Von Haus aus

Rechtskonforme Archivierung und Aussonderung

Digitale Aktenführung 
zu Ende gedacht


Das Führen von digitalen Akten – sei es im DMS oder auf anderen digitalen Medien – ist heutzutage kein Kunststück mehr. Doch was muss passieren, wenn ein Projekt oder Vorgang beendet ist und die digitale Akte den Status „abgeschlossen“ erhält? 

Bei Papierakten ist der Prozess klar: Diese werden im hauseigenen Archiv gelagert und ggf. nach einer bestimmten Zeit an das zuständige Endarchiv übergeben. Auch die digitalen abgeschlossenen Akten – oder vereinzelt auch Dokumente – müssen selbstverständlich für eine bestimmte Dauer aufbewahrt werden, hier spricht man von der Aufbewahrungsfrist. Ist diese Frist erreicht, darf diese Akte mitunter nicht einfach vernichtet werden. Behörden sind gesetzlich verpflichtet, abgeschlossene Akten dem zuständigen Endarchiv anzubieten. Hier bildet auch die digitale Aktenführung keine Ausnahme. Dabei stellt sich vielfach die Frage, wie die Archivierung rechtskonform gestaltet werden kann. In Niedersachsen ist dies durch das Niedersächsische Archivgesetz (NArchG) geregelt. Wir geben einen Einblick in die Herausforderungen der Langzeitarchivierung von digitalen Akten.

Herausforderungen bei der Archivierung

Im Alltag der digitalen Aktenführung ruht der Fokus vorrangig darauf, Papierdokumente zu digitalisieren, diese gemeinsam mit digital erzeugten Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten und dort zu speichern bzw. zu bearbeiten. Dies gewährleistet eine vollständige Aktenführung und ist eine moderne Arbeitsweise. Doch der Frage, was nach der Bearbeitung mit den digitalen Akten passiert, wird oftmals wenig Beachtung geschenkt.

Bei der Einführung digitaler Akten scheint das Thema noch weit entfernt zu sein. Schließlich müssen erst einmal Akten angelegt, verwaltet und zudem abgeschlossen werden, bevor das Thema Archivierung und Aussonderung auf die Agenda rückt. Doch die ersten Aufbewahrungsfristen enden schon nach wenigen Jahren, und dann besteht plötzlich Zeitdruck. Die digitale Aktenführung befreit Behörden nicht von ihren Verpflichtungen in Hinblick auf die rechtskonforme Archivierung der Unterlagen. Die fristgerechte und rechtskonforme Umsetzung dieser Thematik bedarf einiger Zeit und lässt sich nicht einfach per Mausklick umsetzen. Mit dem Dokumentenmanagementsystem können diese den Aufwand dafür allerdings auf ein Minimum senken.

Ob digitale Unterlagen oder Dokumente in  Papierform, die Herausforderungen und sich  stellenden Fragen sind dabei stets die Gleichen:

  • Welche Aufbewahrungsfristen sind in den  einzelnen Themengebieten einzuhalten?  
  • Wer ist dafür zuständig, die Aufbewahrungsfristen zu definieren und zu überwachen, um darauf basierend die Anbietung an  das zuständige Endarchiv und ggf. die Vernichtung zu organisieren? 
  • Welche Speichertechnologie ist für die Langzeitarchivierung geeignet? 
  • Wie kann der Archivierungsprozess so konfiguriert werden, dass er möglichst automatisch abläuft? 
  • Wie erfolgt die Abstimmung der Datenübergabe mit dem Endarchiv?

Voraussetzungen und Grundlagen für die Umsetzung einer rechtskonformen Archivierung

Insbesondere um digitale Akten korrekt archivieren zu können, benötigen diese eine aussagekräftige und eindeutige Bezeichnung. Die Akten sollen zeitlich und thematisch abgegrenzt sein, um sie klar identifizierbar und gut abgrenzbar zu haben. Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Aufbewahrungsfristen im DMS konkret für ganze Themenfelder (z. B. direkt im Akten- oder Produktplan) hinterlegt sind. Dies führt langfristig zu weniger Aufwand, damit nicht bei jeder Akte erneut eine Entscheidung zu den Aufbewahrungsfristen getroffen werden muss. Eine manuelle Anpassung ist jederzeit möglich. Zusätzlich muss der Status der digitalen Akten gepflegt sein. Mindestens sollte zwischen Akten unterschieden werden, die noch laufend bearbeitet werden, ruhend sind oder abgeschlossen sind. Sofern sie abgeschlossen sind, sollten sie auch zdA-verfügt werden. Technologisch ist eine Voraussetzung, dass eine moderne Speichertechnologie an das DMS angebunden und konfiguriert ist, die den rechtlichen Anforderungen (u. a. der DSGVO und dem NArchG) entspricht.


Der Lebenszyklus einer Akte in Phasen

Der Lebenszyklus einer Akte lässt sich gut in Phasen abbilden. Dieser Prozess kann viele Jahre bis Jahrzehnte dauern – oder sogar bei der dauerhaften Aufbewahrung in (End-)Archiven nie enden. Entsprechend wichtig ist es, dass das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem den gesamten Lebenszyklus von Akten abdeckt. Die Archivierung von Unterlagen mit einer DMS-Lösung unterstützt Behörden in allen Phasen bis hin zur Löschung der Daten:


Im Rahmen der Bearbeitung eines Vorgangs anfallende Dokumente und Unterlagen werden im DMS in der lebenden Akte angelegt. Während dieser Phase steigt die Menge an Informationen in der Akte kontinuierlich an. Die Bearbeiterin oder der Bearbeiter können jederzeit auf die Informationen zugreifen oder umfangreichere Akten z. B. durch eine Volltextsuche oder komplexere Abfragen durchsuchen. Das DMS ermöglicht die nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stellen und den einheitlichen Zugriff auf den Datenbestand.


Sobald der Vorgang abgeschlossen wird, werden der Akte keine neuen Unterlagen mehr hinzugefügt. Sie wird „zu den Akten“ verfügt. Etwaige bestehende Rücknahmefristen werden eingehalten. Danach erfolgt die revisionssichere Speicherung, um der nachträglichen Veränderung der Daten vorzubeugen. Zudem folgt die Umwandlung in ein langzeitfähiges Format sowie die Übergabe an das Speichermedium zur Langzeitspeicherung. An dieser Stelle kann die Anbietung bereits vorbereitet werden.  


Endet die vorgegebene Aufbewahrungsfrist der Akte, ist zu entscheiden, was mit den gespeicherten Unterlagen passieren muss. Nach dem Niedersächsischen Archivgesetz (NArchG) sind die Unterlagen dem zuständigen Endarchiv zur Archivierung anzubieten. Hier greift das Anbietungsgebot. An dieser Stelle ist zu klären, welche Aussonderungsart für die betreffende Akte gilt. Es wird differenziert zwischen Anbietung, Bewertung und Vernichtung. Für die Anbietung werden auch die Metadaten der Unterlagen zusammengetragen. Diese beschreiben den Charakter und Inhalt der Dokumente und dienen der Archivarin oder dem Archivar dazu, über die Einstufung als Archivgut zu entscheiden.


Anbietungsverzeichnisse weisen alle zur Aussonderung bereitgestellten Unterlagen aus. Die Archivarin oder der Archivar bewerten diese Akten auf ihre rechtliche und historische Bedeutung. Ergebnis dieses Arbeitsschritts ist das Abgabeverzeichnis. Dieses enthält jegliches archivwürdige Schriftgut.


Anhand des Abgabeverzeichnisses kann die abgebende Behörde jene Dokumente zusammenstellen, die an das zuständige Endarchiv (dies können auch Kommunal- bzw. Kreisarchive sein) abgegeben werden sollen. Das Endarchiv  übernimmt diese ebenfalls in digitaler Form und  fügt sie in die bestehenden Datenbestände ein.  Über die Möglichkeiten der Datenübergabe sollte eine Abstimmung mit dem zuständigen Archiv erfolgen. Ein wichtiger und interessanter Hinweis an dieser Stelle: Nach der DSGVO gilt das Steuergeheimnis nicht für die Endarchive. Ebenso kommt die Übergabe an das Endarchiv einer Löschung gleich.


Jene Unterlagen, die aufgrund mangelnder historischer Relevanz nicht in ein Archiv aufgenommen werden, müssen anschließend von der abgebenden Behörde datenschutzkonform vernichtet werden.  


Somit kann man zusammenfassend sagen, dass jedes digitale Dokument am Ende seines Lebenszyklus entweder vernichtet wird oder im zuständigen Endarchiv als „historisch wertvolles Dokument“ für die Ewigkeit aufbewahrt wird. Der Aufbau von digitalen Archivmagazinen in den Endarchiven unterliegt wiederum eigenen Normen.

„Eine Grundlage und gute Unterstützung für die digitale Langzeitarchivierung in einem digitalen Archivmagazin ist das OAIS-Referenzmodell (Offenes Archiv-Informations-System). Dies wurde von der NASA und der ESA entwickelt und ist inzwischen als ISO-Standard 14721 bekannt. Zusätzlich sind weitere Normen und Standards maßgeblich.“ Damit appelliert Adrian Schäfer, Servicebereich Consulting bei der ITEBO-Unternehmensgruppe, an Behörden, die in der Verantwortung für Endarchive sind, dass sie nicht alleine vor diesem komplexen Thema stehen und – neben dem Beratungsangebot der ITEBO-Unternehmensgruppe – auf gute Handlungsleitfäden zurückgreifen können.

Adrian Schäfer, Servicebereich Consulting



Mehrwerte: Was bedeutet das für die Umsetzung konkret? 

Warum sollten Sie sich dem Thema der Archivierung und Aussonderung widmen? Hier sind nicht ausschließlich die rechtlichen Aspekte zu nennen, die bereits Grund genug sind, das Thema nicht außer Acht zu lassen. Ebenso wichtig ist der ganzheitliche Ansatz, der damit verfolgt wird. Der gesamte Lebenszyklus einer Akte wird digital umgesetzt. Hierbei gilt es allerdings, die Schutzbedarfe und die Scanstrategie zu betrachten. Es ist zwar nur ein geringfügiger Anteil, aber ganz vereinzelt sind Dokumente im Papier-Original aufzubewahren. Und noch seltener kommt es vor, dass Papieroriginale erst gar nicht gescannt und somit digitalisiert werden dürfen.

Zudem lassen sich weitere Vorteile nennen, von  denen Behörden langfristig profitieren können:  

Auch einzelne Dokumente lassen sich mit  einer individuellen Aufbewahrungsfrist versehen. Dies unterstützt Behörden dabei, die gesetzlichen Fristen teilautomatisiert einzuhalten.


Das frühzeitige Definieren von Aufbewahrungsfristen entlastet die Mitarbeiterinnen  und Mitarbeiter beim Abschließen von Akten. Die technische Einrichtung von Automatismen führt ebenfalls zu Entlastungen.


Die rechtskonforme Archivierung, Aussonderung und Anbietung der Unterlagen an externe Archive werden vereinfacht.  Unterlagen werden automatisch und auf Dauer revisionssicher aufbewahrt.


Behörden können zwischen mehreren Varianten der Archivierung wählen. Hier muss z. B. betrachtet werden, ob die Archivierung für einzelne Dokumente greifen soll oder ob die gesamte Akte berücksichtigt werden soll:

Die einfachste Art der Archivierung findet auf Dokumentenebene statt. Für jedes  einzelne Dokument wird eine Aufbewahrungsfrist festgelegt. Basis für die automatische Archivierung und Übergabe an den Langzeitspeicher ist bspw. das Erstellungs- oder Änderungsdatum der Dokumente.  


Alternativ kann bei der Archivierung der gesamte Vorgang betrachtet werden. Hierbei gibt es unterschiedliche Varianten: Entweder versieht die Bearbeiterin oder der Bearbeiter den Vorgang manuell mit einer Aufbewahrungsfrist und veranlasst so die Archivierung, oder die Fristsetzung erfolgt automatisiert. Dabei richtet sich der Archivierungszeitpunkt für den gesamten Vorgang nach der Aufbewahrungsfrist des zuletzt hinzugefügten Dokuments. Alternativ kann für die gesamte Akte eine einheitliche Aufbewahrungsfrist definiert werden, wenn z. B. ein Enddatum auf Aktenebene vorliegt.


​​Die Umsetzung erfolgt leider nicht einfach per Knopfdruck. Je nach Aufbau des DMS sind die darin enthaltenen Lösungen und Strukturen einzeln zu betrachten und technisch zu differenzieren. „Hier sollte keine pauschale Konfiguration erfolgen. Eine individuelle Betrachtung ist wichtig, damit das Ergebnis für die Praxis passt und Sinn ergibt“, so Sabrina Freundel, Teamleitung Servicebereich DMS bei der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Begleitung der Projekte durch die ITEBO-Unternehmensgruppe 

Die rechtskonforme digitale Archivierung von elektronischen Dokumenten sicherzustellen, ist für Behörden oftmals – auch trotz moderner Technik – eine große Herausforderung. Die ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt im Rahmen einer intensiven Begleitung von Projekten, die das gesamte Projektmanagement und die individuelle Planung von Meilensteinen umfasst. Sie stellt die digitale Strategie auf ein sicheres Fundament, durchdenkt sie bis ins kleinste Detail und unterstützt bei der Auswahl geeigneter Hardware. Die Spezialistinnen und Spezialisten assistieren bei der Entwicklung eines nachhaltigen Archivierungskonzepts und begleiten die Implementierung der gesamten Lösung in technischer Hinsicht. Schulungen für die einzelnen Rollen runden den Service ab.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe informiert, sensibilisiert und berät zudem die Leitungsebene bei anstehenden Entscheidungen. Dabei verfolgt sie einen Best-Practice-Ansatz und bringt Know-how und Erfahrungen aus bereits erfolgreich umgesetzten Projekten und Referenzen mit. Die Expertinnen und Experten informieren über die Bedeutung der Archivierung und sensibilisieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema. Sie schaffen Verständnis für den Prozess der Archivierung und der Rechtsverbindlichkeit. 

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