Mit der wachsenden Bedeutung des DMS als Basisinfrastrukturkomponente für die weiteren Digitalisierungsbestrebungen folgte dann im Jahr 2020 die Entscheidung, das DMS-Projekt neu zu strukturieren und eine konstante Projektleitung zu etablieren. Diese legte den Fokus zunächst darauf, im Sinne eines ganzheitlichen Projektmanagements gemeinsam mit den beteiligten Akteuren aus den Organisationseinheiten weitere Teilprojekte zu identifizieren und diese sodann konsequent auf der Grundlage eines abgestimmten Zeitplans umzusetzen.
Verwaltungs- und Projektleitung war von Beginn an bewusst, dass die Etablierung neuer, digitaler Prozesse mit Auswirkungen auf die Ablauforganisation nur dann gelingen kann, wenn die Beschäftigten im Rahmen eines umfassenden Changemanagements mitgenommen werden. Insofern bildeten die Erkenntnisse aus einer begleitenden, hausweit durchgeführten Bedarfsanalyse mit individuellen Interviews aller Beschäftigten eine wichtige Grundlage für alle Aktivitäten im Rahmen des DMS-Ausbaus. Der „Roll-out“ von Modulen und Prozessen an die Arbeitsplätze der Beschäftigten wurde dabei stetig durch entsprechende Schulungs- und Supportangebote begleitet. Damit sollten die Akzeptanz der eingeführten Komponenten sichergestellt und aufbauende, ergänzende Inhalte vermittelt werden.
Teilprojekt 1: Die digitale Personalakte
Mitte 2020 begann die Einrichtung der digitalen Personalakte inkl. Verscannung der Papierakten durch einen externen Scandienstleister sowie die Vorbereitung für die Einlagerung der Akten. Dazu wurden die grundsätzlichen Vorgaben an die digitale Akte, die Schnittstellen zum Abrechnungsprogramm und der Umfang der Datenübernahmen in mehreren Workshops mit strategischer Begleitung durch die ITEBO-Unternehmensgruppe vorbereitet. Die produktive Testphase konnte im Februar 2021 abgeschlossen werden, sodass seit diesem Zeitpunkt alle Personalakten der Stadt in digitaler Form geführt werden.
Teilprojekt 2: Roll-out der Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV)
Anfang 2021 folgte der Roll-out der Allgemeinen Schriftgutverwaltung, der pandemiebedingt in digitalen Terminen vorbereitet wurde. Nach einem genau festgelegten und innerhalb der Verwaltung bekannt gegebenen Zeitplan wurden die Abteilungen in drei Terminen an der Umsetzung beteiligt, im gemeinsamen Kick-off-Termin dann die Lösung präsentiert und die noch zu erledigenden Aufgaben erläutert. In der Regel mussten die Abteilungen Register und Dokumententypen benennen und einen Aktenplan erstellen, der sich am aufgabenorientierten KGSt-Plan ausrichten musste. Zudem wurde in einer Berechtigungsmatrix die personelle Besetzung der zugriffsberechtigten Gruppen festgelegt.
In der darauffolgenden Schulung wurden die Beschäftigten mit dem System vertraut gemacht, um im direkten Anschluss daran die digitale Aktenführung aufzunehmen. Nach vier bis sechs Wochen konnten dann im Reflexionstermin letzte Fragen geklärt, Anpassungen vorgenommen und abschließende Einstellungswünsche geäußert werden.
Die schrittweise Implementierung war schließlich Mitte 2022 hausweit abgeschlossen. Auch hier konnte auf die Expertise der ITEBO zurückgegriffen werden.
Parallel zur technischen Einführung der ASV fielen organisatorische Tätigkeiten an: Neben der datenschutzrechtlichen Beurteilung musste eine Dienstanweisung zum DMS erstellt werden, die zur grundsätzlichen Nutzung des DMS enaio® verpflichtet. Berechtigungskonzept und Verfahrensbeschreibungen zu den einzelnen Fachschränken sind als Anlage Bestandteil der Dienstanweisung.
Teilprojekt 3: Digitalisierung des Posteingangs
In der Zeit von November 2022 bis Februar 2023 folgte als weiteres hausweites Teilprojekt, die Digitalisierung des Posteingangs. Insbesondere für eine medienbruchfreie Weiterbearbeitung war dieser Schritt eine logisch zwingende Konsequenz.
Mit der zuvor beschriebenen bewährten Vorgehensweise wurden die Abteilungen schrittweise angeschlossen, wobei an dieser Stelle eine intensive Vorarbeit und die Festlegung auf standardisierte Workflows eine erfolgreiche Einführung gewährleisteten.
Mit den vorgenannten enaio® Fachschränken verfügen die Beschäftigten der Stadt Georgsmarienhütte über digitale Werkzeuge, mit deren Hilfe ein weitestgehend medienbruchfreies Arbeiten möglich ist. Zugleich bieten sie eine gemeinsame fachbereichsübergreifende Aktenarbeit und schnelle Aktenauskunft.
Dennoch ist der bisherige Umsetzungsstand nicht abschließend. Weitere Teilprojekte wie z. B. die hausweite Vertragsakte, die Einrichtung des Mitzeichnungsworkflows, die Wohngeldakte und die Elterngeldakte sind bereits in Planung.
Auch bei zukünftigen Fragestellungen, neuer Schnittstelleneinrichtung und beim Erarbeiten weiterer enaio® Lösungen wird auf eine erfolgreiche Partnerschaft mit dem DMS-Team der ITEBO-Unternehmensgruppe gesetzt.
Bettina Meyer
Stadt Georgsmarienhütte
Fachbereich I
IT-Abteilung
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