Mangelnde Digitalisierung erschwert die Bearbeitung der Bonuskarten
Die Beantragung zieht jedoch für die Bürgerinnen und Bürger einen enormen Aufwand nach sich. Sie müssen Formulare ausfüllen, bei ihrer Gemeinde vor Ort einreichen und entsprechende Nachweise für ihre Anspruchsberechtigung beifügen. Der Papierantrag wird dann seitens der Gemeinde wiederum manuell bearbeitet. Hinzu kommt, dass die Bonuskarten in den meisten Fällen nur für ein Jahr gelten und somit Jahr für Jahr wieder denselben Aufwand für die Beantragung oder Verlängerung verursachen.
Vor dem Hintergrund des großen Fachkräftemangels auf Verwaltungsseite bringt die digitale Verwaltung von Bonuskarten enorme Effizienzgewinne mit sich und beschleunigt einen weiteren bürgernahen Verwaltungsprozess spürbar. Perspektivisch ist zudem die Digitalisierung der Antragsstrecke auf Bürgerseite geplant. Neben der Beschleunigung der Antragsstellung sinken somit auch prozessuale und organisatorische Hürden für anspruchsberechtigte Personen.
Perspektiven für einkommensschwächere Zielgruppen
Bonuskarten eröffnen Familien mit Kindern und Alleinerziehenden interessante Perspektiven. Sie erhalten Zuschüsse zu Leistungen des täglichen Lebens, etwa zu den Kindergartenbeiträgen, können kostenlose oder ermäßigte Eintritte zu kulturellen Veranstaltungen, Bädern oder Tierparks nutzen oder werden von ihrer Gemeinde von bestimmten Gebühren befreit.
Die berechtigten Bürgerinnen und Bürger können sich mit ihrer Bonuskarte ausweisen und so nachweisen, für die Inanspruchnahme der Vergünstigungen bei KooperationspartnerInnen der Kommune berechtigt zu sein.
Digitalisierung der Bonuskartenverwaltung mit VOIS | BONUS
Die VOIS-Plattform bietet Behörden die Möglichkeit, Schritt für Schritt einen Bereich nach dem anderen zu digitalisieren. Häufig gelingt der Einstieg über umfangreichere Module und Fachverfahren wie dem Meldewesen mit VOIS | MESO. Ist dieser Grundstein erst einmal gelegt, können weitere Fachverfahren unkompliziert angebunden werden. So treiben Behörden die Digitalisierung nach und nach voran, ohne die Organisation mit zu vielen Veränderungen auf einmal zu überfordern.
Eines dieser Module könnte die Bonuskartenverwaltung in vielen Kommunen revolutionieren: VOIS | BONUS ist ein Fachverfahren zur Verwaltung und Ausstellung von Familienpässen, mit dem sich die Prozesse auf der Basis von VOIS | MESO einfacher und einheitlicher gestalten lassen. Das Modul integriert sich nahtlos in die VOIS-Plattform und bettet sich mit einem identischen Look-and-feel in die bereits von anderen Modulen bekannte Oberfläche ein. Die vertrauten VOIS-Kacheln und -Funktionalitäten steigern die Akzeptanz der Software auf beiden Seiten.
Nahtlose Integration in andere VOIS-Programmbereiche
Die Synergieeffekte, die sich aus dem Einsatz der VOIS-Plattform als zentrale Anlaufstelle ergeben, werden insbesondere dort sichtbar, wo mehrere Module Hand in Hand zusammenarbeiten. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter müssen die persönlichen Informationen der Antragstellerinnen und Antragsteller beispielsweise nicht jedes Mal erneut eintippen, sondern können diese medienbruchfrei aus ihren Datensätzen in VOIS | MESO, dem Modul Meldewesen, in der aktuellen Fassung übernehmen. Personen neu anzulegen, ist nicht notwendig.
Auch die Beantragung von Bonuskarten für die gesamte Familie wird vereinfacht. Sobald ein Elternteil eine Basiskarte für sich selbst beantragt hat, können zusätzlich Partnerkarten für die Partnerin oder den Partner und die Kinder erstellt werden. Zur eindeutigen Identifikation erhalten alle Karten eine individuell konfigurierte Kartennummer und werden mit der Gültigkeitsdauer versehen.
Behördenintern besteht die Möglichkeit, Auswertungen zu starten, um den Erfolg des Bonuskartensystems zu messen. So verschaffen sich die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter schnell einen Überblick über die im vergangenen Jahr ausgegebenen Pässe.
Funktionen von VOIS | BONUS im Überblick
VOIS | BONUS richtet sich ebenso wie die anderen Erweiterungsmodule für die VOIS-Plattform konsequent an den Bedürfnissen der Anwenderinnen und Anwender aus und orientiert sich an der gelebten Praxis in Behörden. Um diese Anforderungen zu erfüllen, achten die SoftwareentwicklerInnen auf vielfältige Funktionen mit einem Höchstmaß an Individualität der Konfigurationsmöglichkeiten:
Einführung der Bonuskartenverwaltung VOIS | BONUS mit ITEBO
Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist der souveräne Partner vieler Kommunen bei der Einführung der VOIS-Plattform und der Integration zusätzlicher Fachverfahren in bestehende VOIS-Systeme. Dabei profitieren die Kommunen von vielen Vorteilen:
Die Expertinnen und Experten der ITEBO verfügen über langjährige Erfahrung und Expertise aus einer Vielzahl umgesetzter Projekte mit der VOIS-Plattform.
ITEBO legt größten Wert auf regelmäßige Schulungen. So bleiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand und können die Anwenderinnen und Anwender in den Kommunen mit aktuellem Know-how unterstützen.
Nach der Schulung der Anwenderinnen und Anwender vor Ort stehen die Expertinnen und Experten der ITEBO-Unternehmensgruppe ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Durch ein Ticketsystem können sie schnell auf eingehende Anfragen reagieren, Probleme lösen und dank einer besseren Dokumentation schneller Lösungen zu häufig auftretenden Herausforderungen bieten.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe erarbeitet für die Schulung ihrer VOIS-Kunden zeitgemäße Modelle, um zeit- und ortsunabhängiges Lernen anhand moderner Medien wie Lernvideos, Online-Handbüchern und strukturierten Online-Lernkursen zu ermöglichen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zu den Lern-Service-Angeboten der ITEBO rund um VOIS.
Ist die VOIS-Plattform bereits geschaffen, lassen sich weitere Module schnell einführen. Der Aufwand für die Einweisung ist vergleichsweise gering, weil alle VOIS-Module denselben Aufbau aufweisen und damit die Einarbeitung in ein neues VOIS-Modul intuitiv und leicht verständlich erfolgt.
Erweiterung der VOIS-Plattform lohnt sich für Behörden
Der modulare Aufbau der VOIS-Plattform ermöglicht eine stete Erweiterung des Funktionsumfangs. Die ITEBO-Unternehmensgruppe hat ihr VOIS-Portfolio um die Bonuskartenverwaltung VOIS | BONUS erweitert, um den Kommunen ein weiteres Werkzeug für die Digitalisierung zeitraubender Routineaufgaben an die Hand zu geben. So können sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich als moderne Behörde präsentieren, die den Bürgerinnen und Bürgern praktikable Dienstleistungen bietet und sich für Bewerberinnen und Bewerber als attraktiver Arbeitgeber am Arbeitsmarkt präsentiert.
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