Die ITEBO-Unternehmensgruppe arbeitet hier eng mit dem ECM-Hersteller Optimal Systems zusammen.
Die Vorteile der DMS-Software enaio® mit der enaio® classify-Komponente konnte so auch Elisabeth Müller aus der Kämmerei in Papenburg kennenlernen. „Classify unterstützt den Import der Eingangsrechnungen in den Rechnungsworkflow erheblich. Mithilfe des Programms lassen sich die wesentlichen Angaben aus den Rechnungen zuverlässig auslesen. Insgesamt ergeben sich so deutliche Zeitersparnisse für die Benutzerinnen und Benutzer im Workflow, da zeitintensive manuelle Eingaben vermieden werden können. Nichtsdestotrotz ersetzt Classify nicht das sorgfältige Gegenprüfen der Datenübernahme durch die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter.“
So funktionieren die Klassifizierung und die Verifizierung
enaio® classify kann Inhalte in Papierscans und in elektronischen Rechnungen erkennen und auslesen. Der erkannte Kreditor wird mit dem Datenbestand aus dem ERP-System abgeglichen und als Vorschlag ausgegeben. Hierfür ist eine gute Datengrundlage aller Kreditoren ein großer Mehrwert. Keine doppelten Kreditoren-Datensätze, gepflegte Umsatzsteuer-IDs bzw. Steuernummern erhöhen die Trefferquote enorm. Die einzelnen Rechnungspositionen werden ebenso erkannt wie Rechnungsdatum und Skontofristen.
Des Weiteren prüft die Klassifizierungskomponente die erkannten Inhalte der Rechnung auf ihre Gesetzeskonformität und Plausibilität. Um sicherzustellen, dass die Erkennung richtig erfolgt ist, wird bei der Klassifizierung eine Bewertung des Ergebnisses anhand von mehreren Schwellwerten durchgeführt.
Das Ergebnis dieser Bewertung erkennen Benutzerinnen und Benutzer in der Verifizierungssoftware. Hier wird jede Rechnung mit den erkannten Werten angezeigt. Gefüllte Felder werden anhand der Farbgebung unterschieden: Grün gefärbte Felder bedeuten eine eindeutige Erkennung mit mindestens 80 % Übereinstimmung. Blau bedeutet hingegen, dass ein Wert erkannt wurde, die Richtigkeit aber nicht komplett sichergestellt ist, sodass die Anwenderin bzw. der Anwender den Wert prüfen und bestätigen muss.
Falls Werte einmal nicht erkannt werden oder es sich um einen in der Datenbank nicht vermerkten Kreditor handelt, können Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Daten manuell eintragen. Ein Abtippen ist nicht mehr nötig – der Text kann aus der Rechnung per Mausklick übernommen werden. Alle manuellen Korrekturen und Eingaben führen dazu, dass die Software hinzulernt. Nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen entfallen manuelle Korrekturen somit weitestgehend. Nach einer gewissen Einführungszeit können ca. 80 % aller Rechnungen ohne manuelle Nachbesserungen verarbeitet werden.
Eng verknüpft – enaio® classify und die ERP-Software
enaio® classify und die eingesetzte ERP-Software sind eng miteinander verzahnt. Bei der Erkennung wird auf die aktuellen Kreditoren-Stammdaten der ERP-Software zurückgegriffen, damit keine doppelte Datenpflege erfolgen muss.
Je nachdem, welches Finanzfachverfahren eingesetzt wird, können eingegangene Rechnungen auch automatisiert einer dort angelegten Bestellung zugeordnet werden. Nutzerinnen und Nutzer können so Daten wie Bestellmenge, Einzelpreis oder Gesamtpreis vergleichen und mögliche Abweichungen anzeigen lassen.
Nach der Freigabe der Rechnung durch eine Anwenderin oder einen Anwender der Buchhaltung am Verifizierungsarbeitsplatz werden alle weiteren erkannten Daten sowie das eigentliche Rechnungsdokument über eine Schnittstelle an die ERP-Software übergeben und dort im Idealfall in einen Rechnungseingangsworkflow eingesteuert. Somit kann dort das Rechnungseingangsbuch gepflegt werden.
Die Freigabeprozesse mit entsprechenden Regularien wie Schwellwerten für Summen bei der Rechnungsfreigabe werden ebenfalls im Finanzfachverfahren abgebildet und gepflegt. Automatisierte Meldungen wie beispielsweise die Warnung vor Ablauf der Skonto-Frist erfolgen ebenso dort. Nach Freigabe und Buchung der Rechnung werden alle zugehörigen Dokumente in enaio® abgelegt. Dies betrifft die eigentliche Rechnung, erzeugte Zusatzdokumente sowie die Freigabeprotokolle aus dem Rechnungsworkflow-Prozess. Das ermöglicht eine revisionssichere Archivierung.
Diverse Möglichkeiten bei der konkreten Umsetzung
Typischerweise beginnt die Bearbeitung einer Rechnung direkt bei ihrem Eingang. Die Papierdokumente werden stapelweise über enaio® capture eingescannt. Die Belegtrennung ist ein wichtiger Faktor: Sie kann entweder manuell in Capture, per Barcode-Aufkleber oder per Trennblatt erfolgen. Rechnungen, die digital eingehen, können automatisiert aus einem definierten E-Mail-Postfach ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Hierbei können sowohl PDF-Rechnungen als auch elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder x-Rechnungen verarbeitet werden.
Für jeden Arbeitsschritt im gesamten Prozess sollten die Zuständigkeiten eindeutig geklärt werden. So können Rechnungen beispielsweise in der Poststelle oder im Fachbereich Finanzen gescannt werden. Auch die Verifizierung kann je nach Organisation Aufgabe der Poststelle oder des Fachbereichs Finanzen sein.
Anschließend ist wichtig, zu entscheiden, welche Daten gefüllt und im Finanzfachverfahren verarbeitet werden sollen. Für die weitere Verarbeitung ist zudem entscheidend, welches Finanzfachverfahren eingesetzt wird und wie die Stammdaten aus dem Fachverfahren übernommen werden sollen.
Rechnungen, die aufgrund einer sehr guten Erkennungsquote komplett ausgelesen wurden, können auf zwei Arten weiterverarbeitet werden: Entweder sie werden trotzdem in der Verifizierungskomponente für die zu prüfende Person angezeigt, oder sie werden ungesehen direkt an die Finanzsoftware übergeben. Egal für welchen Weg sich die ITEBO-Kundinnen und -Kunden entscheiden, für die Überwachung von Fehlern sollte immer eine verantwortliche Person benannt werden.
ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt bei Classify-Integration
Die gemeinsame Absprache des gesamten Rechnungseingangsprozesses ist der erste Schritt bei der Implementierung. Die ITEBO-Unternehmensgruppe begleitet das Projekt intensiv mit Projektmanagement und Meilensteinplanung.
Die ITEBO-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter integrieren enaio® classify in das DMS-System und sorgen für die Anbindung an das Finanzfachverfahren. Anschließend konfigurieren sie es auf die Bedürfnisse und Besonderheiten des Kunden. Sollte neue Hardware notwendig werden, steht die ITEBO unterstützend und beratend bei der Auswahl zur Seite. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von dem neuen System profitieren, schulen die ITEBO- Expertinnen und -Experten die einzelnen Rollen.
Durch viele erfolgreiche Projekte und den Best-Practice-Ansatz besitzt die ITEBO-Unternehmensgruppe umfangreiche Erfahrung und Kenntnisse. Dadurch kann sie für jede Kundin und jeden Kunden genau und sorgfältig planen und so viele typische Hürden und Fallstricke direkt mitdenken und umgehen.
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