Der analoge Posteingang ist kaum noch zeitgemäß: Lange Durchlaufzeiten und unübersichtliche Papierberge sind ein ständiges Ärgernis. Papierdokumente durchlaufen verschiedenste Stationen, bevor die Dokumente am Ende fachlich bearbeitet und für die Zuordnung zu einer digitalen Akte digitalisiert werden.

Ein digitaler Posteingang verspricht deutliche Besserungen. Eingehende Dokumente werden direkt zu Beginn digitalisiert, wodurch eine transparenteOrdnung geschaffen wird. Diese Übersichtlichkeit wirkt sich nicht zuletzt auch auf die Effizienz aus.

​Die Digitalisierung der eingehenden Post ist ein wesentlicher Schritt bei der Digitalisierung der gesamten Verwaltung oder des Unternehmens. Sie liefert die Grundlage für alle weiteren Schritte und kann dadurch Bearbeitungszeiten und Durchlaufzeiten deutlich verkürzen sowie die Arbeit vereinfachen. Da ein Großteil der Kommunikation inzwischen ohnehin digital stattfindet, ist es nur sinnvoll, auch analoge Eingänge ähnlich zu behandeln und diese so früh wie möglich zu digitalisieren.

Die Umstellung von analog auf digital mag auf den ersten Blick leicht erscheinen: Schließlich geht es letztlich nur darum, die Post zu digitalisieren, bevor sie verteilt wird. Viele der ITEBO-Kundinnen und -Kunden kennen ähnliche Vorgänge durch die Digitalisierung von Akten. Die Umstellung gelingt jedoch nur reibungslos, wenn sie durchdacht erfolgt. Schließlich müssen viele unterschiedliche Dokumente an die richtige Stelle weitergeleitet und zugleich vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Im Arbeitsalltag ergeben sich dadurch einige Änderungen, die jedoch nach etwas Eingewöhnung vor allem Erleichterungen sind.  

Unternehmen und Verwaltungen, die einen digitalen Posteingang einführen möchten, müssen dafür die bisherigen Prozesse genau betrachten und auch überarbeiten. Das ist notwendig, um eine möglichst funktionale und optimierte Verfahrensbeschreibung und ein Scanhandbuch zu verfassen, welche dann als Grundlage des digitalen Posteingangs dienen.

Häufig ist die Verarbeitung der Post historisch gewachsen. Die gesamte Verwaltung profitiert, wenn der – oftmals seit Jahren – bestehende Postverarbeitungsprozess einmal kritisch betrachtet wird. Sind alle Schleifen, die ein Papierdokument geht, notwendig? Muss die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister jedes Dokument vorgelegt bekommen?

Oftmals ist es sinnvoll, wenn die Mitarbeitenden mit mehr Kompetenzen ausgestattet werden. Sie können eigenständig entscheiden, welche Post wichtig ist und zur Kenntnisnahme vorgelegt werden sollte. Im Zweifelsfall kann die Verfahrensbeschreibung zurate gezogen werden, welche die Leitlinien hierzu vorgibt. Im Idealfall kann der bestehende Prozess nicht nur digital abgebildet, sondern auch modernisiert und verschlankt werden.

Natürlich müssen Verwaltungen und Unternehmen auch rechtliche Vorgaben beachten. So dürfen beispielsweise Briefe für das Standesamt oder den Personalrat nicht geöffnet werden, sondern müssen direkt weitergeleitet werden. Manche Dokumente dürfen ersetzend, andere kopierend und andere gar nicht gescannt werden. All diese Regelungen dokumentiert das Scanhandbuch in der zentralen Poststelle.

Bei der Umsetzung des digitalen Posteingangs sind vor allen Dingen auch die Führungskräfte gefragt, die den gesamten Prozess mittragen müssen. Nach einer Einarbeitungsphase kann der Prozess alle Mitarbeitenden jedoch stark entlasten. Eindeutige Zuständigkeiten für die Kenntnisnahme, Weiterleitung und Genehmigung sorgen für Klarheit und zügige Bearbeitung. Zur besseren Transparenz und für Vertretungsregelungen wird beim gesamten Prozess auf die bestehenden Berechtigungsstrukturen des DMS zurückgegriffen. Durch eindeutige Vorgaben bleibt die Post sicher und vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt ihre Kundinnen und Kunden bei wichtigen Entscheidungen, die die Weichen für die konkrete Umsetzung stellen. Diese beeinflussen Durchlaufzeiten, Kosten und die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden.  

Zudem muss global entschieden und festgelegt werden, wie die Papierpost für die Zuordnung und den Scan vorbereitet werden soll. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Das einzelne Scannen der Posteingangsdokumente verursacht einen hohen Aufwand. Barcode-Aufkleber sind deutlich zügiger und relativ unkompliziert. Nachhaltiger und übersichtlicher ist die Nutzung von wiederverwendbaren farbigen Papier-Leitbelegen mit aufgedrucktem Barcode.