuschöpfen.“
Projekt-Einblicke: Migration des Gewerbeverfahrens
Sie schaffen mit Einführung der VOIS-Plattform die Basis für spätere Erweiterungen. Wurde also VOIS | MESO bereits erfolgreich eingeführt, ist es umso einfacher, das Modul VOIS | GESO darauf aufbauend zu ergänzen und den Zeitaufwand für die Umstellung entsprechend gering zu halten.
Test-Migrationen geben Aufschluss über den Umfang notwendiger Datenkorrekturen.
Sind diese abgearbeitet, lassen sich die Daten reibungslos in VOIS | GESO überführen.
Die Verwaltung wirkt bei notwendigen Einstellungen mit, übermittelt Vorlagen und trifft Definitionen.
Die Schulungsbedarfe richten sich nach dem Anwendungsumfang, gegebenenfalls bieten sich Schließungszeiten an. Datenbestands- abweichungen werden nacherfasst.
Eine Vielzahl von Gewerbe-Fachverfahren lässt sich in die VOIS-Plattform migrieren, zum Beispiel:
Der ganzheitliche Service der ITEBO-Unternehmensgruppe bietet zahlreiche Verzahnungsmöglichkeiten, von der reibungslosen Einführung über den störungsarmen und sicheren Betrieb bis hin zur Anbindung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und des Online-Service-Portals OpenR@thaus.
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