Vom Warum zum Wie
Was brauchen Digitalisierungsprojekte
für den Erfolg?
Die reine Erfüllung rechtlicher Anforderungen reicht nicht
Hört man sich in Behörden um, wird Digitalisierung vielerorts als Pflichtprogramm angesehen. Der aktuelle Referentenentwurf für das überarbeitete Onlinezugangsgesetz (OZG) macht Digitalisierung zur Daueraufgabe. Der Fokus ruht darauf, die erforderlichen Rahmenbedingungen für die Digitalisierung zu schaffen, etwa durch die Realisierung des Once-Only-Prinzips oder die Nutzung elektronischer Signaturen. Das Niedersächsische Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG) stellt die Weichen dafür, dass Bürgerinnen und Bürger zu laufenden Verwaltungsverfahren elektronische Nachweise vorlegen können. Auch bei elektronischen Akten müssen dennoch die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung gewahrt bleiben.
Doch das ist nur eine Seite der Medaille. Es gibt nämlich ein noch deutlich wichtigeres „Warum“. Das betrifft die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie die Behörden selbst. Die Welt verändert sich. Sie wird digitaler. Das ist längst kein Trend mehr, sondern ein nicht mehr aufzuhaltender Prozess. Verwaltungen müssen diese Entwicklung annehmen und vorantreiben, und das aus vielen guten Gründen:
Moderne, digitale Arbeitsmethoden präsentieren Behörden als attraktiven Arbeitgeber.
Elektronische Verwaltungsleistungen werden in der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen und von vielen Bürgerinnen und Bürgern vorausgesetzt.
Der Verwaltungsaufwand steigt zunehmend. Mit digitalen Prozessen lassen sich eine zügige Bearbeitung und mehr Effizienz sicherstellen. Die früheren Arbeitsabläufe ermöglichen dies nicht.
Die Geschwindigkeit der Veränderungen nimmt immer mehr zu. Behörden müssen jetzt beginnen, sich der Digitalisierung zu öffnen. Sonst wird der Rückstand irgendwann zu groß, um ihn noch aufzuholen.
Verschleppte Digitalisierungsprojekte, mangelnde Unterstützung
Der Status quo zahlreicher Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung ist ernüchternd. Die Hürden stammen aus verschiedensten Richtungen:
- Viele Beschäftigte können sich nicht für Veränderungen begeistern. Sie tun sich schwer, sich mit neuen Arbeitsabläufen und Technologien anzufreunden, und haben Vorbehalte. Die Mehrwerte der digitalen Prozesse für die tägliche Arbeit lassen sich vorab nur schwer transparent darstellen.
- Oft fehlt die Rückendeckung aus der oberen und mittleren Führungsebene. Die Verantwortlichen fühlen sich alleingelassen und müssen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgehen, die nicht bereit sind, den Fortschritt mitzutragen.
- Die Übernahme der Verantwortung für Digitalisierungsprojekte erscheint wenig attraktiv. Der Aufgabe wird ein geringerer Stellenwert als anderen Tätigkeiten der öffentlichen Daseinsvorsorge zugewiesen, Karrieremöglichkeiten sind nicht vorhanden und auch die mangelnde Wertschätzung ist ein Faktor.
Die Verantwortlichen kämpfen gegen Windmühlen. Und doch können es sich Behörden nicht leisten, weiter die Augen vor einem ihrer drängendsten Probleme zu verschließen. Sie dürfen Ablehnung, Voreingenommenheit und die zu geringe Bereitschaft, sich mit den Prinzipien digitaler und agiler Zusammenarbeit auseinanderzusetzen, nicht weiter dulden. Dies führt nämlich unweigerlich zum Verschleppen, Stocken oder völligen Scheitern von Digitalisierungsprojekten.
Mit sieben Tipps zu erfolgreichen Digitalisierungsprojekten
Es gibt nur eine Lösung für das Problem: es angehen. Die folgenden Tipps stellen einen Leitfaden für Verwaltungen dar, mit dessen Hilfe sie die Digitalisierungs-Challenge meistern und dabei ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen können.
Tipp 1: Begeisterung wecken
Wer Digitalisierungsprojekte umsetzen möchte, sollte nicht zuerst nach der passenden Technik suchen, sondern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Bedeutung und die Notwendigkeit der Veränderung klarmachen. Dazu sollten sie die rechtlichen Anforderungen und die erforderlichen (Zeit-)Pläne für die Umsetzung in der eigenen Behörde kennen. Verstehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert und Nutzen für ihren eigenen Arbeitsplatz und sehen ihre Rolle in der Digitalisierungsstrategie der Behörde, fällt es ihnen leichter, Verantwortung zu übernehmen und den Prozess der Digitalisierung aktiv mitzugestalten.
Tipp 2: Anreize schaffen
Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte genießen bei der Führung eine hohe Priorität. So ist sie bereit, jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu belohnen, die sich für die Umsetzung der Veränderungen einsetzen.
Tipp 3: Ein motiviertes Projektteam zusammenstellen
Unmotivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die lediglich aus einer Verpflichtung heraus an einem Transformationsprojekt teilnehmen, gefährden den Erfolg. Ein motiviertes Projektteam, das sowohl qualitativ als auch quantitativ breit aufgestellt ist, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn auf dem Weg in die Digitalisierung gilt es, Wege zu ebnen und Herausforderungen zu meistern, die heute noch nicht einmal absehbar sind.
Tipp 4: Führungskräfte als Vorreiter positionieren
Vorgesetzte sollen ein Digitalisierungsprojekt nicht nur akzeptieren, sondern ein wichtiger Teil davon sein, es aktiv vorantreiben und sich zu einem sachkundigen Projektsponsor entwickeln. Schon heute können sie digitale Aspekte in ihre Entscheidungen einbeziehen, zur Lösungsfindung nutzen und Probleme detailliert hinterfragen. Der Austausch mit Vorreiterkommunen lohnt sich für Vorgesetzte als produktive Gesamtprojektverantwortliche.
Tipp 5: Agil agieren
Was bedeutet Agilität im Digitalisierungsfokus? Verbindliche Entscheidungen zu treffen und sie umzusetzen – und dennoch nicht alles totzuplanen. Prioritäten zu setzen und bei Bedarf weitere Ressourcen freizugeben. Klar definierte, erreichbare und messbare Ziele tragen dazu bei, das Projekt zum Erfolg zu führen. Die deutschen Verwaltungen müssen sich auf immer kürzere Innovationszyklen einstellen. Anpassungsfähigkeit wird zukünftig eine Schlüsselqualifikation sein.
Tipp 6: Standardisierung forcieren
Der Versuch, jeden Arbeitsprozess direkt bis ins kleinste Detail zu digitalisieren, führt zu Überforderung und im schlimmsten Fall zum Stocken des Projekts. Das Zauberwort lautet: Standardisierung. Bei der Umsetzung von Online-Verwaltungsleistungen oder der Einführung elektronischer Akten bedeutet Standardisierung, die Leistungen schnell in die Fläche zu bringen. Entscheidend ist, die Vorgehensweise zunächst grob zu standardisieren und erst dann nach und nach die feinen Details zu digitalisieren. So nehmen Digitalisierungsprojekte schnell an Fahrt auf, und dennoch ist für die Umsetzung nicht mehr Personal erforderlich.
Tipp 7: Unterstützung holen
Digitalisierungsprojekte bergen jede Menge Risiken, zu scheitern. Die gute Nachricht ist: Behörden müssen bereits gemachte Fehler nicht wiederholen. Sie sollten ein Netzwerk aufbauen, etwa zu Vorzeigebehörden mit Erfahrung in Digitalisierungsprojekten. Zudem holen sie am besten Digitalisierungsprofis ins Boot, die Lösungen statt Probleme bieten. So profitieren Behörden von der Erfahrung und Unterstützung unabhängiger Dritter. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sie sich voll auf die Expertinnen und Experten einlassen, ihre Ratschläge befolgen und vermeintliche Einwände beiseiteschieben.
Branchenerfahrene Unterstützung
für Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung
Die ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt Behörden bei der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung. Sie kombiniert zahlreiche Lösungen und Beratungsleistungen zu einem stabilen Rahmen, der ihre Digitalisierungsprojekte flankiert. Dazu gehören etwa die Portallösung OpenR@thaus, das Dokumentenmanagementsystem enaio und das neue Programmmanagement ITEBO Kosmos. Im Rahmen des Consultings unterstützen die erfahrenen Beraterinnen und Berater Behörden im strategischen und organisatorischen Projektmanagement.
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