Betrieb

In Teams zum digitalen kommunalen Arbeitsplatz

Neue Effizienz dank Microsoft 365​
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Thomas Malkowski beschreibt seine Rolle wie die eines Hausarztes. Der IT-Fachmann treibt seit vier Jahren die Digitalisierung der Verwaltung in Bad Bentheim voran. Die Kommune – oder Patientin, wie Malkowski sie bildhaft beschreibt – möchte weg von der alten Verwaltung. Um das zu erreichen, kommt zusätzlich die Fachärztin ITEBO ins Spiel. Gemeinsam erschaffen Hausarzt und Fachärztin den modernen kommunalen Arbeitsplatz für die Patientin. Die Medizin, mit der das gelingt, ist die Softwarelösung Microsoft 365.


Digitaler kommunaler 
Dienstleister statt Papiertiger 

Die Stadt Bad Bentheim erarbeitete unter der Leitung von Thomas Malkowski in Workshops das Konzept für den modernen digitalen Arbeitsplatz: In den nächsten zwei Jahren werden die Abteilungen der Kommunalverwaltung sukzessive Microsoft 365 als digitales Arbeitsumfeld nutzen lernen.

Die Kommune verbindet mit der Einführung von Microsoft 365 zahlreiche Vorteile für die Arbeit der Verwaltung:

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Reduktion des Papieraufkommens.

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Abschaffung von Barrieren in der Kommunikation und Nutzung digitaler Werkzeuge.

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Effizientere Kooperation der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung.

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Bessere Anbindung von Drittanbietern an die digitalen Prozesse der Stadt unter Wahrung des Datenschutzes.

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Erschaffung einer digitalen Infrastruktur, die auch in Zukunft erweiterbar ist.

Gerade der letzte Punkt ist Thomas Malkowski ein großes Anliegen: „Wir müssen eine Struktur erschaffen, in der wir Standards vorgeben, auf denen wir später aufbauen können.“ Eine bloße Transformation alter Prozesse und Strukturen in neue hält er nicht für sinnvoll. Deshalb sollen die jetzt entstehenden Strukturen so beschaffen sein, dass sie sich an zukünftige Anforderungen flexibel anpassen lassen.

Digitalisierung zum Wohle aller Mitarbeitenden 

Von Anfang an verstanden sich Thomas Malkowski und der Projektleiter der ITEBO, Roman Gervelmeyer, auch auf der persönlichen Ebene gut. Beiden ist wichtig, die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung in diesem Change-Prozess mitzunehmen. Ein wichtiger Teil der Umsetzung ist die Befähigung aller Abteilungen in eigens dafür konzipierten Schulungen.

Die Vorteile, von denen alle Mitarbeitenden zukünftig profitieren werden, kann Thomas Malkowski bereits heute erkennen:

  • Gemeinsame Arbeit an geteilten Dateien,  auch zwischen unterschiedlichen Abteilungen. 
  • Freigabe von Dateien an Externe unter Wahrung  von Geheimhaltung und Datenschutz. 
  • Gemeinsames Arbeiten an Projekten  mit Dienstleistern, wie zum Beispiel Ingenieurbüros. 
  • Nutzung von Microsoft Teams zur Telefonie anstelle einer älteren, weniger leistungsfähigen Telefonanlage. 
  • Einheitlichkeit von Formaten beim Austausch  von Dateien unter den Mitarbeitenden.

    Ein gemeinsamer Speicherort für Dateien, an denen dann auch alle Beteiligten gemeinsam arbeiten können, schafft neue Effizienzen. Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt damit.

Von der Planungsphase zur Umsetzung in zwei Jahren

Die Strukturen, in denen die Stadtverwaltung in ein digitales Arbeitsumfeld geführt wird, sind bereits geschaffen. Thomas Malkowski rechnet damit, den Übergang von der Pilotphase hin zur Umsetzungsphase zum Beginn 2025 abschließen zu können. Dann fänden in den ersten Fachbereichen bereits Schulungen und Umstellungen auf neue Abläufe statt. Er geht davon aus, dass alle Fachbereiche im Laufe des Jahres 2025 auf Microsoft 365 umstellen werden.

Nach der Umsetzung des Projekts soll die Digitalisierung und damit die Kooperation mit ITEBO natürlich nicht ruhen. Die Stadtverwaltung der Zukunft sieht Thomas Malkowski als barrierefreie Online-Dienstleistung. So denkt er zum Beispiel an die Optimierung und Automatisierung von Antragstellung per Internet.



Über die Grenzen der 
Kommune hinaus digitalisieren 

Auch in der Vernetzung der Gemeinden und Landkreise mit Nachbarregionen sieht Thomas Malkowski eine Aufgabe für die Zukunft:

„Bad Bentheim liegt in der Grenzregion zwischen Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und den Niederlanden. Da gibt es jede Menge Berührungspunkte.“ So kann er sich auch die Erweiterung des Microsoft-365-Services um einige Schnittstellen vorstellen, die den Datenaustausch zwischen zahlreichen, größeren Organisationen erleichtern.

Nachhaltiges Konzept für den digitalen Arbeitsplatz

Digitalisierung ist für die Verwaltung der Stadt Bad Bentheim kein Selbstzweck. Um mit den Bedürfnissen einer modernen, sich wandelnden Stadtgesellschaft Schritt zu halten, braucht es nachhaltige Konzepte. Die heute entstehenden Strukturen müssen auch in Zukunft leistungsfähig und adaptierbar sein. 

Das Projekt Microsoft 365 mit der ITEBO schafft dazu gerade die Grundlagen. Um es mit Thomas Malkowskis Ärztegleichnis zu sagen: Der aktuelle Therapie-Ansatz verschafft der Patientin Resilienz für die Zukunft.

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