Das Denken in Prozessen ermöglicht eine effiziente Digitalisierung
Die Erfahrung lehrt jedoch: Spätestens dann, wenn neue zentrale IT-Anwendungen eingeführt werden, entsteht ein Bedarf nach Aufnahme und Optimierung von Prozessen. Die einzelnen Organisationseinheiten und Mitarbeitenden sind oft sehr motiviert, aber eigenständig organisiert. Eine übergreifende Zusammenarbeit findet hingegen kaum oder sogar gar nicht statt. In den Digitalisierungsprojekten ist dies regelmäßig die größte Herausforderung für die Prozessmanagement-Expertinnen und -Experten der ITEBO-Unternehmensgruppe. Denn um zentrale IT-Systeme einzuführen, ist eine solche Zusammenarbeit unabdingbar. Vor allem Projekte wie die eAkte, ein Bürgerportal, zentrale Fachverfahren für Finanzen und Personal oder auch zentrales Wissens- und Qualitätsmanagement benötigen ein übergeordnetes Verständnis.
Andauerndes Projekt
Doch Prozessmanagement ist selbst nach der Einführung zentraler IT-Systeme „work in progress“: Die steigende Arbeitslast, aktuelle Krisen sowie das Verschwinden von Prozesswissen durch das Ausscheiden geburtenstarker Jahrgänge aus der Verwaltung machen eine Prozessoptimierung notwendig. Mit spezialisierten Methoden und Tools können Prozesse effizient und präzise dokumentiert und anschließend optimiert werden. Auch hier unterstützen die Mitarbeitenden der ITEBO-Unternehmensgruppe Verwaltungen tatkräftig.
Das Ziel ist dabei immer, „Hilfe zur Selbsthilfe“ zu leisten. Die ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt ihre Kunden beim Aufbau von Stellen, Kompetenzen sowie technischen und organisatorischen Strukturen. Sie will Prozessmanagement als Daueraufgabe vermitteln, damit die einmal aufgenommenen Prozesse regelmäßig aktualisiert und gelebt werden.
TOM® ermöglicht eine ganzheitliche Sichtweise
Die TOM®-Methode, bei der Technik, Organisation und Mensch mitgedacht werden, liefert immer wieder überzeugende Belege ihrer Effizienz und ihres Erfolges. Häufig erleben die Mitarbeitenden, dass in den Verwaltungen ein neues „Wir-Gefühl“ entsteht: Menschen tauschen sich aus und sehen über den eigenen Teilprozess hinaus. Sie erreichen so nicht nur ein Verständnis für ihre Kolleginnen und Kollegen, sondern entdecken auch den Sinn der eigenen Tätigkeit noch einmal neu. Weil auf dieser Grundlage alle Prozessbeteiligten die Prozesse gemeinsam neu gestalten, erfahren sie Wirksamkeit und Handlungssicherheit. Durch die dokumentierten Prozesse ist klar, was in welchem Fall zu tun ist. Niemand muss unnötige Unterschriften einholen, Informationen übertrieben geheim halten oder sich in Grauzonen bewegen.
Der Weg dorthin ist klar: Die Digitalisierungsbeauftragten, die Verwaltungsspitze, die IT-Dienstleister und die Prozessbeteiligten sehen anhand der Prozessmodelle, wo es konkreten Änderungsbedarf bei der Digitalisierung gibt. Dieses gemeinsame Verständnis und der gemeinsame Wille zur Veränderung ist der wichtigste Faktor für den Erfolg von komplexen Digitalisierungsvorhaben.
ITEBO unterstützt bei allen notwendigen Schritten
Hilfreich unterstützt wird das Prozessmanagement durch Picture, ein Softwareunternehmen aus dem westfälischen Münster. Die gleichnamige Prozessmanagementsoftware wurde speziell für die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung entwickelt. In diesem Bereich gehört sie zu den meistgenutzten Lösungen für Prozessmanagement und unterstützt auch unsere Kunden dabei, Digitalisierungsprojekte zielgerichtet umzusetzen.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe klärt in einem ersten Gespräch mit den Kundinnen und Kunden, welche Erwartungen und Bedarfe an das Prozessmanagement bestehen. Im Anschluss bietet sie überschaubare, aufeinander aufbauende Pakete an, sodass die Kundin oder der Kunde Aufgaben je nach Wunsch und eigener Kompetenz selbstständig bewältigen kann. Die ITEBO-Unternehmensgruppe bietet Lösungen für das gesamte Spektrum des Prozessmanagements als neues Managementprinzip der Verwaltung: Von der rein operativen Modellierung der Prozesse über die Projektorganisation der Modellierungs-Workshops mit ihren diversen Teilnehmenden und den Aufbau von Prozesskatalogen bis hin zur Beratung bei Konzepten für ein strategisches Prozessmanagement.
Dabei denkt die ITEBO-Unternehmensgruppe das Thema Prozessmanagement immer im größeren Kontext der Verwaltungsdigitalisierung. Gerade dann, wenn Kundinnen und Kunden das Gesamtprojekt der Verwaltungsdigitalisierung gemeinsam mit der ITEBO angehen, profitieren sie von Synergieeffekten. Immer im Zentrum: die TOM®-Methode. Mit ihr wiederholen sich schlechte Vorerfahrungen mit Prozessmanagementprojekten nicht. Stattdessen betrachten alle Beteiligten die Interessen aus technischer, organisatorischer und individuell menschlicher Sicht und bringen sie in Einklang. Die Methode verhindert von Beginn an Ängste und Abwehrreaktionen und ermöglicht stattdessen, alle Beteiligten und ihr Wissen einzubeziehen.
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