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Entgeltabrechnung 2024: 
Für beide Seiten digital

Stadtwerke Haldensleben reduzieren ihr Papieraufkommen

Schon seit ihrer Gründung im Jahr 1990 arbeiten die Stadtwerke Haldensleben im Bereich der Entgeltabrechnung mit der damaligen KDSON, später Kosynus GmbH und heute mit der ITEBO GmbH zusammen. Seit 2014 werden Prozesse im Personalmanagement sukzessive digitalisiert. Bärbel Lehmann arbeitet als Bereichsleiterin Personal-management seit März 2023 gemeinsam mit der ITEBO an einem wichtigen Baustein. Die Entgeltabrechnungwird zukünftig auch für Mitarbeitende digital abrufbar sein – Digitalisierung 2.0 im Personalwesen.



Keine Papierflut und gesenkte Druckkosten

Bisher hatte die Personalabteilung der Stadtwerke Haldensleben ihre Entgeltabrechnungen schon mit enaio® digitalisiert. In der Implementierung von enaio® hatte Bärbel Lehmann bereits gute Erfahrungen mit ITEBO gemacht und so fiel die Entscheidung für EasyIndex leicht. Statt weiter Papierbelege an ihre Beschäftigten zu verschicken, stellen die Stadtwerke Haldensleben diesen ihre Entgeltabrechnungen nun digital zur Verfügung. Im Self-Service-Portal EasyIndex finden sich Mitarbeitende leicht zurecht und haben Zugriff auf wichtige Dokumente:

  • Entgeltabrechnungen 
  • Sozialversicherungsmeldungen 
  • Lohnsteuerbescheinigungen

Bei alledem ist der Datenschutz gewährleistet. Das spart auf beiden Seiten Kosten und Mühen.  Die Verwaltung als abrechnende Stelle spart sich:

  • Druckkosten 
  • Papier für Abrechnungen und Umschläge 
  • Extraaufwand und Versandkosten beim Postversand

Die Mitarbeitenden haben nach ihrer  Registrierung auch sofort greifbare Vorteile: 

  • Benachrichtigungen beim Eingang  neuer Dokumente 
  • Orts- und zeitunabhängiger Abruf wichtiger Unterlagen 
  • Alle lohn- und steuerrelevanten  Dokumente an einem Or

Mehr als bloßes Kostensparen

In der Verwaltung ist EasyIndex nicht nur deshalb beliebt, weil sich damit Kosten sparen lassen. Auch die Qualität der Arbeit in Personalabteilungen ist höher, weil keine manuelle Dateneingabe mehr nötig ist. Besonders wertvoll ist auch die datenschutzrechtliche Absicherung. Diese ist durch eine sichere Datenspeicherung im EWE-Rechenzentrum in Oldenburg gewährleistet. Zukünftig wäre auch noch der Zugang über eine 2-Faktor-Authentifizierung denkbar.

EasyIndex bietet damit nicht nur beiden Seiten die digitale Entgeltabrechnung, sondern auch umfassenden Datenschutz.

​Reibungslose Umsetzung sorgt für Freude

Die Einführung von EasyIndex erfolgte in mehreren Schritten. Zunächst wurden die digitalen Abrechnungen einigen Testpersonen aus der Belegschaft zur Verfügung gestellt. Anschließend gab es eine Übergangsphase, in der für alle Beschäftigten sowohl die digitale Entgeltabrechnung als auch die in Papierform zur Verfügung gestellt wurden. Dabei lag besonderes Augenmerk auf Akzeptanz bei allen Beteiligten. Die Beschäftigten wurden über diverse Kanäle über die Funktionsweise von EasyIndex aufgeklärt – in persönlichen Besprechungen, aber auch in virtuellen Team-Meetings.

Nach der gelungenen Einführung von EasyIndex freut sich Bärbel Lehmann über den Erfolg: „Es hat sehr viel Freude bereitet, dieses Projekt umzusetzen.“

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