Was aber hat diese Western-Hommage in dem Kundenmagazin eines IT-Dienstleisters zu suchen? Die Analogie liegt auf der Hand: Wir passen uns an Gegebenheiten unserer Umwelt an, in der wir agieren. Das verhält sich in Ihrem und unserem Berufsalltag nicht anders: Unsere Umwelt ist im Privaten und Wirtschaftlichen von großen Veränderungen hinsichtlich der Arbeitsweisen und einer Erwartungshaltung an diese geprägt. Die großen Schlagwörter sind hier „Digitalisierung“ und „neues Arbeiten“.
Diese treffen in vielen Organisationen (in der Verwaltung ebenso wie in Wirtschaftsunternehmen) auf traditionelle Methoden der Aufgabenbearbeitung. Um hier nicht auf Dauer entkoppelte Systeme entstehen zu lassen, deren Zusammenwirken dann nur mittelmäßig oder mit hohem Aufwand erreicht werden kann, ist es ratsam, eine homogene Verbindung zum Umweltkontext einzugehen und sich an bestehende Rahmenbedingungen anzugleichen.
Auf diesem Pfad befindet sich die öffentliche Verwaltung seit einigen Jahren. Teilweise wird dieser durch gesetzliche Vorgaben definiert, viel wichtiger ist aber die Botschaft hinter dem Gesetzestext: Unsere Gesellschaft transformiert sich, interagiert anders als noch vor 20 Jahren und dies hat Auswirkungen auf die Interaktion von Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung.
Diese digitale Weiterverarbeitung ist allerdings nur möglich, wenn die entsprechenden Voraussetzungen in den Zielorganisationen geschaffen sind: Das beginnt mit der Notwendigkeit, Dokumente nicht nur in Papierform entgegenzunehmen, sondern auch elektronisch übermittelte Daten – sei es eine Rechnung, die im pdf-Format per Mail in der Verwaltung eintrifft oder ein Antrag für eine Baumfällgenehmigung, der über ein Serviceportal oder einen EfA-Dienst gestellt wird. Um in einem „optimalen Arbeitsfluss“ zu bleiben, sollen diese Daten in ihrer ursprünglich digitalen Form bleiben und so den passenden Bearbeitern in der Verwaltung zugewiesen werden.
Die organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen hierfür bildet der „zentrale Posteingang“ der Verwaltung. Bei dessen Erarbeitung und Einführung unterstützt Sie die ITEBO Unternehmensgruppe mit entsprechenden Leistungen sowohl produktunabhängig als auch im Kontext des ECM-Systems enaio®. Einen Einblick in den digitalen Posteingang geben wir Ihnen im nächsten Artikel.
Gelingt uns ein weiterer Schritt beim „Neudenken“ von Dokumenten, eröffnen sich noch mehr Möglichkeiten: Ein digitales Dokument ist nicht nur eine optische Abbildung von Daten; das Dokument ist die Daten selber! Und diese können für die weitere Verarbeitung direkt genutzt werden. Dabei ist die Möglichkeit der zentralen Suche nach Textinhalten jedes einzelnen digitalisierten Dokumentes nur eine Option.
Ein anderer Vorteil liegt in den Weiterverarbeitungsmöglichkeiten. Aus der elektronisch eingegangenen Rechnung können automatisiert Informationen ausgelesen und für die weitere Verarbeitung genutzt werden: Sei es eine automatisierte Verteilung der Rechnung in die entsprechenden Fachdienste oder die Ermittlung von Beträgen – vieles ist möglich und uns allen in ähnlicher Form aus dem Privatleben bekannt (Stichwort „Fotoüberweisung“).
Auch dieses Thema nimmt im Nutzungskontext von ECM-Systemen und der Arbeit mit digitalen Dokumenten einen immer größeren Raum ein. Daher geben wir Ihnen im entsprechenden Artikel "enaio® classify ermöglicht automatisierte Rechnungsverarbeitung" einen Einblick in das entsprechende Modul enaio® classify und stehen Ihnen bei der Einführung gerne als Partner zur Verfügung.
Last but not least gibt es noch (mindestens) einen weiteren Aspekt, der auf dem Weg zu einer zeitgemäßen Verwaltung zu berücksichtigen ist und den wir auch aus unserem Privatleben kennen: Wir müssen festlegen, wie wir mit den neuen Möglichkeiten arbeiten, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Optionen bieten und was unser Weg in der neuen Arbeitswelt ist. Wenn Sie Ihre private Smartphone-Fotosammlung ausschließlich einem der zwei großen Anbieter anvertrauen, ist das auf den ersten Blick extrem praktisch. Uns allen ist aber bewusst, dass dadurch eine Abhängigkeit entsteht und wir den Service ggf. mit privaten Informationen bezahlen.
So steht Ihnen die ITEBO Unternehmensgruppe bei der Einführung neuer Prozesse und neuer Softwareprodukte nicht ausschließlich als technischer Implementierungspartner zur Verfügung. Die sich durch technische Ansätze bietenden Möglichkeiten in der täglichen Arbeit lassen sich nicht durch das Ausführen einer setup.exe erfolgreich umsetzen. Sowohl Ihre Verwaltungsorganisation als Ganzes und auch jeder einzelne Mitarbeitende möchte auf diesem Weg mitgenommen werden und erfolgreich auf den oben beschriebenen Zug aufspringen. Dies ist nicht zuletzt auch ein wesentlicher Aspekt zur Gewinnung und Motivation neuer Kolleginnen und Kollegen.
Um mit dem Bild aus der Einleitung dieses Beitrages zu schließen: Sprechen Sie uns gerne an, wie wir das Pferd sein und Sie auf dem Sprung auf den Zug Richtung „zeitgemäße Verwaltung“ unterstützen können.
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