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Entlastung von Behörden in der Wahlvorbereitung

Schluss mit manuellen Anträgen:
OLIWA entlastet bei der Beantragung der Briefwahlunterlagen

Immer mehr Bürgerinnen und Bürger entscheiden sich dafür, die Möglichkeit der Briefwahl zu nutzen. Bei der letzten Bundestagswahl 2021 erfolgte beinahe jede zweite Wahl per Brief. Was für die Bürgerinnen und Bürger sehr komfortabel ist, verursacht jedoch in den an den Wahlvorbereitungen beteiligten Behörden einen enormen Mehraufwand. Diesen können Kommunen mit der Online-Anwendung OLIWA – dem Online-Wahlschein – deutlich reduzieren.

Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen

Für die Bürgerinnen und Bürger ist der Aufwand für die Beantragung der Briefwahlunterlagen gering. Meist erledigen sie dies einfach über den Wahlscheinantrag, der auf der verschickten Wahlbenachrichtigung abgedruckt ist, oder sie suchen ihre Gemeinde vor Ort auf.

Das Problem ist nur: Die so eingereichten Wahlscheinanträge müssen in den Wahlämtern, Meldebehörden, Bürgerbüros und Bürgerämtern manuell erfasst werden. Dies zieht einen enormen zeitlichen Aufwand nach sich und belastet die Kapazität in den Behörden in dieser ohnehin stressigen Zeit zusätzlich, neben dem Druck der Wahlscheine und Versand der Wahlunterlagen. Aktuell laufen bereits wieder unter Hochdruck die Vorbereitungen für die Wahl zum Europäischen Parlament und zusätzlich die Kommunalwahl in Sachsen-Anhalt am 9. Juni 2024.

Eine Erleichterung dafür verspricht die Softwarelösung OLIWA: Über den Online-Wahlschein können Bürgerinnen und Bürger ihre Wahlunterlagen ganz einfach online anfordern. Und das ist nicht nur für sie komfortabel, sondern entlastet auch die Behörden maßgeblich.

Funktionsprinzip des
Online-Wahlscheins OLIWA

Die Wahlunterlagen über die Online-Anwendung OLIWA zu beantragen, ist für die Bürgerinnen und Bürger mit dem PC, Smartphone oder Tablet besonders einfach. Sie erreichen die Plattform über einen Link auf der Website der Stadt- oder Gemeindeverwaltung oder über einen auf der Wahlbenachrichtigungskarte/-brief aufgedruckten QR-Code. Sie müssen nur wenige Informationen zu ihrer Identifikation in die Eingabemaske eintippen. Das System zeigt den Anwenderinnen und Anwendern lediglich die Wahlen an, die für sie infrage kommen und für die sie einen Wahlschein beantragen können. Anschließend können sie den Antrag unkompliziert online verschicken und erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail, vergleichbar mit einer Bestellbestätigung im E-Commerce. Ohne einen Termin in der Verwaltung. Das erhöht die Akzeptanz, weil sie den Antrag nebenbei auf dem Heimweg nach der Nachtschicht oder nach einer Party stellen können.

Als zusätzlichen Service bietet OLIWA die Möglichkeit, nach einem Wahlraum/-lokal in der Nähe zu suchen – gegebenenfalls barrierefrei – und sich die Route dorthin anzeigen zu lassen.

OLIWA leitet eingehende
Anträge automatisiert weiter

Hat eine Bürgerin oder ein Bürger die Briefwahlunterlagen über OLIWA angefordert, wird dieser Antrag voll automatisiert in die VOIS-Postbox importiert. Er kann dann entweder einzeln in VOIS | MESO (Meldewesen) eingearbeitet werden, oder die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nutzen die Massenverarbeitung, um eine Vielzahl von Anträgen mit nur einem Handgriff in VOIS | MESO einzulesen. Medienbrüche werden dabei gezielt vermieden.

Möglich wird die Verarbeitung von Anträgen über OLIWA durch die Basiskomponente INFORMATIONS-REGISTER. Diese enthält einwohnerbezogene Daten, Wahlgebiete und Wahlkonfigurationen aus dem Einwohnerverfahren VOIS | MESO.

Dank des Einsatzes von OLIWA und VOIS | MESO verringert sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den zuständigen Behörden die manuelle Erfassung der per Post eingehenden Anträge. Damit können sie bis zu 35 Prozent des Aufwands einsparen.

Unschlagbare Kombination:
VOIS & Outputmanagement

Zur Geheimwaffe wird die ITEBO-Unternehmensgruppe, wenn Behörden VOIS mit dem Outputmanagement kombinieren. Dieses übernimmt den Druck und den Versand der Wahlbenachrichtigungen und entlastet damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung. So kann der Prozess aussehen:

Die Behörde erteilt den Druckauftrag an das ITEBO-Outputmanagement.

Es folgt die Erstellung einer Testwahl in VOIS.

Auf Wunsch können die Druckdaten zur Erstellung von Testwahlbenachrichtigungskarten oder -briefen an das Outputmanagement übergeben werden. Diese kann die Kundin oder der Kunde anschließend prüfen und freigeben.

42 Tage vor der Wahl werden die Wahldaten für die Echtwahl erstellt.

Daraus entsteht eine Druckdatei mit allen relevanten Informationen für den Druck (z. B. Wahllokal, Wählerverzeichnisnummer). Diese wird an das Outputmanagement übergeben.

Nach Rücksprache mit der Kundin oder dem Kunden werden die Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe gedruckt und mit der Deutschen Post versandt.

Carsten Weise
Teamleiter VOIS

Optimierung der Wahlvorbereitungen
mit ITEBO und VOIS

Immer mehr Kommunen gehen mit der ITEBO-Unternehmensgruppe eine wertvolle Zusammenarbeit ein, um die Vorbereitung des Versands der Wahlbenachrichtigungen zu automatisieren und Kapazitäten einzusparen. Die Expertinnen und Experten der ITEBO führen dazu Wahlkonfigurationsschulungen in VOIS | MESO durch. Um die Umsetzung zu überprüfen, können Testwahlen erstellt werden. Die Spezialistinnen und Spezialisten begleiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort bei der Wahldatenerstellung sowie der Erstellung der Wählerverzeichnisse und unterstützen bei der Konzeption von Auswertungen über das System.

Kommt es bei der Wahldatenerstellung oder am Wahltag zu Problemen oder Fehlern im laufenden Betrieb, kann im Vorfeld die technische Rufbereitschaft der ITEBO-Unternehmensgruppe dazugebucht werden. Dieser Rundumservice ermöglicht es Behörden, sich während der herausfordernden Vorbereitungen auf anstehende Wahlen voll auf ihre Arbeit zu konzentrieren und technische Herausforderungen uns zu überlassen.

Um die Ausgabe der Wahlbenachrichtigungen über den Druckservice zu optimieren, stellt die ITEBO ihren Kundinnen und Kunden eine Checkliste zur Verfügung. Diese gibt ihnen wertvolle Tipps und Hinweise an die Hand, um die Daten korrekt übergeben zu können.

OLIWA setzt sich durch

Die Erfolge geben dem System recht: 19 Kundinnen und Kunden, die mit der VOIS-Plattform arbeiten, konnten vor der Bundestagswahl 2021 27.958 Anträge über OLIWA automatisiert verarbeiten. Und allein bei der Landtagswahl in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen konnten 19.420 OLIWA-Anträge bei 20 VOIS-Kundinnen und -Kunden erfolgreich bearbeitet werden. Für die bevorstehenden Wahlen setzen schon heute mehr als 45 Kundinnen und Kunden auf die Vorzüge des Systems.

Noch eindrucksvoller sind die Ergebnisse im Bereich des Output-Managements. 2021 vertrauten 45 VOIS-Kundinnen und -Kunden auf die Dienstleistung und ließen rund 586.000 Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe drucken. Bei den Landtagswahlen in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ein Jahr später profitierten bereits 69 Kommunen von der Dienstleistung – 815.000 Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe konnten über das Angebot der ITEBO gedruckt werden.