Verwaltungen müssen sich wandeln, um attraktive Arbeitgeber zu bleiben
In Verwaltungen hinkt die Digitalisierung hinterher: Während so gut wie alle Beschäftigten längst online kaufen oder buchen, Smartphones nutzen, viele ihre Daten aus der Cloud laden und zu Hause Filme streamen, scheinen Verwaltungen aus der Zeit zu fallen. Hier sind Papierakten, Laufmappen und analoge Arbeitsprozesse auch heute noch der Standard. Die Beschäftigten wissen jedoch aus ihrem Alltag, welche deutliche Erleichterung die Digitalisierung bedeutet.
Es geht also bei der Frage nach der Digitalisierung nicht nur um die Beschleunigung und Vereinfachung von Prozessen. Es geht auch darum, wie Verwaltungen in einer sich verändernden Arbeitswelt ein attraktiver Arbeitgeber bleiben. Der Fachkräftemangel ist bereits heute in öffentlichen Verwaltungen angekommen. Laut PWC fehlen bis Ende 2030 1 Mio. Verwaltungsmitarbeitende.
Um weiterhin qualifiziertes Personal zu werben, müssen Verwaltungen eine gute Work-Life-Balance sowie Zufriedenheit am und mit dem Arbeitsplatz ermöglichen. Dazu gehört der Spaß an einem innovativen und effizienten Arbeitsprozess, zumal zähe und zermürbende Arbeitserfolge unzufriedene Kundinnen und Kunden verursachen.
Transformation gelingt nur mit den Mitarbeitenden
Mitarbeitenden der Verwaltung ist die Qualität ihrer Arbeit sehr wichtig. Sie legen viel Wert auf Korrektheit und Kundenservice. Die Arbeitsweisen und Prozesse wurden über Jahrzehnte hinweg kontinuierlich gepflegt und weisen einen hohen Grad an Rechtskonformität und Rückverfolgbarkeit auf. Und: Sie sind vielfach bereits automatisiert.
Wenn diese Arbeitsabläufe digitalisiert werden sollen, dann reicht es nicht, mehr Software oder schnellere Computer bereitzustellen. Stattdessen ist die Mitnahme und Einbeziehung der Menschen in diesen Veränderungsprozess der wichtigste Faktor.
Dafür sind zwei Gründe entscheidend: Zum einen verfügen die Mitarbeitenden über wertvolle Einsichten in Prozesse und Arbeitsabläufe. Sie kennen mögliche Fallstricke und wissen, welche Arbeitsschritte für sie wichtig sind. Sie kennen die Hürden im Ablauf und können somit wertvollen Input für die Digitalisierung bieten. Zum anderen muss den Menschen bei einer derart umfassenden Transformation jederzeit klar sein, welchen Nutzen diese konkret für sie hat. Die Digitalisierung verläuft dort besonders erfolgreich, wo alle ihren Handlungsspielraum erweitern können.
Das gilt für die Sach- und Fachbearbeitung genauso wie für Führungskräfte und die politischen Gremien. Alle müssen einbezogen werden und mitwirken können, damit derart große Umwälzungen gelingen.
Menschen von der Digitalisierung begeistern
Wie also beteiligen Verwaltungen die vielen Menschen an unterschiedlichen Standorten mit sehr diversen Tätigkeiten an diesem Transformationsprozess? Möglichst mit einem schlanken Aufwand, allerdings ohne jemanden zu verlieren. Das stellt eine große Herausforderung dar, denn dieses Prozess-Know-how steht in keinem Prozesskatalog oder Qualitätsmanagementsystem.
Das Versäumnis, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht für die Digitalisierung zu begeistern oder unzureichend in den Veränderungsprozess einzubeziehen, führt zur Verzögerung oder sogar zum Scheitern.
Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass das Thema Digitalisierung glaubwürdig zu einer Chefsache und Führungsaufgabe in allen Hierarchieebenen gemacht wird. Es darf nicht nur von Zeit zu Zeit angesprochen werden, sondern der Wandel gelingt nur durch spürbare Taten über mehrere Jahre hinweg.
Ein starkes und wohldurchdachtes Projektmanagement hilft dabei, die Digitalisierung erfolgreich zu bewältigen. Klare, akzeptierte und konsequent gelebte Regeln, die sich von anderen Verwaltungsregeln unterscheiden, sind dafür ein wichtiger Faktor.
Zudem gelingt der Wandel nur durch Bereitstellung oder Aufbau von Personal, das sich diesem Multiprojekt-Vorhaben mit entsprechenden Kapazitäten widmet. Unterstützung durch Spezialistinnen und Spezialisten mit ausschlaggebendem Know-how und Erfahrung kann entscheidend sein. Sie sind als Externe bei der schnellen Schaffung von Akzeptanz bei allen Beteiligten oft deutlich im Vorteil.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Transparenz darüber, was digitales Arbeiten in einer Verwaltung bedeutet; heruntergebrochen auf die Arbeitsweise an jedem individuellen Arbeitsplatz. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte wissen, was auf sie oder ihn zukommt und welche Vorteile er oder sie dadurch erwarten darf.
Digitalisierung Schritt für Schritt umsetzen
Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist Teil der Verwaltungsfamilie und spricht ihre Sprache. Sie kennt die Kultur, Hintergründe und typische Hürden bei der digitalen Transformation. Deswegen sensibilisieren ITEBO-Expertinnen und -Experten Gremien, Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in jeder Phase des Veränderungsprozesses. Sie erarbeiten gemeinsam mit diesen eine abgestimmte und individuelle Digitalisierungsstrategie, in der die typischen Fallstricke bereits umgangen werden.
Ein klarer und fordernder, aber bewältigbarer Zeitplan ist wichtig für die Akzeptanz. Der Zeithorizont sollte sinnvoll, aber nicht zu lang sein. Sonst erscheint das Vorhaben unglaubwürdig. Die ITEBO-Unternehmensgruppe arbeitet üblicherweise mit einem Zeithorizont von drei bis fünf Jahren.
Damit Transparenz, verbindliche Zusagen und somit auch Akzeptanz gelingen, ist die Durchführung einer umfangreichen Ist-Aufnahme der Grundstein für den Prozess. Eine Bedarfsanalyse bezieht möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein und legt den Umfang des Digitalisierungsvorhabens fest. Es geht dabei mitnichten um eine technische Bestandsaufnahme. Im Gegenteil liegt hier der Fokus auf der Zufriedenheit der Beschäftigten mit der aktuellen Arbeitsweise, dem Identifizieren von Verbesserungspotenzialen und der Möglichkeit der Beteiligten, Vorschläge und Ideen einzubringen.
Im Anschluss daran ist eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie wichtig. Sie soll sich nicht nur an den gesetzlichen Forderungen orientieren, sondern auch an den Anforderungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es muss das Ziel sein, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sich in dieser Strategie wiederfindet.
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