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Gezielte Einarbeitung in VOIS

Exklusive Lern-Service-Angebote der ITEBO in VOIS

Zwei der häufigsten Gründe für das Scheitern von IT-Projekten sind mangelnde Akzeptanz und nicht ausreichende Nutzung der Funktionen seitens der Anwenderinnen und Anwender. Auch bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist dies natürlich ein Thema. Konsequente Schulungs- und Serviceangebote sind ein unabdingbarer Faktor für die erfolgreiche Einführung und den Ausbau digitalisierter und bürgernaher Prozesse. Die ITEBO-Unternehmensgruppe stellt deshalb exklusiv für Kundinnen und Kunden an die Bedürfnisse der Lernenden angepasste Lern-Service-Angebote rund um die VOIS-Plattform zur Verfügung.

Informations- und Schulungsangebot: Gelingende Einarbeitung als Erfolgsfaktor

Die VOIS-Plattform entwickelt sich in rasendem Tempo weiter. Nach und nach werden weitere Fachverfahren entwickelt und angebunden. Die Software orientiert sich eng an den behördeninternen Prozessen und ist somit insgesamt intuitiv zu bedienen. Dennoch ist sie nicht vollständig selbsterklärend.

So ist es für Anwenderinnen und Anwender oft schwierig, sich aus der Alltagspraxis heraus mit neuen Funktionen einer Software-Anwendung zu beschäftigen.

Die Details der Einstiegsschulung verankern sich durch die schnelle und regelmäßige Nutzung, aber das Wissen um besondere, nicht häufig benötigte Funktionen verblasst. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nach der Einführung der Software dazukommen, fehlen oft die Grundlagenschulungen. Sie arbeiten sich anhand von Einweisungen der Kolleginnen und Kollegen mehr oder weniger in Eigenregie ein.

Moderne und digitale Lernformate sind gefragt

Kontinuierliche Schulungen und eine gute Dokumentation sind aber unerlässlich, um die Funktionsvielfalt vollständig zu nutzen und die Vorteile der VOIS-Produkte erfolgreich in der Verwaltung zu etablieren.

Synchrone Präsenzschulungen und gedruckte Handbücher oder Online-Hilfen haben zwar nach wie vor ihre Daseinsberechtigung, werden durch die ITEBO nun jedoch um moderne Informationsquellen ergänzt.

Die Erfahrung zeigt, dass die Anwenderinnen und Anwender in Form von Videos und weiteren digitalen Formaten dargestellte Informationen erwarten. Diese kommen ihren Anforderungen und ihrem persönlichen Lernverhalten entgegen. Diese asynchrone Methode hat gleich mehrere positive Auswirkungen:

Die Lerninhalte stehen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. So können auch MitarbeiterInnen die Software erlernen, die in Teilzeit arbeiten und an ganztätigen Präsenzschulungen nur schwer teilnehmen können.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können das Material durcharbeiten und sich so auch nach der erfolgreichen Einführung fundiert einarbeiten.

Ein interner Wechsel von MitarbeiterInnen zwischen den Abteilungen der Behörde wird vereinfacht (z. B. vom Einwohner- meldeamt zum Gewerbeamt).

Erfahrene Anwenderinnen und Anwender können bei Fragen oder Problemen kurzerhand zur Nutzung bestimmter Funktionen recherchieren.

Die Beschäftigten können sich Funktionen, die bislang noch nicht genutzt wurden, anhand von Videos oder digitalen Lernformaten selbst erarbeiten.

Dank der umfangreichen Informations- und Schulungsangebote wird die Behörde als moderner Arbeitgeber wahrgenommen.

Langfristig gesehen wird es zu einer besseren Strukturierung von Arbeitsabläufen durch erweitertes Wissen um Funktionen führen sowie zu einer geringeren Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung von Vorgängen. Das wiederum zieht eine bessere Datenqualität nach sich.

Die Lösung: Die Lern-Service- Angebote von ITEBO

Die Expertinnen und Experten der ITEBO-Unternehmensgruppe wissen um die Herausforderungen beim Erlernen der VOIS-Plattform und haben darauf reagiert. Deshalb wird der IT-Dienstleister in den kommenden Monaten daran arbeiten, verschiedene Arten von Informationsquellen zu erstellen, zu testen und den Kundinnen und Kunden nach und nach zur Verfügung zu stellen.

Ziel ist es, den Anwenderinnen und Anwendern Lern-Service-Angebote zum zeit- und ortsunabhängigen Lernen anzubieten, mit denen sie ihren Lernprozess individuell gestalten können. Mögliche Formate sind etwa Lernvideos, strukturierte Online-Lernkurse und Online-Handbücher, die die Nutzerinnen und Nutzer ganz nach ihren Bedürfnissen verwenden können, ob als vollständiger Einführungskurs für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zur Vertiefung einzelner Themen bei erfahrenen Anwenderinnen und Anwendern oder zur Lösung eines bestehenden Problems.

Ebenso können sich die Inhalte abgegrenzt nach Zielgruppen speziell an Personen richten, die Administrationsrechte besitzen und sich somit auch in anderen Programmbereichen bewegen. Die Lernmaterialien sind didaktisch aufbereitet, abwechslungsreich und bedienen sich moderner Lernmethoden. Im Fokus steht dabei, Möglichkeiten für das kontinuierliche Neu- und Dazulernen zu schaffen, die die Kundinnen und Kunden während der gesamten Verwendungsdauer von VOIS nutzen können.

Gegenseitig voneinander profitieren: Systematischer Ausbau des Know-hows

Die entstehenden Lern-Service-Angebote für VOIS sollen nicht in Stein gemeißelt sein. Vielmehr will die ITEBO-Unternehmensgruppe diese sukzessive erweitern. Täglich kommen im Umgang mit den Kundinnen und Kunden neue Fragen auf und es entsteht Wissen. Damit dieses nicht in Vergessenheit gerät, werden solche neuen Inhalte künftig in die Dokumentation und Lernunterlagen aufgenommen, sodass auch andere Anwenderinnen und Anwender davon profitieren können.

Hat etwa eine Kundin oder ein Kunde eine Frage zur Umsetzung eines Sonderfalls in einem Modul, profitieren künftig auch andere Kommunen von der Antwort. Diese Lern-Service-Angebote stehen exklusiv VOIS-KundInnen der ITEBO-Unternehmensgruppe zur Verfügung, um sie optimal bei der Integration der VOIS-Plattform in ihren Alltag und der Einarbeitung neuer und erfahrener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen.

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