Aufholbedarf der Kommunen in Sachen Digitalisierung
Das Onlinezugangsgesetz setzt Kommunen unter erheblichen Druck. Bereits bis zum Ende des Jahres 2022 sollte ein umfangreicher Katalog an Leistungen als digitale Online-Lösung angeboten werden, um den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service zu bieten und behördenintern effizienter arbeiten zu können.
Dieses Ziel wurde in den meisten Kommunen verfehlt. Die Gründe dafür sind vielfältig. Knappe öffentliche Haushalte, die oftmals veraltete IT-Infrastruktur mit Sicherheitslücken, der Fachkräftemangel im IT-Bereich und komplexe gesetzliche Vorgaben spielen dabei ebenso eine Rolle wie die Kosten für die Anschaffung und Wartung moderner IT-Systeme und die Vorbehalte vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung gegenüber der Veränderung altgedienter Prozesse.
Die Lösung: Prozesse nach und nach digitalisieren
Werden Digitalisierungsprojekte zu umfangreich, drohen sie, zu versanden. Die anfängliche Motivation lässt schnell nach, die Kapazitäten reichen nicht für die Umsetzung, und so verschwinden Konzepte in der Praxis häufig in irgendeiner Schublade. Ein anderes Konzept verfolgt die VOIS-Plattform. Im ersten Schritt reicht es, die VOIS-Plattform und eines der umfangreicheren Module wie etwa das Meldewesen (VOIS | MESO) einzuführen.
Ist diese Grundlage erst einmal geschaffen, können die Kommunen einen Prozess nach dem anderen digitalisieren. Die Vorgehensweise mit kleinen Schritten ist Erfolg versprechend und hilft, in Sachen Digitalisierung dauerhaft bei der Sache zu bleiben.
Carsten Weise
Teamleiter VOIS
„Die digitale Transformation ist ein Marathon und kein Sprint. In einer Hauruckaktion mit enormem Aufwand alles auf einmal umzustellen, ist nicht sinnvoll. Dabei bleibt die Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Strecke“, erklärt Carsten Weise, Teamleiter VOIS.
„Das schrittweise Vorgehen besteht aus einer Vielzahl kleiner Teilprojekte, die sich zügig umsetzen lassen. Bei kleineren Veränderungen ist die Akzeptanz höher und die Änderungen lassen sich leichter in den Alltag übernehmen.“
Die VOIS-Plattform ermöglicht Kommunen genau das: Sie können nach und nach jene Prozesse digitalisieren, die für sie das größte Potenzial aufweisen, ohne den gesamten Aufwand für die Einführung des Systems noch einmal durchlaufen zu müssen.
Alle VOIS-Module im Überblick
In allen Modulen stehen dieselben Basisfunktionen zur Verfügung. Zudem können sie untereinander Daten austauschen und so etwa Daten aus dem Meldewesen für Anträge verwenden. Aktuell umfasst der VOIS-Kosmos 22 angebundene Fachverfahren, die Kommunen im Baukastenprinzip ganz nach ihrem Bedarf nutzen können.
Erweiterung des Funktionsumfangs der VOIS-Plattform mit weiteren Modulen
Mehr als 20 Module erweitern inzwischen die VOIS-Plattform, um Prozesse in verschiedensten Bereichen der kommunalen Verwaltung zu digitalisieren und zu automatisieren. Teilweise lassen sich die Module sogar fachverfahrens- übergreifend einsetzen. Zur Auswahl stehen unter anderem die folgenden Module:
VOIS | GEKA: Die Gebührenkasse
Mit dem Fachverfahren VOIS | GEKA lassen sich alle innerhalb der Verwaltung anfallenden Gebühren elektronisch erfassen, komfortabel Belege erstellen und in der VOIS-eAkte abspeichern. Es handelt sich um ein unabhängiges Verfahren, das in verschiedensten Verwaltungsbereichen eingesetzt werden kann, beispielsweise:
• Einwohnermeldeamt
• Standesamt
• Gewerbeamt
• Ordnungsamt
Zudem lässt sich VOIS | GEKA in kommunalen Einrichtungen wie Schwimmbädern, Museen oder Bibliotheken einsetzen. Die Lösung ist mit zahlreichen Standardschnittstellen ausgestattet. Diese ermöglichen es, die elektronische Gebührenkasse in jede kommunale Gesamtlösung und jedes Fachverfahren zu integrieren. Das System unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsarten, darunter Bargeld, Kartenzahlung, Scheck, Lastschrift und sogar moderne Payment-Lösungen wie PayPal.
Mittels Einsatz einer BSI-zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) über die Cloud-Lösung „fiskaly Crypto Service Provider“ können Kommunen Manipulationen an der Gebührenkasse wirkungsvoll verhindern. So lassen sich die Integrität, Vollständigkeit und Authentizität von Buchungen und Belegen sicherstellen. Der Betreiber erfüllt damit die rechtlichen Anforderungen und kann den Finanzbehörden jederzeit die zugrunde liegenden Daten zur Überprüfung bereitstellen.
VOIS | FUND: Die übersichtliche Lösung für das Fundbüro
Mit dem Fachverfahren VOIS | FUND gestalten Kommunen die Arbeit im Fundbüro effizient, modern und bürgernah. Es beruht auf mehreren Säulen:
Online: Die Bürgerinnen und Bürger können online über die angebundene Website www.fundbuerodeutschland.de nach Fundsachen in ihrer Region oder in ganz Deutschland suchen oder an Versteigerungen der Fundbüros teilnehmen.
Bürgerservice: Gehen die eigenen Habseligkeiten verloren, ist dies für die Betroffenen oft eine sehr emotionale Situation. Mit einem professionellen Fundsachen-Management und dem Abruf von Fundsachen über Online-Portale kann ihnen in dieser Situation schnell geholfen werden, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Dank automatisierter Abgleiche zwischen Verlustanzeigen und Fundsachen können Gegenstände schneller wieder zu ihrer rechtmäßigen Eigentümerin oder ihrem rechtmäßigen Eigentümer finden.
Verwaltung: Auch die Behörde profitiert, indem sie Fundanzeigen, Verlustbescheinigungen und -anzeigen sowie Sammelanlieferungen einfach und intuitiv erfassen kann. Nützlich ist dabei die Verbindung zwischen VOIS | FUND und anderen Modulen der Plattform wie VOIS | MESO. Dies ermöglicht etwa den direkten Zugriff auf die Adressdaten der Meldebehörden und die Anzeige eines Hinweises auf gefundene Ausweisdokumente im Einwohnermeldeamt.
Mit VOIS | FUND lassen sich außerdem die Verstei- gerungsaktionen des Fundbüros übersichtlich vorbereiten oder über www.fundbuerodeutschland.de sogar gleich online abwickeln – dank einer Schnittstelle zur Gebührenkasse
VOIS | GEKA, auf Wunsch mit angebundener Zahlung. Dies beginnt bei der Zusammenstellung der zu versteigernden Gegen- stände bis hin zur Erstellung von Versteigerungs- listen und der Abwicklung der Auktion.
Einführung weiterer VOIS-Module:
Einfach wie nie
Mit der initialen Einführung der VOIS-Plattform ist das Fundament gelegt. Weitere Fachverfahren und Module lassen sich einfach und mit vergleichsweise geringem zeitlichem Aufwand ergänzen:
1. Schritt
Zunächst holt die Behörde ein Angebot ein und erteilt den Auftrag für die Einführung eines oder mehrerer Module. Bei der Auswahl sinnvoller Module zu Beginn unterstützt ITEBO gern.
2. Schritt
Anschließend müssen systemseitig die Voraussetzungen im Rechenzentrum geschaffen werden, etwa die Einrichtung von Datenbanken und das Einspielen von Lizenzen.
3. Schritt
War im betreffenden Fachbereich zuvor bereits ein Fachverfahren im Einsatz, werden die bestehenden Daten in das neue Fachverfahren migriert.
4. Schritt
Die ITEBO-Unternehmensgruppe konfiguriert nun das neue VOIS-Fachverfahren individuell zu den Anforderungen der Kommune. Dazu gehört bei der Einführung von VOIS | GEKA (Gebührenkasse) auch die Anbindung an das eingesetzte Finanzfachverfahren.
5. Schritt
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten bedarfsgerechte Einweisungen oder Schulungen je Modul.
6. Schritt
Das System kann live gehen.
Vorteile der Erweiterung der VOIS-Plattform
VOIS | BONUS richtet sich ebenso wie die anderen Erweiterungsmodule für die VOIS-Plattform konsequent an den Bedürfnissen der Anwenderinnen und Anwender aus und orientiert sich an der gelebten Praxis in Behörden. Um diese Anforderungen zu erfüllen, achten die SoftwareentwicklerInnen auf vielfältige Funktionen mit einem Höchstmaß an Individualität der Konfigurationsmöglichkeiten:
Mit jedem zusätzlichen Modul können Kommunen ihren Bürgerinnen und Bürgern intuitiv und einfach zu bedienende Online-Anwendungen zur Verfügung stellen und ihnen zeitraubende persönliche Besuche vor Ort ersparen.
Der Aufbau der VOIS-Plattform und der Fachverfahren ist immer gleich. Das erleichtert die Einarbeitung in neue Systeme. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bereits mit VOIS arbeiten, benötigen meist nur eine Einweisung von überschaubarem Umfang.
Jedes zusätzlich eingeführte Modul bedeutet einen neuen digitalen Prozess, der sich effizienter gestalten oder sogar teilweise automatisieren lässt. Das spart wertvolle Ressourcen in den Fachabteilungen ein.
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