Einseitige Perspektive des Onlinezugangsgesetzes
In seiner ursprünglichen Fassung forderte das Onlinezugangsgesetz (OZG), bis Ende des Jahres 2022 stolze 575 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren und den Bürgerinnen und Bürgern über entsprechende Verwaltungsportale aufrufbar bereitzustellen. An und für sich hatte das auch sein Gutes, denn das Gesetz hat den Stein endlich ins Rollen gebracht.
Letztlich stellte sich das OZG jedoch terminlich als nicht haltbar heraus – zum Stichtag befand sich kaum ein Bruchteil der betreffenden Leistungen im digitalen Angebot, und auch heute ist das Ziel noch lange nicht in Sicht. Neben den zu eng gesteckten Fristen hatte das OZG jedoch von vornherein eine problematische Perspektive: Diese war starr auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger und die Bereitstellung von Antragsportalen ausgerichtet. Im Grunde kein schlechter Ansatz – würde er nicht die Anforderungen der Behörden selbst völlig außen vor lassen.
Eine heterogene Landschaft von Insellösungen
Der kurzen Umsetzungsfrist des OZG begegnete man vielerorts mit einer Art von blindem Aktionismus, der lediglich darauf ausgerichtet war, möglichst viele Verwaltungsleistungen in kurzer Zeit zu digitalisieren. Wie (und ob) diese Lösungen im Backend miteinander kommunizieren und auch die interne Digitalisierung der Behörden vorantreiben, stand dabei zumeist im Hintergrund.
Entstanden ist daher in vielen Behörden eine Vielzahl von Insellösungen, die untereinander unzureichend kompatibel sind und nicht ineinandergreifen. Für die Behörden bedeutet dies keinerlei Veränderung – abgesehen von etwas weniger Publikumsverkehr. Noch immer müssen Anträge manuell in die betreffenden Fachverfahren übernommen werden, dieselben Daten werden wieder und wieder von Hand gepflegt und wertvolles Automatisierungspotenzial bleibt ungenutzt.
Ganzheitliche Digitalisierung und Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
Digitalisierung funktioniert nur langfristig, wenn auch die bestehenden Prozesse in den Behörden auf den Prüfstand gestellt werden. Ziel ist, diese weniger komplex zu gestalten, Optimierungspotenzial aufzudecken und die Prozessqualität zu verbessern. Ganz nebenbei verringert dies nicht nur den Aufwand für die Bearbeitung der Anliegen der Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Bearbeitungszeiten. So lassen sich gleichzeitig der Bürgerservice verbessern und intern Kapazitäten einsparen, die in Zeiten des auch in der öffentlichen Verwaltung angekommenen Fachkräftemangels zur wertvollen Währung geworden sind.
Eine ganzheitliche Betrachtung der behördeninternen Prozesse, deren Analyse, Optimierung, Dokumentation und Umsetzung ist zudem Voraussetzung, um geeignete IT-Lösungen wirtschaftlich einzuführen und durch weniger komplexe Prozesse Kosten einzusparen. Doch diese ganzheitliche Betrachtungsweise erfordert die Einführung von effizienten Schnittstellen, die das Zusammenspiel der genutzten Software in der Verwaltung ermöglichen.
VOIS realisiert Schnittstellen und verknüpft Fachverfahren
Einen großen Schritt weiter sind Behörden, die auf die Digitalisierung mit der VOIS-Software für Kommunen setzen. Sie besteht aus einer Vielzahl einzelner Fachverfahren, die alle auf derselben Basis, der VOIS-Plattform, beruhen. Sie teilen sich den gemeinsamen Kern, die gleichen Basisfunktionen und ein einheitliches Look-and-feel.
Besonders wertvoll wird VOIS durch den modularen Aufbau und die Schnittstellen, die die Fachverfahren untereinander sowie zusätzliche Services wie Bezahlverfahren oder Dokumentenmanagementsysteme verbinden. Damit heben Behörden wichtige Synergieeffekte und nutzen die Vorzüge der Digitalisierung, um selbst effizienter zu arbeiten und den Bürgerinnen und Bürgern einen noch besseren Service zu bieten
Wie diese Schnittstellen funktionieren und was damit bereits heute möglich ist, zeigen die folgenden Beispiele zu den Schnittstellen der VOIS-Plattform.
Beispiel 1: Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen
Die Mehrzahl der Behörden arbeitet heute mit modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die die klassische Papierakte überflüssig machen. Diese Softwarelösungen stehen und fallen jedoch mit der Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Dokumente darin abzulegen. Je einfacher dies funktioniert, desto besser wird das eingesetzte DMS genutzt.
Mit der eAkte umfasst die VOIS-Software eine eige- ne Art des Dokumentenmanagements. Alle Dokumente und Schriftstücke zu einer Person oder einem Unternehmen können in der eAkte fachverfahrensübergreifend gesammelt und verwaltet werden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunen greifen schnell und einfach auf alle zu einer Person relevanten Informationen und Unterlagen zu, von Anträgen bis hin zu ausgestellten Bescheinigungen.
Darüber hinaus ist es möglich, die Dokumente direkt aus der VOIS-eAkte heraus in ein externes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem zu überführen. Über diese Schnittstelle realisieren Kommunen die revisionssichere Archivierung der Dokumente. Diese Anbindung lässt sich etwa für die Dokumentenmanagementsysteme enaio der Optimal Systems GmbH und d.velop der d.velop AG (früher d.3ecm) schon heute nahtlos realisieren.
Beispiel 2: Schnittstelle zwischen
VOIS | GEKA und Kassenautomaten
VOIS | GEKA ist das Fachverfahren für die Gebührenkasse. Es lässt sich mit verschiedensten Fachverfahren verbinden, beispielsweise mit dem Einwohnermeldeamt, dem Standesamt, dem Gewerbeamt oder dem Ordnungsamt. In vielen Behörden kommen Kassenautomaten zum Einsatz, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von einfachen Zahlungsvorgängen zu entlasten. Über VOIS | GEKA lassen sich die Automaten komfortabel bedienen. So können Bürgerinnen und Bürger, die etwa im Einwohnermeldeamt ihren Personalausweis oder Reisepass abholen, die anfallenden Gebühren direkt am Automaten bezahlen. Zugleich ermöglicht ihnen VOIS | GEKA die Nutzung verschiedener Zahlungsmethoden wie Barzahlung oder Kartenzahlung.
Auf technischer Seite sorgt der MultiPay-Webservice dafür, dass die zu zahlenden Belege an den Kassen- automaten übergeben werden. Diesbezüglich bestehen bereits Erfahrungen mit Kassenautomaten der Hersteller Hess und CSG. Die Einrichtung ist jedoch auch bei anderen Fabrikaten möglich.
Beispiel 3: Schnittstelle zwischen
VOIS | GEKA und Finanzverfahren
Die in VOIS | GEKA erstellten Belege sowie die erfolgten Zahlungen müssen an das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesenverfahren (HKR) übermittelt werden. Auch hierzu lassen sich Schnittstellen zwischen VOIS | GEKA und dem eingesetzten Finanzverfahren einrichten. Diese existieren bereits für eine Vielzahl von Finanzverfahren wie:
• Infoma newsystem
• H+H
• CIP
• ab-data
• SAP
• SASKIA
Schnittstellen für noch nicht abgedeckte Finanzverfahren können individuell hergestellt werden.
Beispiel 4: Schnittstellen zwischen
VOIS | MESO und Wahlauswertungssoftware
Das Modul VOIS | MESO selbst enthält kein Wahlauswertungsprogramm. Die Auswertung von Wahlen ist keine Aufgabe der Meldebehörde. Die Daten aus dem Modul sind jedoch für die Wahlauswertung erforderlich. Deshalb bildet VOIS | MESO umfangreiche Schnittstellen zu allen gängigen Fachverfahren für die Wahlauswertung wie etwa zum votemanager von vote IT GmbH.
Dank der Anbindung an den votemanager können Kommunen die vom Kreiswahlleiter erfassten Informationen zu Wahlkreisen, Stimmzetteln sowie Kandidatinnen und Kandidaten automatisch weiterverarbeiten. Die Ergebnisse der Wahl können von den Kommunen bis hin zur Kreisebene aggregiert werden.
Bei der interkommunalen Zusammenarbeit oder im Betrieb bei der ITEBO müssen die Schnittstellen einmalig konfiguriert werden. Sie können individuell für jeden Mandanten festgelegt oder für alle Mandanten einheitlich übernommen werden.
Einrichtung von Schnittstellen zu VOIS
Schnittstellen spielen eine gewichtige Rolle bei der Gestaltung einer homogenen Softwarelandschaft, in der alle eingesetzten Lösungen Hand in Hand ineinandergreifen, um das Bestmögliche aus der Software herauszuholen. Eine große Rolle spielt dabei die ITEBO, die als erfahrener Partner die Kommunen bei der Einrichtung und Konfiguration der benötigten Schnittstellen unterstützt.Auch wenn im laufenden Betrieb Fragen oder Herausforderungen auftreten, ist die Unterstützung per Telefon und E-Mail wichtig, um einen reibungslosen und störungsarmen Betrieb sicherzustellen.
So können Kommunen mit der fortschreitenden Digitalisierung der Gesellschaft Schritt halten, den wachsenden gesellschaftlichen und gesetzlichen Anforderungen genügen und die digitale Transformation der Verwaltung vorantreiben.
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